Mit der Aufbewahrungspflicht von geschäftsrelevanten E-Mails - geregelt in den Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) sowie in Paragraf 147 Abgabenordnung (AO) - wurde E-Mail-Management auch bei der Loewe AG zu einem wichtigen Thema.

Die zunehmende Regulierung der elektronischen Kommunikation durch den Gesetzgeber (Stichwort: Compliance) verlangte zumindest nach einer Lösung für die revisionssichere Archivierung der unter Microsoft Exchange erzeugten und empfangenen E-Mails.

Mit Backup, Restore und Disaster Recovery

Loewe entschied sich für das Produkt "Nearpoint" des Anbieters Mimosa Systems. Laut Anbieter ist Nearpoint mehr als eine bloße Archivierungssoftware.

Als einziges Produkt am Markt adressiere es Themen wie Backup, Restore, Disaster Recovery, E-Mail-Archivierung und Daten-Management für Exchange aus einer integrierten Lösung heraus - unter Nutzung von Microsoft-Standardtechnik. "E-Mails revisionssicher zu archivieren versprechen einige Hersteller", bestätigt Jürgen Hader, als Systems Engineer bei Loewe für die Systembetreuung der Windows-Server verantwortlich. "Nearpoint überzeugt hingegen durch Zusatzfunktionen, die Probleme wie Backup, Restore oder Disaster Recovery lösen."

Keine Probleme mit der Wiederherstellung mehr

Die IT-Verantwortlichen bei Loewe hatten nach einer Lösung gesucht, die nicht nur regelkonform, sondern auch einfach zu handhaben wäre. Die Implementierung vertrauten sie ihrem langjährigen IT-Partner Net-2-Net und dem Softwarelieferanten Mimosa Systems an. Sie verlief reibungslos, laut Systemingenieur Hader sogar schneller als geplant.

Die Anwender sind offenbar ebenfalls zufrieden. Vorher habe es häufig Probleme im Hinblick auf Zugriff oder Speicherort von E-Mails gegeben, erinnert sich Hader: "Drei Stunden Arbeit für die Wiederherstellung einer Mailbox oder eines einzelnen Objekts waren an der Tagesordnung. Das ist glücklicherweise Geschichte." (qua)