Software-Audit - hoffen, dass alles stimmt
Umfragen bestätigen Goldigs Einschätzung. Dynamic Research hat im Auftrag des Asset-Management-Spezialisten Landesk 500 Firmen in Deutschland, Frankreich, Großbritannien und den USA befragt. Demnach beteuerten zwar 88 Prozent der deutschen Befragten, sie seien in Sachen Software korrekt lizenziert. Aber nur 41 Prozent würden einem Audit, einer Prüfung durch den Hersteller, ohne Bedenken entgegensehen. 29 Prozent würden es nach dem Prinzip Hoffnung darauf ankommen lassen, 16 Prozent um mehr Zeit bitten und vier Prozent vorsorglich mehr Lizenzen ordern.
"Viele Firmen wissen, dass sie in Sachen Lizenz-Management ein Problem haben. Aber sie wissen nicht, wie sie es unter Kontrolle bekommen sollen", ergänzt Helmut Franz, Lizenzexperte des Software- und Beratungshauses msg Systems. Um das Thema in den Griff zu bekommen, müssten firmenintern verschiedene Abteilungen zusammenarbeiten: vom Einkauf über die IT-Abteilung bis zur Rechnungskontrolle und Revision. Das klappt aber anscheinend nicht immer. In vielen Unternehmen fühle sich in aller Regel niemand verantwortlich.
Ein Tool allein macht noch kein Lizenz-Management
Ansatzpunkte, das Lizenz-Management zu verbessern, gibt es einige (siehe Kasten "Zehn Regeln zum Lizenz-Management"). Sie reichen von der Reorganisation der Einkaufsprozesse über klare und transparente Regeln, wie Software eingesetzt werden darf, bis hin zur regelmäßigen Tool-basierenden Vermessung der eigenen Systeme und dem Aufbau eines Lizenz- und Softwareinventars. Allerdings müssten die Verantwortlichen bereit sein, eingeschliffene Abläufe zwischen verschiedenen Abteilungen aufzubrechen und neu zu ordnen, mahnen die Berater.
Für ein effektives Lizenz-Management reiche ein Tool allein nicht aus, warnt msg-Manager Franz. Die Anwender müssten in erster Linie ihre Prozesse auf den Prüfstand stellen, um letzten Endes Kosten einsparen zu können. Welches Werkzeug dafür eingesetzt werde, richte sich nach den spezifischen Anforderungen und Abläufen. Wer glaube, mit einem Tool für mehrere hunderttausend Euro seine Lizenzverwaltung von heute auf morgen in den Griff zu bekommen, unterliege einem Irrglauben: "Das führt zu einem Desaster."
Auch wegen der erforderlichen Investitionen schreckten Firmen oft davor zurück, sich um die eingesetzte Software zu kümmern. "Lizenz-Manager und Asset-Management produzieren erst einmal nur Kosten", stellt Franz klar. Entsprechende Anträge würden intern nur selten genehmigt, weil sich keine Rentabilität nachweisen lasse.