Der ordnungsgemäße Einsatz sowie das Management von Software stellt die Verantwortlichen in den Unternehmen vor enorme Herausforderungen. Laut einer Studie der Business Software Alliance (BSA) aus dem Jahr 2006 liegt die Fehllizenzierungsrate bei etwa 28 Prozent. Vor diesem Hintergrund ist es für die Unternehmen wichtig, die teilweise sehr komplexen Zusammenhänge von unterschiedlichen Lizenzmetriken, Lizenztypen und Lizenzierungsvarianten zu harmonisieren. Auf Anbieterseite wird häufig zwischen Central Processing Unit (CPU)-, Computer- oder Personen-bezogenen Metriken unterschieden. Diese Lizenzen können oftmals als OEM-, Einzel-, Unternehmens-, Test- oder Volumenlizenzen erworben werden. Dementsprechend trifft man in der Praxis nicht selten einen Mix von verschiedenen Metriken und Typen an.
Wer aber seinen Softwarebetrieb wirtschaftlich abwickeln will, muss genau im Bilde sein, wie viele Lizenzen, Server und PCs im Unternehmen benötigt werden und wie diese zu verwalten sind. Wirksam lassen sich diese Informationen jedoch nur über eine strategische und geordnete Herangehensweise gewinnen. Dabei geht es neben der rechtlichen Sicherheit insbesondere auch um die wirtschaftlichen Vorteile, die aus einem gut organisierten Software-Lizenz-Management resultieren. Doch bevor mögliche monetäre Vorteile zu Buche schlagen, müssen die Unternehmen im ersten Schritt ein Software-Lizenzierungskonzept erstellen, welches sich an dem Lebenszyklus der Software im Unternehmen orientiert.
Der Software-Lebenszyklus besteht aus Sicht eines Anwenderunternehmens aus fünf Phasen: Planung, Deployment (Verteilung), Nutzung, Verwaltung und Wartung (Maintenance) sowie dem Übergang zu neuen beziehungsweise nachfolgenden Technologien. Beteiligt an den einzelnen Teilschritten und Prozessen sind neben den IT-Bereichen insbesondere die kaufmännischen Fachabteilungen, in kleineren Unternehmen die Geschäftsleitung und in größeren Unternehmen der Bereich Business-Development.
In den vergangen Jahren haben sich jedoch das inhaltliche und strukturelle Management des Produktlebenszyklus von Software erweitert. Beispielsweise hat sich mit dem aufstrebenden Markt für gebrauchte Software die Möglichkeit einer Vermarktung für die Anwenderunternehmen erweitert. Dadurch hat sich das Software-Lebenszyklus-Management in den zurückliegenden Jahren zu einem dreigeteilten Modell gewandelt: Planung, Nutzung und Verwertung.
Lizenzverstöße sind kein Kavaliersdelikt
Laut der Studie der Universität Regensburg "Software- und Lizenzmanagement in deutschen Unternehmen" aus dem Jahr 2007 haben lediglich 36 Prozent aller Unternehmen Richtlinien zur Installation von Software formuliert und kontrollieren auch die Einhaltung der Regeln. Dabei ist die Gewährleistung von rechtlichen Vorgaben, insbesondere denen des Urheberrechts, für Unternehmen und deren Führungspersonal von entscheidender Bedeutung. Schließlich haften Führungskräfte persönlich für fehlerhafte Lizenzierungen, die empfindliche Geldbußen zur Folge haben können. Es sollte also im ureigensten Interesse der Verantwortlichen liegen, die vom Gesetzgeber vorgeschriebenen Rahmenbedingungen zu befolgen und einzuhalten.
Anwenderunternehmen sind auf interne und externe Faktoren angewiesen, um den Erfolg eines Lebenszyklus-Managements zu sichern. Zu den internen Herausforderungen zählen eine klare Definition von Verantwortlichkeiten - im technischen als auch kaufmännischen Bereich - sowie das Festlegen von Prozessen. Unterstützt werden die Prozesse beispielsweise durch Softwareanwendungen, welche die Verteilung der Software innerhalb des Unternehmensnetzwerks organisieren und kontrollieren beziehungsweise die Nutzung von Software auf den einzelnen Arbeitsplätzen analysieren. Dieser Prozess wird als Software Metering charakterisiert. Ferner können Anwenderunternehmen auf ergänzende Werkzeuge zurückzugreifen, die das Management der Software Pools im Unternehmen unterstützen. Diese Pools ermöglichen die Darstellung der unterschiedlichen Einzelprodukte sowie die Kombination der Metriken und Typen.