Diplomkaufman Einar Scholz
Die Problematik der Lieferzeit von Auswertungsergebnissen an die Fachbereiche ist deshalb so komplex, weil sich ein EDV-Ablauf im Rechenzentrum im allgemeinen in 13 Schritten vollzieht.
RZ-Ablauf = 13 Schritte
Im einzelnen handelt es sich dabei um folgende Schritte:
1. Die Fachabteilung übergibt die Belege der Arbeitsvorbereitung des Rechenzentrums. Dies schließt mitunter lange Transportwege mit ein.
2. Die Arbeitsvorbereitung nimmt die Belege entgegen, registriert den Eingang, prüft die Belege auf Vollständigkeit (falls möglich) und Richtigkeit der Belegarten und führt notwendige Vorabstimmungen durch.
3. Nach Durchführung der Kontrollarbeiten gibt die AV die Belege an die interne oder externe Datenerfassung weiter.
4. Die Daten werden auf Datenträger erfaßt.
5. Belege und Datenträger werden nach Durchführung der Datenerfassung an die AV zurückgegeben. Wenn die AV von den Fachbereichen maschinenlesbare Belege erhält oder fertig erfaßte Datenträger, dann entfallen naturgemäß die Arbeiten 3-5, so daß sich der gesamte Ablauf entsprechend verkürzt.
6. Die Arbeitsvorbereitung ,übergibt die Datenträger zusammen mit den Job Control-Karten und den entsprechenden Dateien (sofern diese nicht durch das EDV-System automatisch verwaltet werden) an das Operating zur Durchführung der Verarbeitung auf der EDV-Anlage.
7. Das EDV-System wickelt die entsprechenden Arbeiten ab und gibt die Auswertungsergebnisse aus.
8. Die Auswertungsergebnisse werden - zusammen mit den Datenträgern, den Job Control-Karten und den entsprechenden Dateien an die Arbeitsvorbereitung zurück. gegeben.
9. Die Arbeitsvorbereitung führt eine Abstimmsummenkontrolle durch (falls gefordert) und stellt fest, ob alle Auswertungsergebnisse vorliegen.
10. Die Arbeitsvorbereitung übergibt die Auswertungsergebnisse der EDV-Nachbearbeitung.
11. Die EDV-Nachbearbeitung führt die entsprechenden Arbeiten wie Schneiden, Separieren etc. durch.
12. Die EDV-Nachbearbeitung übergibt die Auswertungen der Arbeitsvorbereitung oder stellt diese selbst den Fachbereichen zu.
13. Die Arbeitsvorbereitung verständigt die Fachbereiche von - der Fertigstellung, gibt die Belege und Auswertungen zurück, archiviert die Datenträger, trägt die durchgeführten Arbeiten als erledigt auf und stellt die Job Control-Karten wieder ab.
Die Lieferzeit der Auswertungen für den Fachbereich ergibt sich aus der Summe aller Zeiten von 1-13. Wenn man berücksichtigt, daß in einem großen Rechenzentrum mitunter 1000 und mehr derartige Vorgänge (x 13) ablaufen, kann man auch dem uneinsichtigsten Fachbereich klarmachen, daß nicht alle Auswertungen "sofort" geliefert werden können.
Beziehung zum Terminplan
Alle diese Tätigkeiten müssen terminlich und kapazitätsmäßig geplant werden, um einerseits den Wünschen der Fachbereiche möglichst nahezukommen, andererseits aber auch das Problem der Auslastung von EDV-Anlage und Personal (Datenerfassung, Arbeitsvorbereitung, EDV-Nachbearbeitung) voll zu berücksichtigen. Lieferzeiten von wenigen Stunden sollte man daher nach Möglichkeit vermeiden. Andernfalls muß das Rechenzentrum statt nach Auslastung nach Kürze der Lieferzeit gesteuert werden, was sich in entsprechenden, schwankenden Belastungen niederschlägt und. - damit zu erhöhen Kosten führen kann.
Lieferzeiten-Analyse
Wenn also das Problem ansteht, die - Lieferzeiten, der Auswertungen an die, Fachbereiche zu verkürzen, muß man dieses Problem anhand der 13 Arbeitsschritte untersuchen und sich bei jedem einzelnen Punkt fragen, Verkürzungen im Durchlauf möglich sind. Dabei sollte ganz gezielt nach Schwachstellen im Durchlauf gesucht werden Durchlaufzeiten lassen sich allgemein beträchtlich verkürzen, wenn man die Stapelbildung vermeiden kann. Jede Stapelbildung führt zu Wartezeiten der nachfolgenden Gruppen, so daß sich der Durchlauf über alles gerechnet beträchtlich verlängert.
Fazit
Man sollte sich von seiten der EDV energisch widersetzen, wenn einzelne Fachbereiche für Auswertungen Lieferzeiten von weniger als einem Arbeitstag fordern.
Vereinbarungen wie etwa: Ablieferung der Belege um 10.00 Uhr, Auslieferung der Auswertungen um 14.00 Uhr sind zwar denkbar, führen jedoch in den meisten Fällen zu Ärger zwischen Fachbereich, und EDV. Der kleinste Defekt in der langen Kette der 13 Aktivitäten bringt den Zeitplan durcheinander und führt zu Schwierigkeiten. Sicherlich kann es notwendig werden, solch kurze Lieferzeiten für bestimmte Auswertungen zu verlangen, man sollte es jedoch nicht zur Regel werden lassen. Seitens der EDV kann man überhaupt kein Verständnis dafür aufbringen, wenig umfangreiche Sonderarbeiten innerhalb weniger Stunden fertiggestellt werden sollen.