Knowledge-Management-Software

Lexican 2.0 - Speicher für Wissensjäger und -sammler

Vice President Software & SaaS Markets PAC Germany
Wer viel Wissen zusammenträgt, muss es irgendwie organisieren. Dafür bieten sich eine Fülle von Softwarewerkzeugen an. Eines von ihnen ist "Lexican 2.0" von der Firma Vetafab Software aus Darmstadt.

Lexican gestattet es dem Anwender unter Windows, zu einem selbstgewählten Wissensgebiet beliebig viele Texte, Dateien und Bilder in einer Begriffsgliederung anzuordnen. Die Gliederung entsteht während der Arbeit, muss also nicht anfangs erst eingerichtet werden. Begriffe sind Dokumente, die Texte, Bilder und Dateien beziehungsweise Verweise darauf und Weblinks enthalten können. Der Bediener füllt die Begriffsdokumente selbst mit Texten oder kopiert Inhalte aus bestehenden Office-Dokumenten, E-Mails und Web-Seiten. Einfache Textbearbeitungs-Features helfen ihm dabei.

Navigieren in der Begriffsgliederung

Lexican 2.0 bietet Einzelpersonen einen schnellen Einstieg ins Wissens-Management. Zwar können andere Tools deutlich mehr, sie liegen allerdings in einer anderen Preisklasse als das rund 40 Euro teure Programm von der Firma Vetafab Software.
Lexican 2.0 bietet Einzelpersonen einen schnellen Einstieg ins Wissens-Management. Zwar können andere Tools deutlich mehr, sie liegen allerdings in einer anderen Preisklasse als das rund 40 Euro teure Programm von der Firma Vetafab Software.

Aus den Begriffsdokumenten erzeugt Lexican einen Index sowie die Begriffsgliederung, die das Navigieren erleichtert. In die einzelnen Dokumente fügt die Software automatisch Verweise auf vorhandene Unter- und Oberbegriffe ein.

Die Benutzeroberfläche erinnert an Outlook. Wo in der Microsoft-Software Schaltflächen für die Ansichten E-Mail, Kalender, Aufgaben und Kontakte zu finden sind, bietet Lexican welche für "Index", "Gliederung", "Bilder", "Dateien" und "Verlauf". In der Gliederung ordnet das Tool die Begriffe hierarchisch an. Da man bei vielen Einträgen schon mal die Übersicht verliert, lassen sich Schriftfarben zuweisen. Bearbeiten lassen sich Dokumente erst, wenn man in den entsprechenden Modus wechselt.

Dann kann der Nutzer sie editieren sowie ihre Zuordnung innerhalb des Wissensgebiets ändern. Begriffe stellt der PC-Anwender über die Ansicht "Gliederung" am rechten Bildschirmrand innerhalb der Dokumentenhierarchie um. Auf diese Weise macht er beispielsweise aus einem Begriff einen Unterbegriff eines anderen Wortes. Noch eleganter wäre es, ginge das Umhängen per Mauszeiger. Drag and Drop ist dagegen möglich, um in einem Dokument Links auf andere Begriffsdokumente setzen und so Verknüpfungen quer zur Gliederungshierarchie einziehen.

Volltextsuche und Wikipedia-Import

Darüber hinaus verfügt das Wissens-Management-Werkzeug über eine integrierte Volltextsuche. Leicht suchen kann man ferner in Wikipedia. Eine Importfunktion überführt Beiträge aus der Online-Enzyklopädie direkt in ein Lexican-Dokument. Links innerhalb des Wikipedia-Artikels bleiben dabei erhalten. Ändert sich der Beitrag in der Website, muss man den Kopiervorgang wiederholen, da die Software Aktualisierungen von Wikipedia-Beiträgen nicht prüft.

Nett ist die Verbindung zwischen Begriffen und Online-Recherchen: Über das Kontextmenü (rechte Maustaste) lässt sich ein markierter Begriff als Suchargument für Wikipedia und Google verwenden. Die Ergebnisse werden jedoch im Web-Browser präsentiert und nicht innerhalb der Software.

Export in Word und HTML

Gespeichertes Wissen kann der Benutzer in Form von HTML-Dateien, als Word-Dokument oder als HTML Help exportieren. Lexican speichert Begriffe in Dateistrukturen standardmäßig im Verzeichnis "Lexican" unterhalb des Ordners "Eigene Dateien". Dieses und alle Unterverzeichnisse sollten Wissenssammler sichern. Über Backup-Funktionen verfügt die Software nicht: Es empfiehlt sich, die entsprechenden Verzeichnisse zu sichern.

Leider hat Lexican auch ein paar Eigenschaften, die das Arbeiten unnötig erschweren. Beispielsweise muss der Nutzer nach Drücken des Speichern-Buttons (oder Strg-S) ein Dokument erneut im Bearbeitungsmodus öffnen, was zwar Strg-E zumindest ohne Menüdialog möglich ist, aber trotzdem stört. Zudem lässt sich im Programm nur ein Wissensgebiet öffnen. Möchte der Nutzer zwei Wissensgebiete gleichzeitig betrachten, geht dies nur, wenn er eine zweite Instanz des Programms startet.

Fazit

Zu den guten Seiten von Lexican zählt die einfache Bedienung. Wünschenswert wären Features, um beispielsweise E-Mails anders als nur über Kopieren und Einfügen in Wissensdokumente einzufügen, etwa durch Verknüpfungen.

Das Programm richtet sich an Einzelpersonen und bietet hier für den Preis von knapp 40 Euro eine Reihe nützlicher Funktionen und vor allem einen raschen Einstieg. Der Wissensaustausch mit anderen Nutzern beziehungsweise das gemeinsame Arbeiten an Begriffen ist nicht vorgesehen. Dazu gibt es eine Reihe anderer Programme (wie Inforce, Anynotes und Memomaster) und natürlich Wikis. Laut Hersteller ist eine Unternehmensversion von Lexican in Vorbereitung.