Um sich im harten Markt der Automobilzulieferer zu behaupten, ist die Dräxlmaier Group aus Vilsbiburg darauf angewiesen, immer genau zu wissen, welche Leistungen zu welchen Kosten im IT-Service-Management erbracht wurden. Nur so sind kontinuierlich Einsparungsmöglichkeiten zu erkennen und die Effizienz zu steigern. Dazu setzte die Dräxlmaier Group bis 2004 eine auf Oracle basierende Eigenentwicklung zur zentralen Verwaltung der Assets ein.

"Die Kritik am alten System lief im Kern auf den hohen manuellen Aufwand bei der Datenpflege hinaus", erinnert sich Providing-Manager und Projektleiter Marius Wagner. "Im Asset-Management ist dies gleichbedeutend mit inkonsistenten Daten, da es unmöglich ist, alle Informationen immer auf dem aktuellen Stand zu halten." Eine automatische Inventarisierung der Rechner war in der damaligen Lösung nicht vorgesehen. Andere Assets wie Monitore, Telefone etc. wurden überhaupt nicht, unzureichend oder in nicht standardisierten Listen verwaltet. Ausschlaggebender Grund für eine Neuanschaffung war insbesondere der hohe manuelle Aufwand bei der internen Leistungsverrechnung. Hinzu kam, dass Fachbereiche und IT-Betreuer ihre Bestände dezentral in unterschiedlichsten Listen pflegten.

Das neue System sollte technische Daten mit kaufmännischen Kennzahlen verknüpfen. Die technischen Daten über den Ist-Zustand dienen dabei als Verbrauchsmelder und zur Validierung bei der Verrechnung der IT-Services. Im Fokus standen die Leistungen entlang dem gesamten PC-Lebenszyklus inklusive der Bereitstellung von Server-Diensten, CAD-Anwendungen, zentralen Speicherplätzen und Netzleitungen sowie zugehörigen Dienstleistungen. Aber auch Telefone, Drucker oder Satellitenverbindungen sowie Kauf-, Miet-, Leasing- und Wartungsverträge waren eingeschlossen.

Verbrauchsgerechte Abrechnung

Außerdem sollten die Anwender über ein Portal mit integriertem Antrags- und Genehmigungsprozess die unterschiedlichen IT-Services abrufen können und Überblick über von ihnen bereits bezogene Leistungen erhalten. Die verursacher- und verbrauchsgerechte Verrechnung sollte weitestgehend automatisiert entlang den Genehmigungsprozessen erfolgen. Somit ergaben sich als strategische Ziele die optimale Ausnutzung von Investitionen, die Steuerung von Neuinvestitionen sowie die Transparenz der eingesetzten Hard- und Software im Serviceprozess zur Vereinfachung der Anlageninventur.

Ein Lastenheft steckte den Rahmen der Evaluierung ab. Zu den technischen Anforderungen gehörten eine einheitliche Datenbank und Infrastruktur sowie ein übergreifendes Rollenmodell, eine detaillierte Historisierung und ein umfangreiches Reporting. Bedienung, Administration und Konfiguration sollten durchgehend Web-basierend über den Internet Explorer erfolgen.

Nach sechs Monaten mit Marktanalyse, Teststellung und Lieferantenbewertung fiel die Wahl auf Produkte des Softwarehauses Update4u. Zur Verwaltung von Hardware und Software inklusive Lizenzen und Verträge kommen dessen "License Manager" und "Asset Manager" in Kombination mit dem "Contract Manager" zum Einsatz. Die Lösung "Scanner" informiert automatisch über den Ist-Zustand in der technischen Inventarisierung. Die Kostenverrechnung erfolgt mit dem "Cost Manager" automatisch auf Basis der Serviceportal-Prozesse. Wesentliche Entscheidungskriterien waren laut Wagner die Möglichkeiten des Update4u-Serviceportals, Anpassungen der Oberflächen und Genehmigungsinstanzen über die Konfiguration vorzunehmen: "Das hätte bei vergleichbaren Lösungen tiefe Entwicklerkenntnisse erfordert."

Die Installation und Konfiguration der IT-Service-Management-Suite inklusive der Anbindung an die Source-Systeme erfolgte im vierten Quartal 2004. Danach wurden zuerst die Daten des Altsystems übernommen und dann die Suite produktiv geschaltet. Es folgte die Einbindung weiterer Fachbereiche wie Telekommunikation, CAX, Netzwerk und SAP-Lizenzverrechnung sowie die Inbetriebnahme des Antrags- und Genehmigungsverfahrens des Serviceportals.

Alle Standorte einbezogen

Die Anbindung dezentraler Standorte setzte Anfang des zweiten Quartals 2005 ein. Gleichzeitig begann das Rollout der Inventarisierungslösung. Nach einer kurzen Schulung der Anwender im dritten Quartal 2005 konnte gegen Jahresende und mit der Abschaltung der NT-Domains das Asset-Management auf alle deutschen Standorte mit Microsoft Active Directory erweitert werden.

Um das Altsystem sowie die unterschiedlichen Bestandslisten durch einen Einmalimport abzulösen, kam der Generic Data Import- und Export-Assistant (GDI) der Update4u-Produkte zum Einsatz. Dieser stellt auch den kontinuierlichen Datenaustausch mit Drittsystemen sicher, um den manuellen Pflegeaufwand zu verringern. Dies betrifft maßgeblich das SAP-System. So werden Kostenstellen automatisch aktualisiert und die Verrechnungsdaten übertragen.

Ein Kernthema bei der Implementierung war die Kennzeichnung der Kostenstellenverantwortlichen, die als Entscheider in die Genehmigungsprozesse einbezogen sind. Dabei stieß das Projektteam auf das Problem, dass diese Personen nur in einem einfachen Textfeld erfasst waren. Bei einem größeren Konzern kommen aber Namenseinträge wie "Wolfgang Huber" oder "Hr. Meier" mehr als einmal vor. Nach kurzen Projektverzögerungen entstand die Idee, alle Daten des HR-Systems zu importieren, aber bei der Verknüpfung mit den Kostenstelleninformationen nur diejenigen Personaldatensätze des HR-Systems zu berücksichtigen, die gleichzeitig einen Status wie "Abteilungsleiter" oder "Gruppenleiter" besaßen. Die Eindeutigkeit war wiederhergestellt.

Neben dem GDI verfügen die verwendeten Produkte auch über Standardschnittstellen zu technischen Systemen. Von besonderem Nutzen sind dabei für Dräxlmaier die bidirektionalen Schnittstellen zu Microsoft Active Directory oder zur Softwareverteilungslösung "Netinstall". Dieser Aspekt ist für Wagner besonders erfreulich: "Nicht nur, dass wir technische Informationen direkt vom technischen System erhalten, vielmehr können wir die Systeme auch steuern." Wird im Serviceportal eine Software genehmigt, erhält Netinstall automatisch den Befehl, diese zu installieren. Gleiches gilt für die Vergabe von Zugriffsberechtigungen in Active Directory. "Ein Automationsgrad, von dem wir früher nur träumen konnten", schwärmt Wagner.

Jetzt werden bei der Dräxlmaier Group mehr als 10000 Assets von über 5000 Mitarbeitern in Deutschland verwaltet. Über 400 Reports informieren im Portal unter anderem Controller und IT-Verantwortliche über die erbrachten und verrechneten Leistungen auf Basis von zirka 50 000 Buchungen im Wert von weit über einer Million Euro pro Monat. Die Abrechnung erfolgt papierlos und nahezu automatisch. Die Anwender beantragen via Portal mehr als 4000 Artikel im Jahr.

Das fachbereichsübergreifend einheitliche System verringert maßgeblich die Aufwendungen für die Verwaltung und Verrechnung bei IT-, Kostenstellen- und Controlling-Verantwortlichen sowie bei der kaufmännischen Leitung und für die Providing-Zuständigen. "Die Aufgaben des Asset-Managements erledigen heute zwei Personen an zentraler Stelle, während früher bundesweit verteilt rund 50 Personen dafür zuständig waren", resümiert Wagner. "An die früheren Aufwendungen für die Inventarisierung per Turnschuh wollen wir heute gar nicht mehr denken."

Die Aufwände für das Lizenz-Management sind laut Wagner "praktisch auf null" gesunken. Nicht zuletzt haben die Antrags- und Genehmigungsverfahren Bereitstellungsprozesse, beispielsweise für einen Office-Standardarbeitsplatz, deutlich vereinfacht und verkürzt. Der hohe Automationsgrad sorgt für reduzierten Aufwand und schnellere Reaktionen bei der Systemadministration.