"Wer die Lizenz-Thematik falsch einschätzt, muss finanzielle Einbußen befürchten", warnt Axel Oppermann, Analyst der Experton Group. Bis zu 42 Prozent ihres IT-Budgets investierten Unternehmen im Durchschnitt in den Kauf von Software. Dazu kämen noch Aufwendungen für Wartung, Service und interne Personalkosten. Obwohl der Softwareposten den Löwenanteil der IT-Kosten ausmacht, könne kaum ein Unternehmen auf Anhieb sagen, wie viel Software es genau im Einsatz hat, kritisiert der Lizenzexperte.

Während Hardware, Fuhrpark und Mobiliar oft peinlich genau inventarisiert würden, fehle in Sachen Software oft der Durchblick. Die Gründe dafür sind nach Einschätzung Oppermanns vielfältig: Oft fehlten durchgängige Prozesse, um eine effiziente Softwareverwaltung einzuführen. Denn mit der Installation eines Vermessungs-Tools allein ist es nicht getan, warnt der Analyst. Der Abgleich mit den Verträgen sowie die Organisation der Softwarebeschaffung gehörten genauso zum Lizenz-Management. Doch dabei müssten neben der IT-Abteilung auch die Fachabteilungen und der Einkauf mitspielen. Dazu kämen die oft komplexen und häufig wechselnden Lizenzbestimmungen der Softwarehersteller sowie die Furcht vor einer Unterlizenzierung, die die IT-Verantwortlichen davon abhielten, ein Projekt für das Lizenz-Management in Angriff zu nehmen.

Geld verschwenden durch fehlende Transparenz

Die Verwaltung von Softwarelizenzen sei in der Vergangenheit oft Nebensache gewesen, bestätigt Arturo Merlo, Head of License Management bei Swisscom IT Service. Wurde eine Software benötigt, hat das Unternehmen diese einfach beschafft, berichtet der Manager, ohne zu prüfen, ob Lizenzen eventuell an anderer Stelle noch ungenutzt herumliegen. Darüber hinaus seien Wartungs- und Supportverträge oft länger bezahlt worden, als eigentlich nötig. Transparenz über Investitionen, Kosten und Vermögen habe beinahe vollständig gefehlt.

Um diese Missstände zu beheben, legte das Unternehmen ein Lizenz-Management-Projekt auf. Die Ergebnisse können sich Merlo zufolge sehen lassen. Bereits nach einer ersten Inventur und dem daraus resultierenden Abschalten nicht mehr benötigter Software sei ein zweistelliger Millionenbetrag eingespart worden. Allerdings dürften die Verantwortlichen den damit verbundenen Aufwand nicht unterschätzen. Statt der veranschlagten drei Monate habe man ein ganzes Jahr gebraucht, um den Bestand in den Lizenzverträgen in den Griff zu bekommen. "Jedes größere Unternehmen sollte sich von dem verbreiteten Glauben verabschieden, dass es nur Software von fünf Herstellern einsetzt", sagt Merlo. "Die Illusion ist schön. Die Realität aber eine ganz andere."

Hersteller zeigen sich bei Lizenzregeln kreativ

An den Problemen sind die Softwareanbieter nicht ganz unschuldig, meint Helmut Franz, Lizenzexperte und Inhaber des Lizenzcenter Softwareberatung und Lizenz-Management. "Die Kreativität der großen Softwarehersteller ist eine Last für die IT-Budgets geworden", so sein Resümee. Die Hersteller sorgten durch ständige Veränderungen ihrer Lizenzmetriken, gewandelte Produktstrategien, aber auch durch die Abkündigung von Supportleistungen schon nach relativ kurzer Zeit dafür, dass Bestandskunden ständig nach oder neu lizenzieren müssen beziehungsweise in Rechtsunsicherheit geraten. Das seit Jahren erfolgreiche Vertriebsmodell "Lizenz und Wartung" ist für die Softwareanbieter zu einem Selbstläufer geworden, der ihnen beständig und planbar Geld in die Kassen spült.

Um nicht zum Spielball der Softwarehersteller zu werden, sollten Anwenderunternehmen aktives Lizenz-Management betreiben, raten die Experten. Anregungen und Tipps, was Sie bei einem solchen Projekt beachten sollten, lesen Sie im Schwerpunkt Lizenz-Management der COMPUTERWOCHE:

• Herausforderung Lizenz-Management
  Axel Oppermann von der Experton Group erläutert, warum sich viele Unternehmen mit dem Lizenz-Management schwer tun sowie welche Vorteile eine strukturierte und organisierte Softwarebeschaffung und -verwaltung bringt. Außerdem beschreibt der Experte, was ein Lizenz-Manager können muss.

• Vom Lizenz- zum Lifecycle-Management
  Es reicht nicht, nur ein Vermessungs-Tool für die Softwarenutzung zu installieren. Wer die Vorteile von Lizenz-Management ausloten möchte, muss auch die vor- und nachgelagerten Prozesse und damit den gesamten Lebenszyklus von Software im Auge behalten.

• Neun Tipps zum Lizenz-Management
  Lizenzexperte Helmut Franz fasst die wichtigsten Punkte zusammen, die Unternehmen bei der Einführung eines Lizenz-Managements beachten sollten.

• Runter mit den Softwarekosten
  Die Swisscom IT Services AG beschreibt, wie sie ihren Weg aus dem Lizenzchaos gefunden hat, welche Hürden dabei überwunden werden mussten und was das Projekt letztendlich gebracht hat.

• So behalten Sie die SAP-Kosten im Blick
  Anwendern fällt es oft schwer, den Durchblick im Lizenzdschungel zu behalten. Gerade im SAP-Einsatz gibt es diverse Fallstricke, die teuer werden können. Wer darauf achtet, kann seine SAP-Kosten senken.

• Lizenzverwaltung macht die IT effizienter
  Um sich ein möglichst genaues Bild vom Softwareeinsatz im Unternehmen zu verschaffen, sollten die Anwender auf das richtige Werkzeug achten. Dabei gilt es, Möglichkeiten und Grenzen der Tools im Blick zu behalten.

• Lizenz-Management: Der Weg zur wirtschaftlichen Softwarenutzung
  Ein Software-Asset-Management (SAM) umfasst den gesamten Produkt-Lebenszyklus von Software. Für eine effizientere Verwaltung sollten Anwender diesen Prozess in verschiedene Phasen gliedern.

• Auch Open Source braucht Lizenz-Management
  Der Einsatz von Open-Source-Software (OSS) entbindet Anwender nicht vom Lizenz-Management. Wer OSS-Code einsetzt und für andere Programme verwendet, sollte über seine Rechte und Pflichten genau Bescheid wissen.

• Softwarelizenzen: Was der Gebrauchtmarkt bietet
  Der wachsende Second-Hand-Markt für Softwarelizenzen bietet Unternehmen die Möglichkeit, nicht mehr benötigte Programme zu Geld zu machen. Das gelingt allerdings nur dem, der den Durchblick in seinem Lizenzbestand hat.