Insellösungen sind derzeit die Regel, wenn es darum geht, den Lebenszyklus von Verträgen in Unternehmen transparent zu steuern und die Risiken zu verringern. Rudimentäre Ansätze beziehungsweise weitgehend isolierte Produkte prägen den Markt für Vertrags-Management, der immer wichtiger wird und für die kommenden Jahre hohe Wachstumsraten verspricht. Das meinen jedenfalls die Analysten von Gartner in einem neuen Market Research Report. Um die erforderliche Transparenz zu schaffen, mahnen sie Lösungen an, die alle notwendigen Teilprozesse berücksichtigen und einen Gesamtblick bieten.

Ob Kauf-, Miet-, Leasing- oder Dienstleistungsverträge, ob Lizenz-, Wartungs-, Einkaufs- oder Lieferantenverträge – die Komplexität ist beträchtlich. Die unterstützenden IT-Lösungen unterscheiden sich stark, da ganz andere Anforderungen entstehen, wenn ein Unternehmen etwa 60 000 Kaufverträge mit wenigen, immer wiederkehrenden Inhalten verwaltet oder nur 50 komplexe Verträge mit jeweils über 1000 Seiten. Die Nachfrage nach Lösungen boomt.

Verantwortlich dafür ist vor allem das Thema Compliance: Regelwerke wie Sarbanes-Oxley, Basel II oder KonTraG fordern Aufbewahrungsfristen für Verträge sowie Transparenz über die finanzielle Situation eines Unternehmens. Und so sind Risikominimierung und Rechtssicherheit auf der einen, Einsparungen auf der anderen Seite gute Gründe, sich mit dem Thema Vertrags-Management im Detail auseinanderzusetzen.

Nach einer Studie des Beratungshauses Bearingpoint sind die meisten befragten Unternehmen mit ihrem Vertrags-Management unzufrieden. Ein Kernrisiko ist das Versäumen vertraglicher Fristen mit den daraus resultierenden wirtschaftlichen Schäden und der Belastung von Kunden- und Lieferantenbeziehungen. Beispielsweise verlängern sich viele Verträge automatisch, wenn man sie nicht rechtzeitig kündigt. Ein anderer Aspekt ist die Wirksamkeit des Vertrags zu einem bestimmten Zeitpunkt, beispielsweise mit dem Eintrag ins Handelsregister.

Hinter diesen Risiken steht meist das Problem, dass Verträge und Vertragsinformationen nicht aktuell verfügbar sind, was zu ungleichen Informationsständen der beteiligten Personen führt. Unternehmen klagen über mangelhafte Ablage- und Suchkriterien, inkonsistente Sprache oder aber über fehlende Informationen zur Vertragserstellung. Beklagt wird auch, dass es zu lange dauert, Verträge zu erstellen und zu bearbeiten. Gefragt sind Werkzeuge zur Vertragsarchivierung mit Schnittstellen zu Mail- und ERP-Systemen sowie den laufenden Microsoft-Anwendungen. Ferner stehen die Automatisierung der Abläufe und das Reporting weit oben auf der Agenda.

Laut Bearingpoint nutzen derzeit lediglich 20 Prozent der Organisationen entsprechende Tools für Vertrags-Management. Und nur sieben Prozent besitzen ein zentrales Werkzeug hierfür. Das deckt sich mit den Ergebnissen einer Markterhebung von Gartner: Kaum ein Unternehmen hat demnach ein Vertrags-Management konzernweit implementiert. Die Gründe lägen darin, dass Vertrags-Management keine IT-, sondern eine Prozesslösung sei. Trotz der Komplexität des Themas geht Gartner davon aus, dass bis 2012 dreißig Prozent der Global-5000-Unternehmen ein unternehmensweites Vertrags-Management nutzen werden.

Einen allgemein gültigen Kriterienkatalog für ein ideales Werkzeug im Bereich Vertrags-Management gibt es leider nicht. Dafür ist das Thema zu komplex und die Kriterien sind zu unterschiedlich. Die Praxistauglichkeit eines entsprechenden Systems hängt entscheidend davon ab, ob es die realen Bedürfnisse der Anwender unterstützt. Dies wird in der Konzeption von technikzentrierten Anwendungen meist zu wenig berücksichtigt. Mit dem Verwalten und Steuern von Verträgen beschäftigen sich unterschiedliche Abteilungen eines Unternehmens, zum Beispiel der Einkauf, die Rechtsabteilung, Vertrieb oder Marketing. Die Anbieter konzentrieren sich jeweils auf spezifische Kundenbedürfnisse – zum Beispiel die Anforderung, auf Basis der Vertragsinhalte umgehend zu fakturieren.

ERP-Firmen wie SAP oder Oracle finden sich daher ebenso unter den Anbietern wie Hersteller von Beschaffungssoftware (Ariba, Emptoris), Dokumenten-Management-Systemen (EMC, Open Text) oder Spezialisten für Fachbereiche wie etwa IT-Controlling (USU, IBM). Einige Dienstleister bieten eine Hosting-Lösung für das externe Managen von Verträgen an, etwa A&O oder CHG. Allerdings tun sich viele Unternehmen schwer damit, sensible Inhalte wie Verträge außer Haus zu geben. Die Preise für entsprechende Systeme variieren sehr stark und richten sich vor allem nach der Anzahl der Nutzer sowie der Verträge. Lizenzmodelle, die sich am Vertragswert orientieren, sind nicht üblich. Nach Gartner fokussieren die meisten gängigen Lösungen auf bestimmte Vertragstypen, also entweder auf Kunden- (Verkauf) oder Lieferantenverträge (Kauf).

Geeignete Vertrags-Management-Systeme verfügen über intelligente Suchmechanismen, die über Metadaten sowohl strukturiert als auch unstrukturiert vorliegende Verträge und Vertragsinhalte finden. Sie bieten die flexible Überwachung wichtiger Parameter wie Datum oder Meilensteine, um bestimmte Fristen nicht zu verpassen. Und schließlich bringen sie einen Editor mit, der das automatisierte und standardisierte Erstellen von Verträgen ermöglicht.

Verträge beeinflussen praktisch alle Prozesse innerhalb der IT. Einzelne Aspekte, beispielsweise spezielle Lizenzbedingungen, lassen sich über ein ERP-System nicht detailliert genug abbilden, zumal die Buchdaten der kaufmännischen Anwendungen mit den Ist-Daten der technischen Systeme oft nicht korrelieren. Um sich im Dschungel von OEM-, Einzel- und Volumenlizenzen, Client- oder Server-Lizenzen, Upgrade-Möglichkeiten und unterschiedlichen Lizenzrichtlinien zurechtzufinden, ist der Einsatz von Software für das Vertrags-Management sinnvoll. So können neue Mitarbeiter beispielsweise anstatt mit teuren Volllizenzen mit günstigeren Update-Lizenzen versorgt werden oder erhalten Lizenzen von ausgesonderten Altgeräten, die nicht maschinengebunden sind. Einsparpotenziale, aber auch die Tatsache, dass Unterlizenzierung kein harmloses Kavaliersdelikt mehr ist und die Unternehmensführung strafrechtlich zur Verantwortung gezogen werden kann, sind gute Gründe, in diesem Bereich auditierbare Prozesse zu etablieren, die von entsprechenden Softwaremodulen unterstützt werden.

Neben dem Lizenz-Management ist ein zweites Thema besonders eng mit dem Vertrags-Management verknüpft: das Service-Level-Management. SLM ist eine der zentralen Itil-Disziplinen zum Formalisieren und Optimieren von IT-Serviceprozessen. Erfolgreich ist es allerdings nur dann, wenn die betriebswirtschaftlichen, organisatorischen, technischen und juristischen Anforderungen gleichermaßen im Fokus sind. Service Levels bilden die vertraglichen Vereinbarungen nicht nur zwischen Leistungserbringern und IT-Leistungsabnehmern.

Im Gegensatz zu einer SLA ist ein Operating-Level-Agreement (OLA) eine interne Leistungsvereinbarung zwischen Leistungserbringern innerhalb der IT-Organisation, die es ermöglicht, Vereinbarungen aus SLAs umzusetzen. Der Underpinning Contract (UC) ist eine Leistungsvereinbarung des Leistungserbringers mit externen Zulieferern. Die Dokumentation sämtlicher SLAs übernimmt die IT-Vertrags-Management-Lösung und stellt ihre Inhalte über das Ticketing-System zum Beispiel dem Service-Desk zur Verfügung. Dieser benötigt bei Problemen den Zugriff auf die technischen Daten der betroffenen Geräte (über die Configuration Management Database) ebenso wie auf die vereinbarten Wartungs- und Garantieleistungen. Entsprechende Daten gehen auch an das IT-Finanz-Management und führen zu einer verursachergerechten Verrechnung der erfüllten IT-Services.

Die Erfahrung zeigt, dass Projekte für IT-Vertrags-Management oft an den hohen Kosten für die Integration in die bestehende Infrastruktur kranken. Vertragsdaten sind ein zentraler Bestandteil eines funktionierenden IT-Managements. Wie beschrieben müssen hierfür die Informationen aus allen Bereichen der IT, zum Beispiel Lizenz-, Konfigurations-, aber auch Service-Management, vernetzt und schnell zur Verfügung stehen. Neben den gängigen Funktionen einer Vertragsmanagement-Lösung, beispielsweise standardisierte Muster für verschiedene Verträge, ein Autorisierungs-Workflow mit einem Berechtigungskonzept zur Vertragsprüfung und Freigabe, eine flexible Dokumentation unterschiedlicher Zahlungs- und Kündigungsmodalitäten, Auswertungsmöglichkeiten oder ein Benachrichtigungsagent für die Einhaltung vertraglicher Fristen beziehungsweise ein Reporting, ist vor allem eines wichtig: Die entsprechende Anwendung muss in eine Gesamtlösung für IT-Management mit flexibler Schnittstellenarchitektur integrierbar sein.

*Thomas Gerick ist Spezialist für Vertrags-Management bei der USU AG, Möglingen