Chancen und Risiken

Komplexitätsfalle Outsourcing

07.09.2007
Von Eberhard Schott
Nach wie vor gestalten sich viele Auslagerungsprojekte schwierig. Doch das Risiko ist beherrschbar.

Deutsche Anwender verfügen über rund 15 Jahre Outsourcing-Erfahrung. Der Verbreitungsgrad ist inzwischen recht hoch, wobei sich eine ganze Reihe von Ausprägungen herausgebildet hat vom Auslagern der Kantine bis hin zur umfangreichen Wertschöpfungspartnerschaft. Trotzdem gibt es nach wie vor Probleme, und so mancher Outsourcing-Plan scheitert ganz. Nicht zuletzt deshalb gehen Entscheidungsträger mit diesem Management-Instrument vorsichtig um. Gleichzeitig bestehen bei Führungskräften und Mitarbeitern erhebliche Unsicherheiten und Ängste, die in vielen Fällen in der hohen Komplexität der Outsourcing-Vorhaben gründen: Die Beteiligten können zu Beginn des Projekts nicht ermessen, was sie erwartet.

Eine Situation wird als komplex empfunden, wenn sie unüberschaubar, undurchsichtig, eigendynamisch sowie vernetzt ist und wenn sich die Folgen des Handelns nur schwer vorhersehen lassen. All dies trifft auf Outsourcing-Projekte zu: Die Situation ist anfangs meist sehr unübersichtlich, weil viele Elemente und Variablen darauf einwirken, die die Beteiligten kaum beherrschen können. Dies zeigt sich schon allein am Business Case: Es besteht ein hohes Risiko, dass nicht alle tatsächlich anfallenden Kosten beachtet werden, weil nicht alle wichtigen Informationen zur Verfügung stehen. Ein Beispiel ist die Analyse von Zahl und Art der Drucker in einem größeren Unternehmen mit mehreren Standorten: Hier ist es extrem schwierig, die Daten für eine Due Diligence vollständig und richtig zusammenzutragen ein Missstand, der allenfalls temporär zu beheben ist.

Erschwerend hinzu kommt die Eigendynamik von Outsourcing-Projekten insbesondere von Vorhaben mit Personalübergang. Um unerwünschten Gerüchten und schlechter Stimmung vorzubeugen, sollten das auslagernde Unternehmen und sein Partner unmittelbar nach Ankündigung des Vorhabens eine interne Kommunikationsoffensive starten. Wichtig ist dabei die Reihenfolge der Gespräche: So sollte grundsätzlich erst der Betriebsrat und dann das Personal informiert werden. Ein gutes Verhältnis zur Arbeitnehmervertretung ist sehr hilfreich vor allem wenn es sich um ein Projekt mit Mitarbeiterübergang handelt.

Prognosen sind schwierig

Unüberschaubarkeit und mangelnde Transparenz können schon die Entscheidung behindern, ob bestimmte Bereiche überhaupt ausgelagert werden. Die verantwortlichen Manager müssen sich damit abfinden, dass wichtige Informationen nicht oder nicht in der gewollten Qualität vorliegen und dass Prognosen nicht hundertpro-zentig verlässlich sein können. In diesem Zusammenhang ist selbst die Frage komplex, wie viele Informationen einem Entscheidungsträger fehlen dürfen, ohne dass die Qualität der Auswahl in Frage gestellt werden muss.

Ist der Beschluss zur Auslagerung einmal gefasst, ergeben sich aus dem Prozess, dem Vertrag und der Beziehung drei Dimensionen des Outsourcings, die jede für sich wieder eine große Komplexität in sich bergen und deren aufwändiges Zusammenspiel das Projekt nicht gerade einfacher macht.