Office 365 spart Kosten

Der "Umzug" in die Cloud begann bei Glück & Kanja an Ostern und hat nur ein bis zwei Wochen gedauert. Genutzt werden von dem Online-Dienst zu 100 Prozent Exchange Online, SharePoint Online sowie die Office Web Apps. Lediglich der Lync Server wird derzeit noch vor Ort eingesetzt, da dieser Dienst in Deutschland noch nicht im vollen Umfang von Microsoft für die Cloud zur Verfügung steht.

In Office 365 sieht die Geschäftsführung für sich und ihre Kunden viele Vorteile. Mit dem Produkt können Mitarbeiter E-Mails und Termineinladungen schneller, sicherer und ohne Umwege von überall aus austauschen. Neben E-Mail-Messaging ist auch die Terminvereinbarung mit Kollegen und Kunden einfacher. Zudem kann auf Kontakte online zugegriffen werden, auch über mobile Endgeräte.

Vor allem kleinere Unternehmen profitieren von der schnellen Nutzbarkeit des Dienstes - ohne dass hierzu großes IT-Know-how notwendig wäre. So ist Office 365 nach der Buchung sofort verfügbar. Lange Einführungsphasen entfallen, da die Services auf Microsoft-Servern vorgehalten werden.

Auch Vorinvestitionen in den IT-Betrieb und hoher Administrationsaufwand fallen weitgehend weg. "Software-Updates - und die gibt es bei Microsoft ja oft im Zwei-Jahres-Turnus - müssen in der Cloud anders als bei den Offline-Versionen administrativ kaum mehr betreut werden", erklärt Hanke. "Dennoch ist man immer auf dem aktuellen Stand, denn Updates werden von Microsoft automatisch eingespielt. Das bedeutet eine erhebliche Kostenersparnis."

Kosten werden aber auch im laufenden Betrieb gespart. Da die Abrechnung pro Nutzer und pro Monat erfolgt, kann der Cloud-Service immer entsprechend des aktuellen Bedarfs gebucht werden. Wird ein Service nicht genutzt, entstehen dafür auch keine Kosten.