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Wie AXA Colonia den Euro einführt

Kompetenzzentrum soll die Umstellung organisieren

02.03.2001
Der Umstieg auf den Euro ist eine Aufgabe, die die Jahr-2000-Anpassung an Umfang und Komplexität weit übertrifft. Das in Köln ansässige Versicherungsunternehmen AXA Colonia AG hat dafür eine spezielle organisatorische Form gefunden: die Euro-Factory. Von Rainer Doh*

Seit dem 1. Januar 1999 ist der Euro hierzulande die offizielle Währung. Da sie seither auf immer mehr Formularen auftaucht, gibt es scheinbar kein Euro-Problem. Doch hinter den Kulissen arbeiten die Unternehmen noch immer intensiv an dieser Herausforderung, und allmählich setzt sich überall die Erkenntnis durch, dass der Euro für die IT wesentlich komplexer ist als das Jahr 2000.

"Nicht überall, wo Euro draufsteht, ist auch wirklich Euro drin", konstatiert Detlef Sander, Technologie-Manager in der Abteilung Entwicklungsumgebungen der AXA Colonia. Auf Rechnungen oder Policen einen zusätzlichen Euro-Betrag aufzudrucken sei eine Kleinigkeit. Wesentlich mehr Aufwand bedeute es jedoch, die Hauswährung eines Unternehmens komplett umzustellen, also sämtliche Betragsfelder und Berechnungen nur noch in Euro zu bearbeiten und die Bestandsdaten komplett in der neuen Währung vorzuhalten.

Das Hauptproblem der Euro-Umstellung besteht in der engen Verflechtung zwischen IT-Problemen und fachlichen Fragen. Im Gegensatz zum Y2K-Problem lassen sich diese Schwierigkeiten nicht innerhalb der IT-Abteilung meistern.

Ginge es nur um das Austauschen von Währungs-Strings im Programmcode, so wäre die Sache einfach; sie ließe sich mit Hilfe schlichter Suchfunktionen erledigen. Doch leider sind an vielen Stellen in den Programmen Konstanten mit einem sachlichen, versicherungstechnischen Bezug hinterlegt. Zudem ergeben sich bei der durch die Maastricht-Vereinbarungen geforderten Cent-genauenUmrechnung notwendigerweise "krumme" Beträge. Die Rundungsdifferenzen müssen so verarbeitet werden, dass dem Kunden kein Nachteil entsteht.

Die Entscheidung liegt beim FachbereichDie Euro-relevanten Stellen reichen von der Beitragsberechnung über Provisionsabrechnungen bis zum Briefporto. Überall müssen die IT-Fachleute kontrollieren, ob für einen Betrag überhaupt genug Nachkommastellen bereitstehen würden und wie mit dem umgerechneten Wert zu verfahren ist.

Hier ist - wie schon angedeutet - eine intensive Abstimmung mit den Fachabteilungen erforderlich: Die IT kann die Euro-relevanten Programmstellen nur identifizieren, eine Entscheidung über die neu einzusetzenden Zahlen muss der jeweilige Fachbereich treffen.

Mittlerweile drängt die Zeit: Die Umstellung muss spätestens am 1. Januar 2002 erledigt sein, weil ab diesem Termin der Euro in Deutschland die einzige gültige Währung sein soll. Die AXA Colonia hat sich als Stichtag den 3. Oktober 2001 gesetzt. Danach soll es auch IT-intern keine D-Mark mehr geben. Bis dahin muss der Code aller Anwendungsprogramme analysiert und nach den Euro-relevanten Stellen durchsucht sein. 90 Prozent dieser Anwendungen sind bei der AXA Colonia in Cobol geschrieben, insgesamt wurden über 31 Millionen Lines of Code (LoC) kontrolliert.

Ein Outsourcing wäre wenig sinnvollWegen der Abstimmung mit den Fachbereichen sollte die Umstellung im Haus erledigt werden - allerdings mit Hilfe von Software-Tools. "Eine manuelle Umstellung schied aus Kosten-, aber auch aus Qualitätsgründen aus", erläutert Sander. "Durch normales Suchen/ Finden könnten wir nur einen Teil der Euro-relevanten Programmstellen identifizieren." Es sei ja möglich, dass Betragsfelder oder Konstanten unter verschiedenen Bezeichnungen auftauchen; deshalb müsse der gesamte Weg durch ein Programm verfolgt werden.

Aufgrund positiver Erfahrungen bei der Jahr-2000-Umstellung entschied sich die AXA Colonia für Produkte des Anbieters Merant: das Analyse-Tool "Eurosmart" und die zugehörige Datenbank "Revolve". Bei der Analyse wird der Sourcecode vom Host auf einen separaten PC geladen, automatisch in die Projektdatenbank eingearbeitet und geprüft. Die Zwischenergebnisse lassen sich dort manuell bereinigen und für weitere Schritte an Eurosmart zurückgeben. Abschließend wird das Analyseergebnis in eine Excel-Tabelle exportiert. Die Programmierer überprüfen die Ergebnisse im Detail und reichen sie gegebenenfalls zur Entscheidung an die Fachabteilungen weiter.

Um die Abstimmung zwischen der - spartenorientiert arbeitenden - Anwendungsentwicklung und den Fachabteilungen zu unterstützen, schuf die Versicherung einen speziellen organisatorischen Rahmen: die zentrale "Euro-Factory". Sie ist eine Art "aktives Competence-Center" für die Euro-Umstellung und verfolgt im Wesentlichen die Aufgaben Coaching, Dienstleistung und Qualitätssicherung.

Die drei ständigen Mitarbeiter der Factory arbeiten jeweils für eine begrenzte Zeit mit Entwicklern aus den unterschiedlichen Sparten der AXA Colonia. Für die Umstellung zeichnet also keine spezielle IT-Abteilung oder -Gruppe verantwortlich; vielmehr sollen die Kenntnisse der jeweils zuständigen IT-Fachleute in das Euro-Projekt einfließen. Die Factory-Mitarbeiter erledigen die vor- und nachbereitenden Arbeiten. Dazu gehören zum Beispiel der Sourcetransfer vom Host auf den PC, die Projektbildung oder das Starten der Analyse-Tools. Vor allem aber stellen sie sicher, dass die Entwickler nach einem einheitlichen Schema vorgehen.

Wie bereits angedeutet, kommen einzelne Anwendungsentwickler aus jeder Sparte für einige Tage bis wenige Wochen in die räumlich abgetrennte Factory, um sich - ungestört durch das Tagesgeschäft - die für Euro-Umstellung und Tool-Bedienung erforderlichen Kenntnisse anzueignen. Das geschieht unmittelbar vor und während der Bearbeitung der Programme, quasi als "Training on the Job". Dabei wird das spezifische Know-how nicht abstrakt vermittelt, sondern im konkreten Arbeitsfeld und gegebenenfalls anhand der betroffenen Anwendungen und Daten.

Danach gehen die Entwickler in ihre Abteilung zurück und organisieren dort - in Absprache mit den jeweiligen Fachleuten - die konkreten Umstellungsarbeiten. In Problemfällen können sie auf die ständigen Mitarbeiter der Factory zurückgreifen. Schon bei der Jahr-2000-Umstellung habe die AXA Colonia das Factory-Konzept angewendet, berichtet Sander: "Es hat sich damals wie auch jetzt beim Euro bestens bewährt."

*Dr. Rainer Doh ist freier Autor in München

Unterschätzter AufwandNur wenige deutsche Unternehmen haben die Umstellung ihrer IT-Systeme auf den Euro abgeschlossen, vor allem der Mittelstand hinkt hinterher. So klagt zumindest die Merant GmbH, Ismaning, die Tools und Datenbanken für die Euro-Konvertierung verkaufen möchte. Joachim Blome, Leiter der Euro-Taskforce bei Merant, warnt davor, den Umstellungsaufwand zu unterschätzen. Bis zu 64000 Währungsfelder habe er in den Anwendungen von Großunternehmen gefunden. Die Verwendung jedes einzelnen war zu prüfen - auch wenn nur etwa 5000 tatsächlich umgestellt werden mussten.

Die VersicherungDie AXA Colonia Konzern AG mit Sitz in Köln ist eines der führenden Versicherungs- und Finanzdienstleistungs-Unternehmen in Deutschland. Mit einem Umsatz von zwölf Milliarden Mark (1999) und rund 10700 Mitarbeitern nimmt er unter den deutschen Erstversicherern den vierten Platz ein. Seit 1997 gehört die Colonia zur französischen Versicherungsgruppe AXA SA, die 87 Prozent des Aktienkapitals hält. Der IT-Jahresetat der AXA Colonia lag zuletzt bei 213 Millionen Mark.

Abb: Die Organisation im Überblick

Coaching, Service und Qualitätssicherung sind die Hauptaufgaben der Euro-Factory. Quelle: Rainer Doh