Eine harte Nuß zu knacken hat heute jeder, der die Wirtschaftlichkeit von DV-Lösungen ermitteln will. Hierfür muß ein Gesamt-DV-Konzept vorhanden sein, in dem alle Unternehmensbereiche berücksichtigt sind. Viele Vorteile der Datenverarbeitung lassen sich jedoch nicht in Mark und Pfennig errechnen. Aus diesem Grund müssen andere Kriterien wie "bessere Lieferbereitschaft" und "größere Transparenz" herangezogen werden, schlägt Horst Authmann, Org./DV-Leiter bei Brinkhaus, Warendorf, vor. Nicht wie wirtschaftlich man ist, sondern wie effizient man die Möglichkeiten der DV nutzen kann, lautet daher auch die Fragestellung für Reinhold Grau, Leiter DV/Org. bei der Dürr GmbH. Werner Schulz von Apollinaris hat zudem die Erfahrung gemacht, daß die Wirtschaftlichkeit von DV-Projekten höher ist, wenn unter den Mitarbeitern kein Kompetenzgerangel herrscht und Akademiker eine Minderheit darstellen.
Überlegungen zur Wirtschaftlichkeit von DV-Lösungen dürfen nicht erst dann einsetzen, wenn man Geld für eine Investition benötigt. Bei der Realisierung eines Gesamt-DV-Konzepts gibt es immer wieder Kostensprünge (Hardware und Software). Diese Kosten können größtenteils nicht für sich alleine gerechtfertigt werden. Neu anzuschaffende Komponenten sind also lediglich Schritte auf dem Weg zum Erreichen des Ziels.
In dem Maße, in dem die Informationsverarbeitung in der
heutigen Zeit als Wettbewerbsinstrument eingesetzt
Dr. Reinhold Grau Leiter DV/Org., Dürr GmbH, Stuttgart
wird, verändert sich auch die Fragestellung. Es wird nicht mehr so sehr danach gefragt, wie wirtschaftlich man ist, sondern wie effizient man die Möglichkeiten der Datenverarbeitung nutzen kann. Im Vordergrund steht dabei, welche Innovationskraft man hat, welche Impulse man bringt und wie gut man im Kostenmanagement ist, denn die Vorteile der Datenverarbeitung kann man sicher mit mehr oder weniger hohen Kosten erreichen. Hierzu ist der Kostenvergleich verschiedener Alternativlösungen oft wichtiger als die bei komplexen Informationssystemen schwierige Absolutbewertung nach dem Maßstab der Wirtschaftlichkeit.
Neben der Wirtschaftlichkeitsrechnung, die ja oft nur in der Entscheidungsphase für oder gegen ein bestimmtes Projekt herangezogen wird, sollte das Projektziel mit meßbaren Vorgaben belegt werden. Denn nicht nur die Projektkosten, sondern auch die Zielerreichung muß natürlich während der Realisierungsphase und im laufenden Betrieb verfolgt und gesteuert werden.
Vor zirka fünf Jahren haben wir ein Konzept für ein komplett integriertes Informationssystem erarbeitet. Davon ausgehend haben wir für die Bereiche Vertrieb, Auftragsabwicklung/Projektmanagement, Kundendienst und Finanz-/Rechnungswesen integrierte Systeme entwickelt, die modular einzelne Fachfunktionen unterstützen. Wir gehen davon aus, daß jedes Modul zumindest in seiner Einzelfunktion keinen Mehraufwand verursachen darf. Das ist auch notwendig, damit die Systeme von den Mitarbeitern aktiv getragen werden. Zusätzlich ergeben sich bei einem integrierten System Synergieeffekte, eine gesteigerte Transparenz und Möglichkeiten der Ablaufoptimierung und damit letztlich auch die Wirtschaftlichkeit. Die Richtigkeit dieses relativ einfachen Ansatzes wird durch unsere Erfahrungen bestätigt. Meßbare Synergieeffekte haben sich auch durch den Kommunikationsverbund über unsere verteilten Firmenstandorte ergeben.
Bei der Anschaffung neuer Maschinen, die nicht einem Projekt zuordbar sind, stellen wir keine Wirtschaftlichkeitsrechnung an. Sonst müßte man ja anhand einzelner Komponenten immer wieder die Wirtschaftlichkeit der gesamten Informationsverarbeitung bewerten. Hier stellt sich nur eine einzige Frage: Ob man daran glaubt, daß das Produkt als Ganzes wirtschaftlich ist, oder nicht.
Sobald der Schritt von der Datenverarbeitung zur Informationsverarbeitung vollzogen ist, ergibt sich immer stärker das Problem der Beurteilung der Wirtschaftlichkeit von Informationen. Wird ein manuelles oder halbmachinelles Verfahren auf DV umgestellt, dann ist der verantwortliche Projektleiter stets nur so lange bereit, einen wirtschaftlichen Nutzen zu rechnen, wie sich Einsparungen beim Personal und bei den Betriebsmitteln nachweisen lassen.
Wird durch das Projekt das Betriebsgeschehen transparenter und aktueller durchleuchtet, dann möchte man oft den Wirtschaftlichkeitsnachweis weglassen. Die Unmöglichkeit, hier in Mark und Pfennig
Horst H. Authmann Leiter Org./DV, H. Brinkhaus GmbH & Co. KG, Warendorf
weiterrechnen zu können, verführt dazu.
Wie soll zum Beispiel der Logistik-Verantwortliche die Steigerung einer 92prozentigen Lieferbereitschaft auf 95 Punkte in einen Betrag umsetzen, wenn es ihm schon schwerfällt, den Prozentsatz der Verbesserung vorauszusagen? Was ist dem Betriebsleiter der genaue Stand seiner Fertigungsaufträge vor welcher Maschine bei welchem Arbeitsgang wert, wenn mit der alten Wandtafel auch gefertigt werden konnte, nur eben mit sehr viel mehr Verdruß und geringerer Liefertreue?
Relativ einfach läßt sich beispielsweise der wirtschaftliche Nutzen einer DV-gestützten Deckungsbeitragsrechnung zeigen. Kann doch hier der erwirtschaftete Deckungsbeitrag sowohl in Mark wie auch in Prozentpunkten nachgewiesen werden. Nur erzielt man bessere Deckungsbeiträge ja nicht. allein mit einem Computersystem, sondern - wie in den meisten anderen Fällen auch - nur im Zusammenspiel mit seinen Anwendern.
Software-Tools und moderne Datenbanken dürfen auch bei größter Flexibilität in der DV-Abteilung nicht dazu verleiten, mit der Programmierung zu beginnen, bevor eine vollständige Problemanalyse durchgeführt und der erarbeitete Lösungsweg von der Unternehmensleitung verabschiedet wurde, das gesamte Projektteam einschließlich leiter bestimmt ist und ein verbindlicher Zeitplan abgesteckt wurde. Ebenfalls darf kein Projekt gestartet werden, dessen Wirtschaftlichkeit beziehungsweise Sinn und Nutzen nicht aufgezeigt wurden.
Wenn die guten Gründe für die Projekteinführung nicht mehr nur durch Zahlen zu belegen sind, dann müssen Werte wie bessere Lieferbereitschaft, größere Transparenz, aktuellere Berichtszeitpunkte etc. qualifiziert werden. Ein großes, oft unausgeschöpftes Rationalisierungs-Potential ist nicht zuletzt in der DV selbst zu finden. Programmierstandards, einheitliche Namensgebung, strukturierte Programmierung, regelmäßige Information und unkomplizierte Programmgestaltung verbilligen die Software-Erstellung und reduzieren vor allem die gefürchteten Folgekosten bei der späteren Pflege. Die Wirtschaftlichkeit, kann also sehr wesentlich von der DV selbst bestimmt werden.
Erstaunlicherweise kommen die besten Projektideen noch immer aus dem Mitarbeiterbereich. Sie aufzunehmen heißt, vorhersehbare Akzeptanzprobleme bei der Realisierung von Projekten zu vermeiden. Wenn die "Projekteure" bei der Ist-Aufnahme aktiv mitarbeiten dürfen, verbessert dies erheblich die Qualität der Ist-Aufnahme und folglich die Qualität der Projektergebnisse.
Die freiwillige Mitarbeit der Projekteure sowohl beim Soll-Konzept als auch in der Testphase bringt eine bessere Anpassung der Arbeitsmittel an die zu erledigenden Arbeiten, häufig sogar eine Eingliederung zusätzlicher Arbeiten in die Projekte. Die aktive und akzeptierte Mitarbeit der Projekteure erleichtert wesentlich die Einführung neuer Projekte sowohl hinsichtlich des Zeitraumes als auch der Qualität.
Bei der sich anschließenden Betreuung der Projektteilnehmer werden immer wieder neue Ideen und Wünsche vorgetragen, deren Verwirklichung
Werner Schulz DV-Leiter, Apollinaris Brunnen AG, Bad Neuenahr-Ahrweiler
meistens eine Qualitätsverbesserung und Vereinfachung der Arbeitsabläufe bewirkt.
Häufig führt die Verlagerung von maschinellen Arbeiten in die Nacht zu einer intensiveren Bearbeitung dieser Arbeitsergebnisse während des Tages. Eine fehlende akademische Übersetzung bei DV-Projekten intensiviert die Eigeninitiative der Projektteilnehmer. Fehlende Anordnungen vom grünen Tisch aus oder von Profilsuchenden machen die Projektergebnisse praxisgerechter und oft auch verständlicher.
Da heutige DV-Projekte im Regelfall mehrere Kompetenzbereiche berühren, wird Kompetenzgerangel abgelehnt, dafür Zusammenarbeit gewünscht und gefordert. Wenn diese Forderungen realisiert werden können, ergeben sich automatisch kürzere Umstellungszeiten, welche die Wirtschaftlichkeit von DV-Projekten erhöhen.
Wünsche, Forderungen, Eigeninitiative und Ergebnisse (siehe oben) sind nicht meßbar und damit wissenschaftlich nicht existent, aber sie sind da - und das verdammt real.