Ratgeber zu Projektmanagement

Klug wie ein Abenteurer

Jürgen Gansen ist mehr als 25 Jahre in der Logistik- sowie IT-Beratung tätig und seit 2002 als Management Consultant bei A’PARI Consulting aktiv. Seine Schwerpunkte liegen in den Bereichen Projektleitung, Projektcoaching und Projektmanagement. Darüber hinaus hat er sich auf das Akzeptanzmanagement im Rahmen von Change-Projekten spezialisiert. Kunden und Kollegen kennen Jürgen Gansen als optimistischen Menschen. Er selbst versteht sich als Chancen-Erkenner und Nicht-Bedenken-Träger.
Wer sich im Projektmanagement von vorausschauenden Entdeckern und Weltreisenden inspirieren lässt, bringt seine IT-Projekte sicherer zum Erfolg.

Bei der Vorbereitung auf ein IT-Projekt sind schon vorab wichtige Entscheidungen zu treffen. Eine der drängendsten Fragen dabei ist die Auswahl der angemessenen Projektmanagement-Methode. Wer als Anbieter besonders modern sein will, sieht aktuell kaum eine Alternative zum agilen Vorgehen.
Aus Auftraggeber-Sicht ist das Projektziel aber mindestens so wichtig wie der Weg dorthin.

Mit guter Reiseplanung zum Ziel
Mit guter Reiseplanung zum Ziel
Foto: Vasilyev Alexandr - shutterstock.com

Wenn sich Dienstleister und Kunde auf das Abenteuer einer Zusammenarbeit einlassen, dürfen sie sich deshalb getrost von den großen Entdeckern und Weltreisenden inspirieren lassen. Denn wer sein IT-Projekt von Anfang an wie eine wichtige Reise plant, macht sich zielorientiert und flexibel gleichermaßen auf den Weg.

Aber was sind eigentlich die wichtigsten Etappen und Elemente einer Abenteuerreise? Da wäre zunächst die Planung, die je nach Persönlichkeit und Umständen recht unterschiedlich ausfällt:

  • Welches Ziel kann sich der Abenteurer überhaupt zutrauen?

  • Wie ist es beschaffen?

  • Wie weit liegt es entfernt?

  • Was können sinnvolle Etappenziele sein?

  • Wie detailliert wird der Reiseplan aufgeschrieben?

  • Was macht dabei das Abenteuer aus?

Übersetzt ins Projektmanagement sind das so wichtige Faktoren wie die Beschreibung der vom Auftraggeber erwarteten Leistung und Qualität, sowie die Festlegung von Zeit, Budget und Risikobereitschaft. Also Art und Umfang des erwarteten Ergebnisses sowie seine spätere Messbarkeit. Dazu kommen noch die Einsatzbereitschaft und das Commitment der Beteiligten.
Und es sollte gewisse Freiräume geben, damit das Projekt den Beteiligten Spaß macht.

Reisevorbereitungen treffen

Bevor der Abenteurer an den Start gehen kann, muss er als Reiseleiter seine Reisegruppe entsprechend den Anforderungen zusammenstellen. Dabei vergewissert er sich, welche Fähigkeiten und Stärken die Mitreisenden haben müssen, um in seinem Abenteuer bestehen zu können. Wen muss er zu welchem Zeitpunkt unbedingt dabei haben? Das gilt in übertragenem Sinn auch für jedes IT-Projekt, an dessen Anfang ein konkreter Bedarf ermittelt und in Abstimmung mit dem Dienstleister operationalisiert wird, zum Beispiel durch die Definition von Etappenzielen.

Um den Bedarf zu erfüllen braucht es beispielsweise Themen- und Prozessspezialisten, Vertreter der Fachabteilungen, Softwareentwickler, Projektmanager und Controller. Auch hier sollte sich der Projektverantwortliche im Vorfeld wieder einige Fragen stellen:

  • Wie lassen sie sich alle am besten abholen und dem gemeinsamen Ziel verpflichten?

  • Wer ist dabei für welche Aufgaben verantwortlich?

  • Bis zu welchem Zeitpunkt müssen die Aufgaben bewältigt sein?

  • Ist das Team als homogene Gruppe gefragt? Oder ist es besser, wenn die Mitglieder beispielsweise mehrere Sprachen sprechen und damit auch unterschiedliche Perspektiven einbringen?

  • Genügt ein kleines Team?

Sind diese Fragen geklärt, geht es gemeinsam auf den Weg. Wo genau es lang gehen soll, wird je nach Topographie und äußeren Gegebenheiten wie etwa der Jahreszeit und dem Wetter vor der Reise entschieden und in ihrem Verlauf angepasst. Wer sich für ein großes Abenteuer entschieden hat, startet mit wenig festen Vorgaben. Je geringer dagegen die Abenteuerlust ausfällt, lassen sich umso mehr Schritte umso genauer vorausplanen.

Auf das IT-Projektmanagement übertragen, entsteht aus dem Abgleich von Lasten- und Pflichtenheft der Grundkonsens darüber, um was es in dem Projekt geht, sowie je nach Projektmanagement-Methodik eine mehr oder weniger detaillierte Wegbeschreibung. Entscheidend ist, dass zumindest die wichtigsten Meilensteine festgelegt sind und von Anfang an sichergestellt ist, dass sich alle Beteiligten an dieselbe Vorgehensweise halten. Soll ein Reisetagebuch erstellt werden, muss damit schon am Start begonnen werden. Nur dann kann die Reisegruppe darin unterwegs ihren Fortschritt erkennen und mit Blickrichtung auf ihr Ziel auch alternative Routen bewerten.

Regelmäßiger Richtungscheck

Bekannte Wege lassen sich in einer präzisen Landkarte schnell und sicher ablesen und abseits befestigter Routen hilft ein Kompass am besten weiter. Wer sich allerdings allein auf diesen verlässt, hat keine Alternativen zum direkten Weg, sobald Hindernisse auftauchen. Hier zahlt es sich aus, wenn Reiseplan und Reisetagebuch ein klares Bild vermitteln. Dann kann das Team in der Karte schnell Alternativen finden.

An Weggabelungen und Kreuzungen kann die Reisegruppe dank einer sauberen Projektdokumentation zudem gemeinsam prüfen, ob die eingeschlagene Richtung noch stimmt oder korrigiert werden muss, beispielsweise weil es in der Entwicklungsphase zu Schwierigkeiten kommt.
Falls ein steiler Weg die erste Ausweichroute darstellt, beratschlagen die Projektmitglieder gemeinsam, ob sie weitergehen wollen.

Manchmal muss ein guter Reiseleiter auch entscheiden, die Reise unterwegs abzubrechen. Wer dagegen vollkommen undokumentiert arbeitet, wird immer auf dem einmal eingeschlagenen Weg bleiben müssen. Zum Teil mit einem Ergebnis, das durchaus deutlich vom vereinbarten Liefergegenstand abweicht. Denn während des Projektverlaufs gibt es ohne Landkarte, Reisetageplan und Reisetagebuch keine Prüfmöglichkeit, die auf das ursprüngliche Ziel zurückführt. Die Landkarte zeigt jeweils die aktuelle Entfernung vom Ziel. Im Reisetagebuch lässt sich bei Bedarf nachlesen, ob irgendwo falsch abgebogen wurde. Und die Ausrichtung des Reiseplans lässt sich auch mit dem Kompass noch einmal überprüfen. Ob die Reisegruppe mit der passenden Geschwindigkeit unterwegs ist, verrät ein Abgleich zwischen Reiseplan und Reisetagebuch.

Risiken bewusst eingehen

Wichtig ist, dass die Abenteuer-Reisegruppe sich darüber einig wird, welche Risiken sie zu tragen bereit ist. Das IT-Projektteam kann nur mit einem geordneten Kontrollprozess sinnvolle Risikomitigation betreiben. Anforderungen, Entwicklungsziele und ein Fortschrittsprotokoll zu bestimmten Meilensteinen erleichtern unterwegs die Entscheidung, ob die nächsten Schritte dem Projekterfolg dienen oder auf eine drastische Budget- oder Zeitüberschreitung hinauslaufen. Wer mit einer angemessenen Dokumentation für Transparenz sorgt, profitiert also im Sinne des Projekterfolgs und einer exakten Zielerreichung.

IT-Projektmanager, die sich an Abenteurern orientieren, werden so zwar nicht mehr zu berühmten Entdeckern. Aber mit exzellenten Projekterfolgen bewähren sie sich immer wieder als Helden des Alltags. Weil sie immer wissen, wo sie stehen und wo es lang gehen muss.

Abenteuer Checkliste
  • Ziel bestimmen und beschreiben (Zeit, Budget und Scope bestimmen; detaillierte Leistungsbeschreibung vornehmen; Funktionalitäten und Schnittstellen festlegen, Messbarkeit herstellen)

  • Reiseplan festlegen (Fachliche Erwartungshaltung klären und fokussieren; zwischen Standardsoftware und Individualentwicklung wählen; Liefergegenstand definieren: Projekt oder Produkt; Vorgehensweise, Ergebnisverantwortung und Liefergegenstand festlegen; Gesamtprojekt in beherrschbare Teilpakete zerlegen; verbindlichen Release-Plan festlegen; Prioritäten und Lieferzeitpunkte bestimmen)

  • Risikobereitschaft klären, Ausrüstung zusammenstellen, Landkarte und Kompass mitnehmen (Projektmanagement-Methode verabreden und Auswirkungen auf Ressourcen besprechen; Vorgehen für Dokumentation bestimmen und anwenden; im Projektverlauf: Einhaltung der Absprachen prüfen)

  • Reiseplan schreiben (Gesamtprojekt in beherrschbare Teilpakete zerlegen, verbindlichen Releaseplan festlegen, Prioritäten und Lieferzeitpunkte bestimmen, fachliche Anforderungen fokussieren)

  • Reisegruppe zusammenstellen (Projektteam auswählen - homogen oder heterogen, Experten, Vertreter der Fachabteilungen)