Keine Angst vor der Steuerprüfung

Kriemhilde Klippstätter ist freie Autorin und Coach (SE) in München.
MÜNCHEN (COMPUTERWOCHE) - Die seit Januar 2002 gültige neue Abgabenordnung (AO) erlaubt es den Finanzämtern, die digital erstellte Buchführung per Datenzugriff zu prüfen. Nicht geregelt ist allerdings, welche technischen Anforderungen der Steuerpflichtige dafür erfüllen muss. Deshalb herrscht große Verwirrung unter den Anwendern bezüglich ihrer Software und Speichermedien.
Foto: IBM
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Seit dem 1. Januar 2002 dürfen Finanzbeamte die digital erstellten Daten der Buchführung eines steuerpflichtigen Unternehmens auch per Datenzugriff prüfen. Die Finanzverwaltung hat dazu die "Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen" (GDPdU) erstellt, die Anwendungsregelungen zur Umsetzung der neuen Abgabenordnung enthalten. Paragraf 147 Absatz 6 der AO regelt "den Umfang und die Ausübung des Rechts". Danach sind die Daten, die für die Besteuerung wichtig sind, für den Datenzugriff in maschinell auswertbarer Form vorzuhalten. Dazu zählen neben den Informationen aus der Buchhaltung aber auch andere digitale Dokumente, beispielsweise Bestellungen per E-Mails, sofern sie steuerlich relevant sind. Zu beachten ist dabei, dass die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoBs) einzuhalten sind, die unter anderem eine revisionssichere Verwahrung fordern.

Gesetz verschieden interpretiert

Die unterschiedlichen Interpretationen von Gesetz und Grundsätzen sorgten in der Vergangenheit für Verwirrung bei den Steuerpflichtigen. Hersteller von Worm-Archiven (Worm = Write once read many) nutzten die Neuregelung, um Kunden zu fangen, Lieferanten von optischen Speichern lockten damit, dass mit ihren Produkten die Forderungen der Finanzbehörden einfach und kostengünstig zu erfüllen seien. Dabei liegt der kritische Punkt nicht in der Art und Weise, wie archiviert wird, sondern darin, welche Daten steuerlich relevant sind, also welche Unter-, Neben- und Vorsysteme der Steuerpflichtige - neben den reinen Buchhaltungsinformationen - für die Prüfer einsehbar machen muss und in welcher Weise der Zugriff erfolgen kann.

Die Finanzbehörden sehen in den GDPdU drei Arten von Zugriffsmechanismen vor. "Z1" definiert den "unmittelbaren Zugriff". Dabei wird dem Steuerprüfer ein Arbeitsplatz im Unternehmen eingerichtet, und er kann die Software - beispielsweise SAP-Programme - des Steuerpflichtigen nutzen. Bei kleineren Betrieben, deren Buchhaltungsprogramm auf einem Einzelplatzsystem installiert ist, erfolgt der "mittelbare Zugriff", auch "Z2" genannt. Das Unternehmen zeigt dem Prüfer die gewünschten Dateien vor Ort oder exportiert sie für ihn. Beim Zugriff nach "Z3" ("Datenträgerüberlassung") erhält der Finanzbeamte einen Datenträger, in der Regel eine CD oder DVD, die die steuerrelevanten Informationen enthält. Die Finanzverwaltung prüft die Datenträger mit der Prüfsoftware "Idea" der Firma Audicon in Stuttgart. Sie ist auf den Notebooks der Finanzbeamten installiert und beherrscht eine Vielzahl von Dateiformaten.

Für kleinere Unternehmen ändert sich durch die neue Abgabenordnung nach Meinung von Bernhard Zöller, Chef des Sulzbacher Mangement- und Beratungshauses Zöller & Partner, recht wenig: "Neu ist, dass die Archivierung der elektronischen Daten über die Dauer der Aufbewahrungspflicht erfolgen muss. Das bedeutet zunächst nur eine Vergrößerung des Plattenplatzes." Auch bestehe keine erweiterte Sorgfaltspflicht, denn die steuerlich relevanten Informationen mussten schon immer revisionssicher, also nicht veränderbar, aufbewahrt werden. In der Regel leistet das die Software für die Finanzbuchhaltung, die es unmöglich macht, etwa einzelne Buchungssätze zu manipulieren.

Wo die Daten abgelegt werden, interessiert den Gesetzgeber nicht. In den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung (Gobs) von 1995 steht, dass die Ablage auf Diskette, Magnetplatte, Magnetband oder anderen elektronischen Speichern erfolgen kann - man hatte einkalkuliert, dass neue Speichertechniken kommen würden. Zugelassen ist somit alles, was im Rahmen eines Gesamtkonzepts zu einer Gob-konformen und damit revisionssicheren Speicherung führt. Das Gesetz verlangt also nicht - entgegen der Darstellung einiger Hersteller - die Daten auf Worm-Speichern abzulegen.

Im Gegenteil: Worm-Verfahren sind gar nicht so revisionssicher, wie oft proklamiert wird. Durch das Erzeugen von geänderten Kopien lassen sich Daten durchaus manipulieren. Bei neuen Speicherverfahren auf Basis von Festplatten ist das dank ausgeklügelter Software nicht möglich. Speichersysteme wie "Nearstore" von Network Appliance oder "Centera" von EMC erfüllen diese Forderungen. Thomas Ehring, Geschäftsführer des Softwarehauses Macros Innovation in Ottobrunn bei München, bringt die Nachteile von Worm-Speichern auf die Formel: "Sie sind langsam, fehleranfällig und teuer." Der Wechsel der Medien (optische Platten, CDs, DVDs) erfolgt entweder per Robotsystem oder per Hand und kostet damit Zeit. Staub und Abnutzung der Datenträger machen das System fehleranfällig, ganz zu schweigen von Technologiewechseln, die eine Migration der Daten erfordern. Zudem liegt der Preis von Hard- und Software eines Worm-Archivs rund ein Viertel über dem, was man für eines der gängigen Festplattensystem zu zahlen hat - und dort hat man die Daten stets im Online-Zugriff.

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