In Deutschland argumentieren Firmen am häufigsten damit, dass sie so eine bessere Kontrolle über ihre Unterlagen haben (90 Prozent), in Großbritannien und Frankreich sind es der einfachere und schnellere Zugriff (92 Prozent). Je nach befragtem Land wirkt sich auch der Kostenfaktor mehr oder weniger stark auf die Entscheidung für eine Archivierung im eigenen Haus aus. In Deutschland und Frankreich führt fast die Hälfte der Befragten das Kostenargument an. In Großbritannien sind es nur 38 Prozent.

Dokumente bewegen sich je nach Branche unterschiedlich häufig. Die meisten dem Archiv hinzugefügten und abgerufenen Dokumente verzeichnet der Finanz- und Versicherungssektor: Bei 54 Prozent der Firmen dieser Branche bewegen sich monatlich mehr als 50.000 Dokumente.

Deutsche Firmen haben höhere Etats

Die höchsten Budgets für das Archiv-Management vergeben deutsche Unternehmen. 34 Prozent der Firmen geben dafür mehr als 100.000 Euro im Jahr aus, in Großbritannien sind es 29 Prozent. In Frankreich setzt der größte Anteil der Unternehmen (40 Prozent) allerdings auf niedrigere Budgets von unter 20.000 Euro. Eine Erklärung für das größere Budget in deutschen Firmen könnte sein: Interne Archivierung ist kostenaufwändiger.

Firmen, die ihre Unterlagen extern archivieren, stellen klare Anforderungen an den beauftragten Dienstleister. Sie fordern ein hohes Datenschutz-Niveau, Sicherheit und Zuverlässigkeit sowie einen schnellen Zugriff auf die ausgelagerten Dokumente.

An der Studie "Deutschland nur im Mittelfeld beim externen Dokumenten-Management", die das Marktforschungsinstitut Ronin Corporation für den Datensicherungsanbieter Iron Mountain durchführte, nahmen 300 Dokumenten-Manager aus Deutschland, Frankreich und Großbritannien teil.