SAP-Modul unterstützt Jahres- und Quartalsabschlüsse

Karstadt-Quelle digitalisiert Vertrags-Management

22.08.2003
MÜNCHEN (rg) - Für Jahres- und Quartalsabschlüsse muss der Karstadt-Quelle-Konzern auf Verträge, Urkunden und Dokumente von rund 700 Tochtergesellschaften zurückgreifen. Diese wurden nun in ein elektronisches Vertrags-Management-System überführt, das auf einem neuen SAP-Modul basiert.

Mit der Verschmelzung der zwei Kaufhausketten zur Karstadt-Quelle AG 1999 haben die Aktenbestände, die es zu verwalten, bearbeiten und archivieren gibt, beträchtlich zugenommen. Besonders viel Arbeit verursachten Daten, die nicht in einem der Buchhaltungs- oder ERP-Systeme hinterlegt waren. Dazu zählten unter anderem Vertragswerke und Urkunden. Auf diese bislang in Dauerakten abgelegten Dokumente wie Gewinnabführungsverträge oder Handelsregisterauszüge muss der Handelsriese jedoch für jeden Quartals- und Jahresabschluss zugreifen. Auch Verträge von nicht mehr existierenden Firmentöchtern können für die Betriebs- und Wirtschaftsprüfung noch relevant sein. Wenn jedoch ein Vorstand Informationen zu einer Tochtergesellschaft einsehen wollte, musste ein Mitarbeiter Schränke, Ordner und Register durchsuchen und dabei manchmal feststellen, dass das Dokument gerade an anderer Stelle bearbeitet wurde.

Um die Arbeiten an den Abschlüssen zu beschleunigen und Management-Anfragen rascher beantworten zu können, entschloss sich Karstadt-Quelle, die Dauerakten des Essener Rechnungswesens in elektronische Akten zu überführen. Als eines der ersten Anwenderunternehmen setzt der Handelsriese hierfür das Modul "Records-Management" von SAP ein. Die Wahl fiel auf diese Lösung, weil sie sich ohne größeren Aufwand mit den konzernweit genutzten Archiven von Filenet verbinden lässt und im Unternehmen bereits zahlreiche andere Systeme der Walldorfer im Einsatz sind. "Aufgrund dieser strategischen Ausrichtung haben wir die möglichen Alternativen verworfen", begründet Hans-Georg Hackmann, Bereichsleiter Financial Information Management bei der Karstadt-Quelle AG, die Entscheidung.

Das Softwareprojekt begann im Januar 2003 und konnte im April in den Produktivbetrieb übergehen. Mit der Qualität der Lösung zeigt sich Hackmann zufrieden: "Natürlich läuft keine Softwareeinführung absolut reibungslos, aber wir haben eher positive Überraschungen erlebt." Records-Management habe sich schnell implementieren lassen und alle Anforderungen abgedeckt. Unterstützung holte sich Karstadt-Quelle von der Nextevolution AG, die schon bei der Produktauswahl eingebunden war. Die technische Infrastruktur lieferte der konzerneigene Dienstleister Itellium, der auch die Anbindung an das Konzernarchiv und die Betreuung des Systems übernahm.

Das Rechnungswesen kommt nun schneller an seine Informationen. Mit dem neuen, über "SAP-Workflow" gesteuerten Prozess konnten die bisher verwendeten Umlaufmappen abgeschafft werden. Alle Dokumente, die für das Rechnungswesen relevant sind, werden nun gescannt und im Records-Management abgelegt. Einmal täglich erhalten alle in einem entsprechenden Verteiler gelisteten Mitarbeiter eine E-Mail, die über die neu abgelegten und verlinkten Dokumente informiert. Das erste Glied dieser Prozesskette, die Rechtsabteilung, wird nun in einem weiteren Teilprojekt eingebunden, damit noch mehr Verträge und Dokumente direkt in das zentrale System eingehen. Projektleiter Hackmann ist nach den bisherigen Erfolgen sicher, die Hausjuristen ebenfalls von der neuen Lösung zu überzeugen.

Weitere Projekte in Arbeit

"Das SAP-Records-Management ist heute ein zentraler Bestandteil des weiteren Ausbaus der Scan Services Essen" so Hackmann. Derzeit läuft ein Teilprojekt für das Scannen, Archivieren und automatisierte Beleglesen von Waren-Rechnungen. Darüber hinaus soll ein System für die Bearbeitung von Klärfällen mit Lieferanten eingerichtet und weitere Bausteine für die Unterstützung des Fast Close bei Karstadt-Quelle mit Records-Management implementiert werden.