Kleine Helfer

Kalender in Outlook-Mails einbetten

Wolfgang Miedl arbeitet Autor und Berater mit Schwerpunkt IT und Business. Daneben publiziert er auf der Website Sharepoint360.de regelmäßig rund um Microsoft SharePoint, Office und Social Collaboration.
Outlook-Zusatz für die komfortable Darstellung von Kalenderausschnitten in E-Mails.

Sehr viele Terminanfragen oder Abwesenheitsinformationen werden über E-Mail ausgetauscht. Für die Empfänger ist diese Textform jedoch eine nicht gerade komfortable Darstellung, da man üblicherweise erst einmal in den Outlook-Kalender wechseln muss, um sich einen Überblick über die Terminlage zu verschaffen. Einfacher macht das für alle Beteiligten der "Mini-Kalender für Outlook" von Smarttools. Wie der Name schon sagt, fügt dieser Outlook-Zusatz kleine Kalenderausschnitte in neue Mails ein. Der Absender markiert hierbei gewünschte Tage oder ganze Datumsbereiche und liefert so dem Empfänger eine leicht verständliche visuelle Darstellung.

Die Bedienung ist einfach: Soll eine neue Nachricht mit Termininformationen erstellt werden, klickt der Absender zunächst auf den neuen Menüpunkt "E-Mail-Nachricht mit Mini-Kalender", der über die Schaltfläche "Neu" oder über "Datei, Neu" erreichbar ist. Nun erscheint der Kalenderassistent, in dem sich der gewünschte Kalenderbereich sowie die mitzuteilenden Termine festlegen lassen. Bis zu drei Monatskalender stehen hier zur Auswahl. Tage werden dabei mit einem Mausklick markiert, Datumsbereiche bei gedrückter Shift-Taste und komplette Wochen über die Wochennummer. Nach Bestätigung über die Schaltfläche "Nachricht anlegen" öffnet sich ein normales E-Mail-Editorfenster im HTML-Format, das den eingebetteten Minikalender enthält. Der Anwender kann nun noch weiteren Text eingeben, bevor er die Nachricht abschickt.

Das Programm ist kostenlos als Download erhältlich.

CW-Fazit

Terminanfragen oder Urlaubsplanung per E-Mail - komfortabler als in Textform geht dies über eingebettete Kalenderausschnitte mittels "Mini-Kalender für Outlook".