Nur in den wenigsten Fällen stellt die Wahl eines reinen Textsystems für Rechtsanwälte und Notare eine richtige Entscheidung dar. Denn heute angebotene integrierte Systeme bieten außer den bekannten Vorteilen der Textpakete darüber hinaus noch qualitativ hochwertige DV-Funktionen, die nur mit einem außerordentlichen Aufwand auf einem herkömmlichen Textsystem implementiert werden können. Zu diesem Ergebnis kommt das Informationszentrum Bürokommunikation an der TU Berlin in einer Studie, für die exemplarisch marktbedeutende text- und datenverarbeitende Systeme für juristische Berufe auf ihre Einsatztauglichkeit in den Kanzleien getestet wurden.

Untersucht wurden integrierte Systeme, die vornehmlich in einer kleineren Kanzlei (ein Anwalt mit zwei RENO-Gehilfen) eingesetzt werden können, aber auch einen Einsatz in einer Großkanzlei ermöglichen. Daher sollten die Systeme, so eine Forderung der Studie, eigentlich alle die Möglichkeit zu einer problemlosen Aufrüstung bieten. Im allgemeinen Interesse der Anwender stehen heute - wohl aus Kostengründen und aus Angst vor den neuen unbekannten Medien - kleinere Einstiegssysteme.

Seit über zwei Jahren setzt sich das Informationszentrum Bürokommunikation schon mit den Sektor Rechtsanwälte und Notare auseinander. Die allgemein stürmische Softwareentwicklung innerhalb des letzten Jahres hat auch in diesem Bereich eine Fortentwicklung bewirkt. Die Studie kommt zu dem Schluß, daß jetzt der Zeitpunkt für einen Einstieg in die integrierte DV/TV gegeben ist. Die noch bis vor einem Jahr bestehenden Unsicherheiten seien heute bei den meisten angebotenen Systemen beseitigt; die Risiken einer Einführung weitestgehend minimiert. Probleme könne es noch bei der Mitarbeiterakzeptanz geben. Hier sei eine ausgiebige und gute Schulung als Gegenmittel unabdingbar.

Techno-Netz im Aufbau

Aus der Sicht der Ergonomie gibt es indes noch an einigen Schwachstellen der Systeme etwas zu tun. Oftmals sind noch nicht alle möglichen Anwendungsfunktionen realisiert; hierbei handelt es sich aber meistens um unbedeutende Spezialfunktionen wie Familienrecht, Konkursverwaltung oder Verkehrsunfallbearbeitung.

Heute ist der Einstieg noch in einem verständlichen und überschaubaren Rahmen möglich und die angebotenen Systeme sind wirtschaftlich einsetzbar. Der gesamte Sektor für Rechtsanwälte wird zur Zeit mit einem technologischen Netz versehen. Als Stichpunkte seien nur Teletex, Bildschirmtext und Datenfernübertragung zu Datenbanken (wie Juris oder die Steuerrechtsdatenbank der Datev) genannt.

Die sinnvolle Nutzung dieser neuen Dienste setzt jedoch eine entsprechende Infrastruktur voraus. Die Verbreitung dieser neuen Medien und Techniken wird sich als ein allmählicher Wachstumsprozeß vollziehen. Ein Rechtsanwalt oder Notar, der heute den Einstieg in das Büro der Zukunft plant, muß gleichzeitig auch eine Überprüfung seiner Büroorganisation in bezug auf die Abläufe an den Arbeitsplätzen durchführen.

Zwei Flops bei Systemen

Die Studie untersuchte die bundesweit (einschließlich Berlin) interessantesten Systeme (starke Verbreitung, zunehmendes Interesse von seiten der Rechtsanwälte und Notare, überregionales Angebot). Von den insgesamt acht untersuchten Systemen können die IBM-Renodaten und die Nixdorf-Jupiter-Lösung als die ausgereiftesten Lösungen bezeichnet werden. Die angebotenen Hardware-Lösungen sind bis auf zwei Ausreißer durchgehend akzeptabel. Sowohl bei der Anwendungssoftware, der Datensicherungsprozeduren, der Softwareunterstützung und der Schulung bestehen allerdings unterschiedliche Ansätze der Anbieter.

Nach der Analyse des Marktes und der angebotenen Systeme teilt die Studie die Systeme in drei Gruppen auf: die Ausgereiften, die noch Entwicklungsfähigen beziehungsweise Entwicklungsbedürftigen und die aus heutiger Sicht weniger zeitgemäß Einsetzbaren.

Die zur Verfügung stehenden Funktionen tragen mit Sicherheit zu einer wesentlichen Arbeitserleichterung bei. Als eine Empfehlung ist zu sagen, daß sich der Anwalt für eine Auswahl mit dem Anbieter in Verbindung setzen sollte, dessen Produkt ihn interessiert und dort eine unverbindliche, individuelle Vorführung vereinbaren sollte.

Der Anwalt sollte aber auch einen oder mehrere Mitarbeiter aus der Kanzlei mit hinzuziehen. Es sollte auch die Möglichkeit zu einem eigenständigen "Hands-on" genutzt werden. Die Einbeziehung der Mitarbeiter in die Entscheidung entspricht dem Partizipationsgedanken und hat sich bewährt. Auf diese Weise können bestehende Akzeptanzprobleme bereits in der Vorphase minimiert werden.

Im Angebot muß insbesondere auf alle anfallenden Nebenkosten wie Schulung der Mitarbeiter, Wartung der Hard- und Software geachtet werden. Bei der Vertragsgestaltung ist ebenfalls große Vorsicht geboten. Da der Kanzleiablauf stark durch das System determiniert wird, sollte auf eine Angabe des Hardware-Anbieters über die Verfügbarkeit (das heißt wie schnell wird ein Ausfall behoben) gedrängt werden. Diese Anforderung ist bei einem Dialogsystem von größter Bedeutung, kann aber nicht global erfaßt werden, sondern ist abhängig von örtlichen Gegebenheiten.

Die Service Sicherheit wächst, je mehr Installationen und Installationserfahrungen ein Anbieter besitzt und der nächste Servicestützpunkt in der Nähe gelegen ist.

Der Käufer sollte also bei einer Beschaffung auch das weite Funktionsumfeld des Anbieterservice mit in Augenschein nehmen. Hierzu gehört auch die garantierte langjährige Pflege und Wartung der Software, damit Investitionen in die Programme und in die Ausbildung der Mitarbeiter, und die sehr stark damit verzahnte Kanzleiablauforganisation, langfristig als gesichert angesehen werden können. Es ist daher auf eine Programmwartungsgarantie der Anbieter zu drängen. Diese ist bei einem großen Software- oder Systemhaus eher zu erhalten, als bei einem Ein-Mann-Unternehmen.

Oldtimer oft unzureichend

Auch sehr wichtig ist im Hinblick auf die zukünftige Entwicklung der neuen technischen Medien wie Bildschirmtext oder Teletex die Zukunftssicherheit des Gesamtsystems.

Bereits seit über zehn Jahren existieren Software-Lösungen für Kanzleien. Diese Lösungen setzten große Hardware-Systeme voraus, die preislich noch bis vor einigen Monten bei rund 200 000 Mark lagen. Da es in einer Kanzlei notwendig ist, einen ausreichend großen Massenspeicher (Magnetplatten) einzusetzen, damit alle wichtigen Daten und Texte stets im sofortigen Zugriff bereit stehen, war dies bislang ein hoher Investitionsaufwand. Aber nur so ist eine echte Arbeitserleichterung möglich. Diese Magnetplattenspeicher sind erst in den letzten Monaten drastisch im Preis gesunken.

Ferner sind ergonomische Bildschirmterminals notwendig. Die beste Lösung stellt immer noch der Ganzseitenbildschirm mit Positivdarstellung dar. Die gewerkschaftlichen Forderungen werden erst neuerdings von den Herstellerfirmen beachtet.

Die Softwaresysteme der Vergangenheit stellten eigentlich keine allzu große Arbeitserleichterung für eine Anwaltskanzlei dar, da der Anwalt auf der DV-Seite gleichzeitig ein Rechenzentrum betreiben mußte (mit Klimaanlage, Operator etc.). Die Anforderung der Anwaltschaft nach einem schnellen, qualitativ hochwertigen Ausdruck (Korrespondenzschrift) kann heute ebenfalls zu annehmbaren Preisen erfüllt werden.

Insgesamt hat der starke Wettbewerbsdruck, begünstigt durch die Massenfertigung der Computer, zu einem Preisverfall geführt, der selbst einer kleinen Kanzlei den Einstieg für rund 40 000 Mark erlaubt. Bei einer monatlichen Leasingrate von 1000 Mark bei Kleinsystemen bis hoch zu 4000 Mark bei Großsystemen entspricht das den Kosten einer Halbtags- oder Vollzeitkraft.

Die GMD (Gesellschaft für Mathematik und Datenverarbeitung) hat einen Forschungsauftrag erhalten (Sojus), in dem untersucht werden soll, wie eine sinnvolle Bürokommunikation im Bereich der Justizbehörden aussehen kann. Dies bedeutet, daß künftig zwischen den Anwälten und den Gerichten ein elektronischer Informationsaustausch stattfindet. In Baden-Württemberg lauft bereits seit über einem Jahr im Amtsgerichtsbezirk Stuttgart ein Feldversuch für einen neuen Mahnbescheid, der dem Gericht maschinell lesbar zur Verfügung gestellt wird.

*Dipl.-Ing. Lutz Kredel ist wissenschaftlicher Mitarbeiter am Institut für Angewandte Informatik der Technischen Universität, Berlin.