Die Stellenbörse Jobstairs ist seit März 2003 online. 27 Großunternehmen hatten sich zusammengeschlossen, um das elektronische Recruitment selbst in die Hand zu nehmen. Inzwischen gehören 28 Firmen dazu. Über das Portal Jobstairs veröffentlichen diese ihre offenen Stellen, Bewerber werden direkt auf die Jobbörse der beteiligten Unternehmen weitergeleitet. Die technische Umsetzung verantwortete die Software- und Marketing-Agentur Milch & Zucker aus Bad Nauheim, die heute die Plattform betreut. Den beteiligten Unternehmen und der Agentur war eine einfache und kostengünstige Lösung wichtig. Die Firmen sollten ihre Stellenangebote selbständig ohne Nachbearbeitung veröffentlichen und verwalten. Früh entschlossen sich die Beteiligten zu einem gemeinsamen Standard für den Austausch von Personaldaten. Milch & Zucker hat sich für den HR-XML-Standard des gleichnamigen Konsortiums entschieden.

Die Anforderungen an das Bewerber-Management sind gestiegen. Immer mehr Interessenten verschicken ihre Unterlagen elektronisch an mehrere potenzielle Arbeitgeber. Personalverantwortliche stehen vor der schwierigen Aufgabe, dem Ansturm gerecht zu werden. Viele Initiativbewerbungen erreichen die Unternehmen unstrukturiert über unterschiedliche Kanäle. Außerdem suchen Firmen momentan weniger neue Mitarbeiter und konzentrieren sich auf das Beziehungs-Management, um mit den Interessenten im Gespräch zu bleiben.

Kompatibilität auch mit anderen Firmen

Ein reibungsloser Austausch von Inhalten und Daten zwischen verschiedenen Systemen ist wichtig. Dazu gehören ERP-Programme (Enterprise Resource Planning) etwa von SAP oder Peoplesoft sowie Content-Management-Systeme, die zur Bearbeitung von Stellenausschreibungen verwendet werden. Durch ein einheitliches Format lassen sich Inhalte über Unternehmensgrenzen hinweg austauschen.

Bisher verfügten nur wenige Unternehmen über HR-XML-Schnittstellen. Es kommen unterschiedliche Systeme und Datenformate zum Einsatz, um in internen und externen Jobbörsen Stellenausschreibungen zu veröffentlichen. Das neue Datenaustauschformat bietet zahlreiche Vorteile:

- Einmalige Erfassung, mehrmalige Nutzung: Standardisierte HR-XML-Austauschformate für Lebensläufe oder Stellenausschreibungen sparen Zeit. Arbeitgeber können die gleichen Anzeigentexte in unterschiedlichen Jobbörsen platzieren, ohne das Format oder Protokoll für jeden Empfänger neu anzupassen.

- Exaktes Matching: Ein standardisiertes System für die Beurteilung von Stellenausschreibungen und Bewerberdaten im XML-Format ermöglicht einen präzisen Abgleich der Daten nach unterschiedlichen Kriterien.

- Wissens-Management: Unternehmen können Fähigkeiten und Qualifikationen ihrer Mitarbeiter bestimmen und mittels eines standardisierten XML-Systems die Kompetenzen ihrer Mitarbeiter besser erfassen und verwalten.

Arbeitsabläufe vereinfachen

Wie verändert der XML-Standard den Arbeitsablauf bei Jobstairs? Jedes Unternehmen stellt aus seiner internen HR-Datenbank oder seinem Content-Management-System eine Jobliste mit den Stellenangeboten als XML-Datei über eine HR-XML-Schnittstelle auf einem unternehmenseigenen Server zur Verfügung. Einmal täglich erfolgt ein Abgleich der bereits veröffentlichten Daten mit den neu importierten Stellenangeboten über eine dafür entwickelte Java-Applikation. Die Daten werden in ein Datenbank-Cluster übertragen, nach Suchkriterien geordnet und für statistische Auswertungen in der Jobstairs-Datenbank gespeichert.

Anschließend werden die Daten der einzelnen Stellenangebote mittels DOM-Parser (Document Object Model) weiterverarbeitet, nach Schlagworten durchsucht, den verschiedenen Jobkategorien Branche, Funktion, Berufsfeld, Region und Einstiegsniveau zugeordnet und in die Datenbank übertragen. Es folgt die Umwandlung von HR-XML zu einer HTML-Datei. Damit die Stellenangebote bei Jobstairs im jeweiligen Design des Unternehmens dargestellt werden können, wurde für jedes Unternehmen ein eigenes XSL-Template erstellt. Firmen können ihre offenen Stellen sowohl in ihren internen Jobbörsen erfassen als auch automatisch für Jobstairs bereitstellen.

Individuelle Anpassung möglich

Als Grundlage der Datenübertragung dient das Staffing Exchange Protocol (SEP) 1.1 mit der Job-Position-Posting.dtd des HR-XML-Konsortiums, die für die Abbildung von Stellenangebotsdaten entwickelt wurde. Hiermit lassen sich beispielsweise Informationen zu den Adressdaten der Ansprechpartner, zu den Anforderungen und den gewünschten Qualifikationen des Bewerbers darstellen.

Einige XML-Elemente wurden für Jobstairs zu Pflichtfeldern erklärt, damit die Suche über Einstiegsniveau, Funktionen oder Regionen möglich ist. Um interne Unternehmensbezeichnungen, Referenzen für Stellenangebote in verschiedenen Sprachen sowie Angaben zur gewünschten Popup-Größe des Stellenangebots abbilden zu können, hat Milch & Zucker für die Online-Stellenbörse Jobstairs den Standard um einige HR-XML-Elemente ergänzt. Hierbei war wichtig, ihn im Kern vollständig und unverändert zu übernehmen, um die Kompatibilität zu anderen Programmen, die ihm ebenfalls entsprechen, zu erhalten. Die Ergänzungen wurden in einem gesonderten Bereich der dtd-Datei untergebracht und deutlich gekennzeichnet.

Wenn Bewerber eine passende Stelle finden, klicken sie in der Stellenanzeige auf den Link "Online-Bewerbung" und gelangen direkt zum ausschreibenden Unternehmen. Damit verlassen sie die Jobstairs-Plattform. Alle weiteren Bewerbungsschritte finden auf den Web-Seiten der jeweiligen Arbeitgeber statt.

Standards sparen Zeit

Bewerber können bei Jobstairs aber auch selbst ein Stellengesuch aufgeben. Dazu füllen die Kandidaten ein Online-Formular mit ihren persönlichen Daten und Berufserfahrungen aus. Alle Personalabteilungen der teilnehmenden Unternehmen haben Zugriff auf diese Bewerberprofile. Auch diese Daten können in Form einer HR-XML-Datei exportiert werden. Damit vermögen die Mitarbeiter der Personalabteilungen in den Unternehmen die HR-XML-Dateien in die internen Bewerber-Management-Systeme der Firmen zu integrieren.

Hierzu wird die Job-Position-Seeker.dtd aus dem SEP 1.1 des HR-XML-Konsortiums verwendet. Mit dieser Spezifikation kann der Bewerber gewünschte Branchen und Berufsfelder angeben. Neben einem Adressfeld und persönlichen Daten können Interessierte Angaben zu ihrem Schul- und Studienabschluss, Berufs- und Projekterfahrungen oder Praktika eintragen. Auskünfte zu früheren Arbeitgebern, Beschäftigungszeiten, Sprachkenntnissen und technischem Wissen sind ebenfalls möglich. Auch für das gewünschte Eintrittsdatum und die Beschäftigungsart ist ein Eingabefeld vorgesehen.

Die teilnehmenden Unternehmen schätzen den hohen Grad an Automatisierung und Standardisierung. Einige Firmen sind bereits dazu übergegangen, auch andere Jobbörsen mit Daten via HR-XML zu versorgen und die bisherigen Austauschformate nicht länger zu unterstützen. Manche Unternehmen arbeiten bereits daran, ihre Formulare entsprechend HR-XML-fähig zu machen. (iw)

*Ingolf Teetz ist Chief Information Officer (CIO) von Milch & Zucker in Bad Nauheim und Projektleiter Jobstairs.

Was ist HR-XML?

Der Austausch von personalbezogenen (HR-)Daten zwischen Unternehmen und Online-Plattformen erfordert eine gemeinsame Methode und Form. XML (Extensible Markup Language) ist eine Spezifikation des World Wide Web Consortium (W3C) und wird als geeignetes Austauschformat im Netz anerkannt. HR-XML entstammt dem HR-XML-Konsortium, das sich für die Entwicklung und Verbreitung von standardisierten XML-Spezifikationen unter anderem zum Austausch von personenbezogenen Daten einsetzt. Das HR-XML-Konsortium ist eine unabhängige, nicht profitorientierte Organisation mit über 100 Mitgliedsunternehmen, darunter IBM, Microsoft, Oracle, Peoplesoft und SAP.

Abb: Inserate schnell ins Netz

Von der Stellenanzeige bis zur Veröffentlichung sind es nur wenige Schritte. Quelle: Milch & Zucker