Europäische Unternehmen haben dazugelernt: Laut einer aktuellen Untersuchung von Forrester Research Inc. verfahren die Firmen beim Einkauf von Software und IT-Services nicht mehr nach dem Ad-hoc-Prinzip, sondern folgen einem systematischeren Ansatz, um die Kosten im Zaum zu halten und Service-Level-Agreements (SLAs) in ihrem Sinne zu beeinflussen. Das international agierende Marktforschungs- und Beratungsunternehmen hat 191 IT- und Business-Entscheider von Unternehmen in Deutschland, Frankreich, den Niederlanden und Großbritannien zu ihren Sourcing-Gepflogenheiten befragt. 88 Prozent der teilnehmenden Firmen beschäftigen mehr als 5000 Mitarbeiter, knapp 70 Prozent erzielen Jahresumsätze von über einer Milliarde Euro.
Gut die Hälfte der im Rahmen der Forrester-Studie "Managing Cost and SLA Control through IT-Sourcing" befragten Entscheider ist überzeugt, mit Hilfe einer dedizierten Sourcing-Strategie bessere SLAs herausschlagen zu können. Darüber hinaus lässt sich auf diese Weise das Beschaffungs-Management deutlich kostengünstiger gestalten, so die Erfahrung von knapp 50 Prozent der Teilnehmer. Einen weiteren Vorteil sehen die Interviewten allerdings auch in der Möglichkeit, die Vielzahl an Partnern zu reduzieren (44 Prozent) und den Anbieter schneller auszuwählen (34 Prozent).
IT-Beschaffung ist noch kein Vorstandsthema
Das Thema IT-Sourcing ist derzeit kaum in der Geschäftsführung angesiedelt: Bei 45 Prozent der Unternehmen kümmert sich ein "Contract-Manager" auf mittlerer Management-Ebene um die Software- und Servicepartner. Er evaluiert Angebote, trifft die Auswahl, führt Verhandlungen und betreut die Lieferanten. Rund 40 Prozent dieser Sourcing-Profis berichten direkt an den CIO, der in europäischen Vorstandsetagen bislang allerdings eher selten zu finden ist. "Sinnvoller wäre ein Sourcing-Verantwortlicher auf oberster Ebene, der sowohl über IT- als auch Business-Know-how verfügt", rät Manuel Méndez, Associate Analyst bei Forrester und Autor der Studie.
Anbieterauswahl und Verhandlungstaktik sind Disziplinen, die die Unternehmen mittlerweile gut beherrschen: So konnten 38 Prozent der Studienteilnehmer dank ihres zunehmend zentralisierten Vendor-Managements im ablaufenden Jahr deutlich höhere Einkaufsrabatte erzielen als im Vorjahr. Um ihre Verhandlungsposition noch einmal zu verbessern, planen insgesamt 45 Prozent der Firmen, die Zahl ihrer Softwarelieferanten im kommenden Jahr weiter zu reduzieren - jedes vierte Anwenderunternehmen will seinen Partnerbestand um bis zu zehn Prozent verringern. Gegenwärtig bezieht gut ein Drittel der befragten Unternehmen Produkte von mehr als 30 Softwareanbietern - lediglich 18 Prozent kommen mit maximal zehn Lieferanten aus.
Von einem übersichtlicheren Anbieterkreis versprechen sich die Sourcing-Entscheider in erster Linie, die für das Vendor-Management anfallenden Kosten zurückzufahren. Ein weiteres Motiv ist der Ausbau strategischer Partnerschaften mit den wichtigsten Anbietern. Bei der Auswahl ihrer künftigen Softwarelieferanten achten die Unternehmen insbesondere auf deren technisches Know-how, den Preis, aber auch die Finanzkraft der Partner in spe sowie den gebotenen Leistungsumfang.
Mit einer Reduktion der Anbieterzahl allein ist es nach Meinung von Forrester allerdings nicht getan. In einem nächsten Schritt müsse die Leistungskontrolle segmentiert werden, so die Empfehlung der Consultants: Demnach sollte die Performance strategischer Partner anhand differenzierter Verfahren gemessen werden, während bei Commodity-Anbietern einfachere Schemata genügten.
Der Umfrage zufolge sind die Unternehmen mit den gegenwärtigen Preismodellen der Softwareanbieter alles andere als zufrieden. Das Gros der Firmen bezahlt derzeit nach dem Named-User-Prinzip (66 Prozent) beziehungsweise pro Server (58 Prozent) oder CPU (54 Prozent). Mehr als die Hälfte der Entscheider (56 Prozent) würde jedoch eine nutzungsorientierte Lizenzmetrik bevorzugen - ein Preismodell, das derzeit nur 31 Prozent der befragten Unternehmen vergönnt ist.
Als größte Herausforderung im Hinblick auf das aktuelle Software-Pricing empfinden die Unternehmen die damit einhergehenden hohen Wartungskosten (47 Prozent) - laut Studie ein Alarmsignal für Softwareanbieter, deren Lizenzmetrik hohe jährliche Kosten nach sich zieht: Immerhin 48 Prozent der Firmen, denen dieser Aspekt Kopfschmerzen bereitet, wollen die Zahl ihrer Anbieter 2005 zurückfahren. Nach Einschätzung von Forrester dürften besagte Lieferanten zu den ersten Opfern der angestrebten Rationalisierung gehören. Doch nicht nur die Kosten, auch die hohe Komplexität der aktuellen Zahlungsmodelle, deren unzureichendes Alignment mit den jeweiligen Geschäftszielen (jeweils 21 Prozent) sowie mangelnde Flexibilität (elf Prozent) sind den Unternehmen ein Dorn im Auge.
Lizenznachverhandlungen werden zum Trend
Der Wunsch nach mehr Flexibilität ist letztlich auch eines der Hauptmotive der Unternehmen für das emsige Nachverhandeln von Softwarelizenzen - ein Trend, der sich laut Forrester-Studie in den kommenden zwölf Monaten noch verstärken dürfte: Im laufenden Jahr haben 19 Prozent der Befragten mindestens 20 Prozent ihrer bestehenden Verträge neu ausgehandelt - 2005 planen dies bereits 24 Prozent der Unternehmen. Dabei geht es den Entscheidern in erster Linie darum, sich mehr Spielraum für potenzielle Geschäftsveränderungen (83 Prozent) sowie Preisverhandlungen (75 Prozent) zu schaffen.
An Verhandlungsgeschick haben die Unternehmen mittlerweile gewonnen. Doch die Dauer der einzelnen Verhandlungszyklen, die sich in Extremfällen bis zu zwei Jahre hinziehen können, bremst den Sourcing-Prozess derzeit noch aus: Laut Studie benötigt mehr als die Hälfte der befragten Unternehmen im Schnitt zwischen vier und neun Monate, um Softwarelizenzen oder einen typischen Dienstleistungsvertrag neu auszuhandeln. Nach Ansicht von Forrester-Analyst Méndez spiegelt die Dauer der Verhandlungen den Etablierungsgrad der Sourcing-Strategie wieder: "Je besser diese etabliert ist, desto kürzer die Verhandlungszeiten", so sein Fazit.
Bescheidene Investitionen in Open Source
Open Source ist ein Thema, das in den aktuellen IT-Sourcing-Strategien der Unternehmen noch wenig berücksichtigt wird: Lediglich zwölf Prozent der Firmen wollen im kommenden Jahr mehr als 500 000 Euro für quelloffene Software ausgeben, während das Gros der Befragten die dahin gehenden Investitionen auf unter 250 000 Euro beschränken wird. "Das Open-Source-Know-how in den Unternehmen ist noch nicht sehr ausgeprägt, zudem haben die Anwender nach wie vor Bedenken hinsichtlich des Supports", begründet Forrester-Experte Méndez das verhaltene Interesse.