DERZEIT LAGERN bereits 85 Prozent der deutschen Unternehmen IT-Leistungen aus. Den größten Anteil hält dabei die Softwareprogrammierung. Danach folgen DV-Schulung und -Training, im Mittelfeld bewegen sich Systembetreuung sowie die Wartung von Software und Hardware. Die Installation von Hardware und Software übernehmen die Unternehmen in der Regel noch selbst, nur 25 Prozent beanspruchen hierfür externe Dienste. Generell ist festzustellen, dass größere Unternehmen viel stärker auf externe IT-Services zurückgreifen als kleinere.
Ein wichtiges Argument für die Auslagerung von IT-Leistungen sind die Kosten, die im Mittelstand häufig zu hoch sind. Die Unternehmensberatung Roland Berger rechnet für die Jahre 2001 bis 2004 mit einem Anstieg der IT-Ausgaben von durchschnittlich sieben Prozent. Hauptursachen dafür sind die mangelnde Kontrolle der IT-Prozesse durch die Unternehmensleitungen, nicht kompatible Plattformen und die Neigung, Software selbst zu entwickeln. Hier liegt erhebliches Einsparpotenzial, das im Schnitt 20 bis 35 Prozent ausmachen kann und in allen Feldern der IT vorhanden ist: im Einkauf von Standardleistungen (Softwarelizenzen), zu hohen Hardwarekosten, zu langen Entwicklungszeiten, in vernachlässigten Wartungsverträgen, aber vor allem in nicht optimierten internen ITProzessen. Ein weiteres Beispiel sind Rechenzentren, die im Mittelstand meistens nicht optimal ausgelastet sind und schnell zum gefährlichen Kostentreiber heranwachsen. Alle diese Faktoren schlagen sich in einem niedrigen Renditebeitrag der IT nieder.
Ob sich dieser Renditebeitrag durch die Zusammenarbeit mit einem externen Dienstleister mittelfristig erhöhen lässt, hängt entscheidend von dessen Kompetenz
Risiken erkennen spart Kosten
ab. Ein wichtiges Kriterium in diesem Zusammenhang ist das Thema Risiko-Management, das in der Praxis Banken und Investoren zunehmend auch vom Mittelstand erwarten. Aktives Risiko-Management heißt, die Gefahren für das Unternehmen zu erkennen, zu klassifizieren, zu bewerten und in einem Portfolio darzustellen und zu steuern. Besonders die mit der IT verbundenen Risiken sind heute stark angewachsen. So hat die erfolgreiche Bewältigung von ITProjekten eine erhebliche Bedeutung für die strategische Wettbewerbsfähigkeit der Unternehmen. Einer McKinsey-Studie zufolge machen IT-Projektkosten 40 Prozent des IT-Budgets aus. Frühzeitiges Erkennen von Risiken und rechzeitiges Gegensteuern führen deshalb zu einer Verringerung der Gesamtkosten, auch in Bezug auf die Anwendungen im laufenden Betrieb.
Dennoch stellt IT für ein Industrieunternehmen, den Handel oder die Dienstleistung keine unternehmerische Kernkompetenz dar, sondern eine klassische Supportfunktion, die jedoch ständig steigende Investitionen verlangt. Immer mehr mittelständische Betriebe müssen erkennen, dass ihnen die Kompetenzen und Ressourcen fehlen, um die damit verbundenen Risiken zu beherrschen oder gar zu steuern. Hier bietet es sich auch im Sinne einer Absicherung gegenüber Dritten etwa Banken oder Kunden an, das geforderte Risiko-Management mit der entsprechenden Verantwortung auf einen externen Dienstleister zu übertragen.
Über den Tellerrand schauen
Ein weiteres Problem des Mittelstands besteht darin, dass er im Gegensatz zu Großunternehmen kaum in der Lage ist, ein internes Benchmarking seiner IT durchzuführen. Dadurch fällt es ihm schwer, Leistungslücken selbst zu erkennen und geeignete Maßnahmen zur Verbesserung einzuleiten.
Zu den typischen Benchmarking- Objekten gehören IT-Kosten (Kosten je Arbeitsplatz), ITProzesse (Softwareentwicklung, Hotline-Service, Betreiben von Anwendungssystemen), Kosten und Ausbildung von IT-Mitarbeitern (Ausbildungsstand, Weiterbildungskosten, Fluktuationsrate) sowie die Hardware im Hinblick auf Kosten und Auslastung. Sollte ein derartiges Benchmarking nicht aus eigener Kraft möglich sein, empfiehlt es sich, einen Dienstleister damit zu beauftragen. Dieser analysiert zum Beispiel die Kosten für einen Arbeitsplatz, ein Hotline- oder Anwendungssystem und unterbreitet dem Auftraggeber Vorschläge für deren günstigeren Betrieb. Das Ziel ist letztlich, Verbesserungspotenziale zu ermitteln, um die eigenen Schwächen zu beseitigen oder zu reduzieren.
Ein drittes Argument für die Nutzung externer Dienste liegt im Druck der Integrationsprojekte. Der Zwang für mittelständische Firmen, ihre Systeme mit denen anderer Unternehmen kommunizieren zu lassen, wird durch die Vernetzung von E-Business-Technologien immer größer. Internet- Plattformen, Customer-Relationship- Management und Supply- Chain-Management sind Themen mit hoher Priorität.