Elf Tipps für CIOs

IT-Ressourcen effizienter einsetzen

14.10.2011 | von Henrik Ortlepp
Kräftezehrend und ineffizient: Kapazitätsplanung ist ein Kampf gegen eine vielköpfige Hydra.

Unternehmensbereiche und Projekte rangeln ständig um die knappen Kapazitäten. Jedem gerecht zu werden ist beinahe unmöglich. Hier sind elf Tipps, wie ein CIO mit dieser Herausforderung umgehen kann.

1. Priorisieren Sie. Sorgen Sie dafür, dass Sie eine reelle Chance haben, mit den vorhandenen Ressourcen erfolgreich zu sein. Konzentrieren Sie auf die wichtigsten Initiativen, ohne die anderen aus den Augen zu verlieren. Dabei ist vielleicht auch einmal ein Kompromiss einzugehen. Möglicherweise müssen Sie sich nach neuen Strategien der Personalbesetzung umsehen. Aber was auf dem Papier nicht funktioniert, geht im echten Leben erst recht nicht.

2.Seien Sie realistisch. Die meisten Unternehmen tragen Scheuklappen, wenn es um die Verfügbarkeit von Ressourcen geht. Prüfen Sie genau, wie viele Ressourcen-Stunden zur Verfügung stehen - ohne Verwaltungsaufwand, Urlaub, außerplanmäßige Arbeit etc. Und verschaffen Sie sich einen Überblick darüber, wer oder was um Ihre Zeitressourcen konkurriert.

3. Etablieren Sie ein Nachfrage-Management. Zur Kapazitätsplanung gehört es, einen Ausgleich zwischen Angebot und Nachfrage herzustellen. Sie funktioniert daher nicht ohne einen Nachfrage-Management-Prozess, der auch das Aussortieren verschwenderischer, überflüssiger oder geringwertiger Aufgaben umfasst. Ein Priorisierungs- und Scoring-Mechanismus als Kompromissgrundlage und Hilfsmittel bei Ressourcenkonflikten ist unumgänglich.

4. Misten Sie aus. Unnötig aufgeblähte Prozesse sind Produktivitätskiller. Versammeln Sie alle für Ihren Prozess relevanten Teams in einem Raum, heften Sie Ihren Implementierungsprozess von Anfang bis Ende an die Wand. Alles, was überflüssig oder ineffizient ist, muss zum Vorschein kommen. Versuchen Sie, verzichtbare Genehmigungsmechanismen durch Checklisten zu ersetzen. Seien Sie bereit, die Notwendigkeit jedes einzelnen Schritts und Datenelements zu hinterfragen.

5. Beziehen Sie das mittlere Management ein. Bei einem Unternehmen handelt es sich um ein Ökosystem. Deshalb darf die Ressourcenkapazitätsplanung nicht die alleinige Aufgabe einer bestimmten Gruppe oder Person sein. Die Mitarbeiter des mittleren Managements müssen involviert werden. Sie sind diejenigen, die ihre Ressourcen am besten kennen.

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