Die Daten- und Verrechnungszahlenermittlung ist dabei die kleinere Herausforderung. Firmen sollten eine von Hardware- und Softwareherstellern unabhängige Lösung zur IT-Weiterverrechnung wählen, die auch nach einem Wechsel auf andere Rechner oder Applikationen verwendet werden kann.

Abrechnung transparent und schnell

Ein Verrechnungssystem sorgt allerdings nicht notwendigerweise auch für transparente Abrechnungsprozesse. Um dem Unwillen der IT-Nutzer vorzubeugen, sollte die Verrechnungssoftware beispielsweise Datenvolumina übersichtlich aufschlüsseln und damit für die Kostenstellenverantwortlichen nachvollziehbar darstellen. Mittlerweile existieren Applikationen, die die gewonnenen Informationen den Abteilungsleitern transparent über eine Web-Schnittstelle darstellen und gleichzeitig rasch Volumina ermitteln können.

Einerseits müssen Applikationen, die Verrechnungsdaten erfassen, leistungsfähig sein, andererseits dürfen sie die auszuwertenden IT-Systeme nicht belasten, denn die Datenermittlung findet in produktiven Umgebungen und während der normalen Arbeitszeit statt. Die ermittelten Informationen sollten in beliebigen Formaten verfügbar sein. Es empfiehlt sich, die gewonnenen Daten in einer Datenbank abzulegen, so dass eine Historisierung sowie Wachstumsprognosen möglich sind. Die ausgewählte Anwendung sollte mit den gewünschten Verrechnungssystemen und ERP-Systemen reibungslos zusammenarbeiten können. Das Verrechnungssystem sollte die Abrechnung ebenfalls im gewünschten Format darstellen und eine Kostenstellenverwaltung integrieren.

Eindeutige Empfehlungen zu Gunsten einer bestimmten Lösung lassen sich nicht treffen. Entscheidend ist, ob das erarbeitete Verrechungskonzept in der Lösung optimal abgebildet werden kann. Excel-Tabellen, wie sie bis in den gehobenen Mittelstand sogar in verschiedenen Konzernen den Standard darstellen – sind dafür sicherlich nur unzureichend geeignet.