Ein Facility-Management-System auf der Basis von Oracle und "CAD 400 Bau" sorgt bei der Grossbank Austria in Zukunft fuer mehr Transparenz und Flexibilitaet sowie fuer kuerzere Reaktionszeiten, wenn es um Gebaeude und deren Verwaltung geht. Anne Christina Remus* zeigt die Realisierungsschritte auf und schildert die Erfahrungen der Banker.
Seit der Fusion von Zentralsparkasse und Laenderbank, deren Ursprung bis zur Jahrhundertwende zurueckreicht, ist die Bank Austria mit einer Bilanzsumme von rund 600 Milliarden Schilling die groesste Bank Oesterreichs. In Wien hat sie drei Verwaltungsgebaeude, in ganz Oesterreich rund 400 Zweigstellen.
Derzeit sind rund 9200 Mitarbeiter fuer das Haus taetig, davon rund 3700 in zentralen Bereichen und 5500 in den Zweigstellen. Die Nutzflaeche der drei Verwaltungsgebaeude in Wien sowie der Filialen belaeuft sich auf insgesamt 320 000 Quadratmeter. Das zieht einen entsprechend hohen Verwaltungsaufwand nach sich.
Umbau erfordert neue Ablaeufe
Bauliche, technische und betriebliche Voraussetzungen, die ein reibungsloses Funktionieren des Vertriebsnetzes garantieren, muss die Division "Informatik und Bankbetrieb" schaffen. Sie gliedert sich in mehrere Bereiche, darunter auch Bauen und Technik: Dieser Sektor ist fuer die Entwicklung, Planung und Errichtung aller Bau- und Technikvorhaben des Bankkonzerns verantwortlich sowie fuer die gesamte DV-Entwicklung und den DV-Betrieb mit drei Rechenzentren. Weitere Bereiche sind die Sicherheit (sicherheitstechnischer Dienst), Betriebsorganisation (Raumvergaben) sowie der Wirtschaftsbereich, der fuer Verwaltung, Instandhaltung und technische Betriebsfuehrung aller Objekte und Liegenschaften zustaendig ist.
Im Jahr 1990 begann die Bank mit dem Umbau ihres Hauptgebaeudes, der zwei Jahre dauern sollte. Heute umfasst der Bau eine Nutzungsflaeche von rund 23000 Quadratmetern. Parallel hierzu entstand bis Ende 1993 der Neubau eines Verwaltungszentrums mit einer Nutzungsflaeche von 103000 Quadratmetern. Diese Baumassnahmen sowie Plaene fuer kuenftige vertriebsflaechendeckende Projekte veranlassten den Bankkonzern, die Ablaeufe in den einzelnen Abteilungen neu zu ueberdenken.
Inselloesungen in Teilbereichen, die fehlende Abstimmung der gespeicherten Datenstrukturen und -inhalte sowie die nicht vorhandene Vernetzung eng miteinander kooperierender Abteilungen erschwerten die Arbeit. Mehr Transparenz und Flexibilitaet, kuerzere Reaktionszeiten und vor allem eine Standardisierung der Arbeitsablaeufe waren erforderlich, um einen reibungslosen Ablauf des Tagesgeschaefts auch in Zukunft sicherstellen zu koennen. Da viele der gebaeudebezogenen Daten entweder ueberhaupt nicht oder aber mehrfach vorhanden waren, beschloss man 1991, die waehrend der Durchfuehrung der aktuellen Baumassnahmen anfallenden Daten zu erfassen und zu einem einheitlichen Konzept zusammenzufuegen. Dies sollte durch die stufenweise Einfuehrung eines einheitlichen DV- gestuetzten Facility-Management-Systems fuer die technische und wirtschaftliche Gebaeude- und Liegenschaftsbewirtschaftung realisiert werden.
Im Fruehjahr beauftragte das Geldinstitut das Wiener Beratungs- und CAD-Dienstleistungsunternehmen Plandata mit der Erstellung eines Pflichtenhefts fuer das kuenftige System. Die 1988 gegruendete Plandata befindet sich zu 70 Prozent im Besitz von Achammer- Tritthart & Partner, Oesterreichs groesstem Architekturbuero, und zu 30 Prozent im Besitz der Dataservice.
Mitte des Jahres gruendete man dann ein Team, das sich aus Vertretern aller am Projekt Bau-Objekt-Management-System (BOMS) beteiligten Abteilungen zusammensetzte. Eine Ausnahme bildete der Informatikbereich, der vorerst nicht am Projekt beteiligt war. Das Bau-Objekt-Management-System sollte die Dokumentation von Bau- und Bestandsobjekten, darin enthaltener Produkteinheiten (Anlagen, Geraete, Artikel, Einrichtungsgegenstaende etc.) sowie die Abwicklung von Bauprojekten umfassen. Darueber hinaus sollte es die Betreuung und Instandhaltung aller Objekte unterstuetzen, deren Daten im BOMS betreut werden.
Der Projekt-Management-Bereich des Systems sollte der Abteilung Bauen und Technik eine bessere Planung und eine effizientere Abwicklung der Bauprojekte bringen, was man dadurch erreichen wollte, dass die fuer das gesamte Projekt-Management eingesetzten Methoden vereinheitlicht und vom DV-System unterstuetzt wurden. "Die notwendige Dokumentation sollte erfasst und periodisch aktualisiert werden, ferner die Datenredundanzen gesenkt, der Informationsfluss zwischen Abteilungen vereinfacht, die Reaktionszeiten gesenkt und ein schneller Zugang auf aktuelle Daten moeglich werden," schildert Gerhard Muellner, Abteilungsleiter Bauen und Technik, die Ziele, die das Bankunternehmen fuer sein Facility-Management-Projekt definiert hatte.
In einem ersten Schritt wurde eine Masterstudie erstellt. Sie sollte prinzipielle Einsatzmoeglichkeiten in den einzelnen Bereichen speziell im Hinblick auf die bereits vorhandenen Module pruefen. So zeigte sich beispielsweise, welche der derzeitigen Inselloesungen beibehalten und in das kuenftige System eingebunden werden konnten.
CAD-System und relationale Datenbank
Resultierend aus dieser Studie erarbeitete man ein detailliertes Profil des zukuenftigen Systems. Man hatte vor, alle wichtigen Daten, die einen Bau oder ein Objekt betreffen, im zentralen System zu speichern, das sowohl eine relationale Datenbank als auch ein leistungsfaehiges CAD-System beinhalten sollte. Saemtliche Daten sollen in integrierter Form dem jeweiligen Benutzer staendig zur Verfuegung stehen.
Ein Feinpflichtenheft sowie ein Datenmodell mit zugehoeriger Datenstruktur und den einzelnen Kriterien wie Funktionalitaet, Datenvolumen, Maskenrichtlinien und Reports wurden erstellt. Daraufhin begann die Suche nach einem geeigneten System. Neben der Funktionalitaet waren besonders Offenheit, Flexibilitaet sowie die Moeglichkeit eines direkten Supports wichtig. Die Verantwortlichen liessen sich zahlreiche Loesungsmoeglichkeiten zeigen. "Aber kein Anbieter hatte zu dem Zeitpunkt eine passende Gesamtloesung fuer Facility Management", so Muellner. "Es hat dann einen Zeitpunkt gegeben, wo wir uns keine weiteren Produktvorfuehrungen mehr ansehen wollten."
Im Herbst 1991 entschied sich das Unternehmen schliesslich fuer den Einsatz von CAD 400 Bau von HAN Dataport mit Sitz in Wien und Muenchen und fuer die Datenbank Oracle.
Oracle wurde vom Wiener Datenbankdienstleister SPA Handelsgesellschaft angeboten. Die Benutzeroberflaeche ist Oracle 4 fuer Windows, so dass der Integration der Benutzeroberflaeche des Bau-Management-Systems in die gewohnte Oberflaeche von MS-Windows nichts im Wege steht. Die Uebernahme von Informationen aus dem CAD- System erfolgt mittels Datentransfer. Ein Wechsel zwischen CAD 400 und der Datenbank unter Weitergabe der gerade bearbeiteten Objekte an das jeweils andere Programm ist ausserdem Bestandteil des Systems.
CAD 400 bietet eine durchgaengige, auf einem Datenmodell basierende Projektabwicklung. Das Modul "FM" stellt Anwendungen fuer das Objekt-Management bereit, wie zum Beispiel Wartung/ Instandhaltung, Flaechen-, Umzugs- und Inventar-Management, Anlagen- und Kostenstellenverwaltung mit Personalzuordnung. Eine Makrosprache, Grafikmenues fuer die Benutzerfuehrung, die notwendige Anpassungen unterstuetzt, sind weitere Bestandteile des CAD- Systems. Zur Bedienbarkeit wird die Benutzeroberflaeche auf die Anforderungen der einzelnen Abteilungen beschraenkt, eine Rechtevergabe fuer den Zugang zum System ist ebenfalls vorhanden.
Umzug bereits auf Basis des FM-Systems
Fuer die Bausoftware existiert eine Kooperation zwischen IBM und HAN, die die gemeinsame Produktentwicklung, das Marketing und den Vertrieb umfasst.
Sowohl Datenbank als auch CAD-System laufen auf einem IBM-RISC- System/6000-Server, Modell 370, mit 128 MB Hauptspeicher und 1 GB Plattenkapazitaet und vorerst acht IBM PS/2 mit OS/2-, Windows- und Oracle-Clients. Diese Loesung ist in das Netzwerk der Bank integriert.
Im ersten Halbjahr 1993 wurden dann die beiden externen Dienstleister, die SPA Handelsgesellschaft mbH und Plandata, in einer Arbeitsgemeinschaft mit der Realisierung des inzwischen klar formulierten Projekts beauftragt. SPA sollte die Datenbankapplikation entwickeln und Plandata das fachspezifische Wissen beisteuern sowie den Einsatz des CAD/FM-Systems, die Raumbucherstellung und die Bestandsplanung ausfuehren. Das gesamte Projekt wurde mit einem Kostenaufwand von rund 12 Millionen Schilling fuer Hard- und Software sowie Dienstleistungen veranschlagt.
Mit Unterstuetzung der Plandata sind mittlerweile die CAD- Bestandsplanaufnahme und die Einrichtungsplanungen fuer die neuen Gebaeude nahezu abgeschlossen. Ein grosser Teil der Zweigstellen wurde im Zuge der fusionsbedingten Projekte im Bereich des baulichen Bestands und der Einrichtung vor Ort kontrolliert und erfasst.
Die Strukturen sind inzwischen so weit gereift, dass das Fuellen der Datenbank mit neuen Daten beziehungsweise die Uebernahme des Datenmaterials aus den bestehenden Systemen moeglich ist.
Seit Jahresbeginn laeuft das System in Echtbetrieb. So wird beispielsweise in der Abteilung Bauen und Technik die Projektentwicklung zur Gaenze ueber das neue Management-System durchgefuehrt.
"Bis wir Betriebskosten einsparen koennen, ist noch ein langer Weg zu gehen. Fest steht, dass man durch Instandhaltung die Lebensdauer eines Gebaeudes verlaengern und Betriebskosten reduzieren kann. Wir haben mit dem System mehr Kostentransparenz, ein Minimum an Datenredundanzen und schnelle und aktuelle Aussagen ermoeglicht."
* Anne Christina Remus ist freie Autorin in Kuddewoerde bei Hamburg.