Die Inanspruchnahme von externen IT-Dienstleistungen gilt als bewährte Methode, um die IT-Kosten zu senken. Entscheidend ist dabei, dass die Sparmaßnahmen nicht zu Qualitätsverlusten oder Leistungseinbußen führen. So lassen sich durch das Einfrieren von IT-Projekten zwar kurzfristige Einsparungen erzielen. Langfristig kann diese Entscheidung jedoch negative Auswirkungen auf das Unternehmen - etwa den Verlust der Wettbewerbsfähigkeit oder von Innovationen - haben. Erfolgskritisch ist auch die Ermittlung, welche Bereiche besser inhouse betrieben und welche an eine externen Dienstleiter ausgelagert werden sollen.
Aber wie kann der CIO herausfinden, wie er welche Organisationsbereiche, Prozesse oder Services effizienter betreiben beziehungsweise auslagern kann? Welche Bereiche sind unternehmenskritisch? Und welche Steine lassen sich von der Mauer entfernen, ohne dass sie einstürzt? Die Beantwortung dieser Fragen sollte der CIO nicht Schätzungen oder Vermutungen überlassen. Gefragt sind vielmehr Methoden, die auf Fakten und praktischen Erfahrungen basieren - etwa auf objektiven Benchmarks mit Key-Performance-Indicators (KPI), Best-Practise-Prozessen und wettbewerbsfähigen Marktpreisen.
Um den Wert der IT zu bewerten, ist nicht nur den Preis relevant. Auch die Qualität und die Serviceleistungen bezogen auf die Geschäftprozesse müssen als Preistreiber bei einem Vergleich mit anderen Anbieterunternehmen in den Gesamtkosten berücksichtigt werden. Ein hoher Preis kann ja auch dadurch zustande kommen, dass der IT-Dienstleister mehr Wertschöpfung durch bessere Service-Leistungen erreicht hat und dadurch wettbewerbsfähiger ist. Und damit wäre der Preis berechtigt. Vor diesem Hintergrund kommt es darauf an, nicht nur die Service-Preise, sondern auch den Business-Value, den die jeweiligen externen Leistungen für den Kunden erzielen, in die Preiskalkulation einzubeziehen.
6 Tipps für mehr Kosteneffizienz
Messen Sie, was einzelne IT-Komponenten oder IT-Services zu Ihren Unternehmenszielen beitragen;
Erhöhen Sie die Transparenz und den Reifegrad der Geschäftsprozesse.
Ermitteln Sie in einer internen Umfrage die Kundenzufriedenheit und fokussieren Sie sich anschließend auf die drei meistgenannten Verbesserungsvorschläge.
Ermitteln Sie den Marktpreis Ihres IT-Dienstleisters. Unterstützung erhalten Sie dabei von Benchmarking-Experten wie Metri oder anderen Beratungshäusern.
Verwenden Sie die Benchmarking-Ergebnisse, um wettbewerbsfähige SLAs (Service-Level-Agreements) auszuhandeln.
Bestehen Sie darauf, dass Ihr Lieferant für eine transparente Preisgestaltung in seinem Produkt- und Servicekatalog sorgt.
Um grundsätzlich zu messen, inwieweit die IT zu den Unternehmenszielen beiträgt, sind Best-Practices eine gängige Praxis. Voraussetzung dafür, dass sie zum Erfolg führen ist allerdings, dass der jeweilige Geschäftsprozess sehr transparent ist und einen möglichst hohen Reifegrad besitzt. Nur dann können IT und Business ihre Prozesse weitgehend standardisieren und effizient strukturieren und auf diese Weise die Prozessdurchlaufzeiten verringern, so dass sowohl in der IT-, als auch in den Fachabteilungen die Kosten sinken.
Hinzu kommt, dass bei der Bewertung, wie unternehmenskritisch einzelne Geschäftsanwendungen tatsächlich sind, häufig Fehler gemacht werden. Zum Beispiel priorisieren Fachabteilungen Programme für die Gehaltsabrechnung genau so hoch wie die ERP-Anwendung. Solche Fehleinschätzungen führen zu höheren Qualitätsvorgaben an die IT und damit wiederum zu höheren Kosten. Um dies zu vermeiden, sollte die IT den Fachabteilungen aufzeigen, welche Auswirkungen ihre Anforderungen auf die IT-Servicekosten haben und wer wie dazu beitragen kann, die Ausgaben einzudämmen. (sp)
Detlef Ahner ist Consulting Director & Partner bei der Beratungsfirma Metri Deutschland.