Millionen Laboranalysen müssen irgendwohin

Kein leichtes Unterfangen. Immerhin versorgt das neue Labor Berlin nicht nur rund 8.500 Krankenhausbetten von Charité und Vivantes mit Laborleistungen. In und um Berlin nutzen medizinische Einrichtungen aller Art für weitere 1000 Krankenhausbetten die labormedizinischen Analysen der neuen Organisation. Jeder zweite Patient bezieht entweder vor Ort oder auch mithilfe einer komplexen Logistik Laborleistungen von zentralisierten Standorten, insgesamt fallen rund 23 Millionen Laboranalysen jährlich an. Diese Leistungen müssen nicht nur berechnet, verbucht und verwaltet werden.

Für die Erstellung der Befunde benötigen Labormitarbeiter ein breites Spektrum an Materialien und Werkzeugen, die täglich über den Einkauf bestellt werden müssen. IT-Leiter Oliver Grotius setzt auf frei skalierbare Lösungen, die immer und überall verfügbar sind, Lösungen, die nicht Client- Server-, sondern Cloud-basiert laufen und den konsequenten Virtualisierungsansatz von Labor Berlin unterstützen. Für Grotius stand einer Implementierung der On-Demand-Mittelstandslösung von SAP daher nichts mehr im Weg, für deren Nutzung Mitarbeiter lediglich ein Login benötigen und die nur wenige Hardwareinvestitionen notwendig macht. Der Startschuss für das Projekt fiel am 1. September 2010 mit dem Ziel, noch vor Beginn des ersten Geschäftsjahres am 1. Dezember ein System implementiert zu haben, das geplanten 50 bis 70 Mitarbeitern in Labor und Verwaltung als technische Basis für ihre alltägliche Arbeit dienen sollte.
"Von der technischen Seite betrachtet lief das Projekt komplikationslos", sagt Grotius. "Aber natürlich gab es aufgrund des engen Zeitrahmens auch einige Herausforderungen zu bewältigen." So konnte das Business- ByDesign- Projektteam zwar bei der Einrichtung des ITSystems ganz neu ansetzen und eine Lösung ohne Altlasten implementieren. Dafür mussten jedoch alle Daten etwa für den Einkauf neu eingepflegt werden.

Change-Management war nicht ganz "ohne"

Zudem musste die noch kleine Organisation die künftigen Anwenderschulen. "Uns war beim Thema Schulung wichtig, die Balance zu halten zwischen den hohen Ansprüchen an die IT und dem, was den Mitarbeitern an Veränderungen zuzumuten ist", erklärt Grotius. Das bedeutete nicht nur einen erheblichen Aufwand für die Administration. Auch die Mitarbeiter vor allem in den Laboren, die sich rund um die Uhr an sieben Tagen in der Woche in ihren Diensten abwechseln, mussten Extraschichten schieben.

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