Maximilian Wieland
Prokurist und Leiter der EDV-Abteilung der Bayerischen Beamten-Lebensversicherung aG München
Die Datenerfassung im Hause war einmal eine Art Statussymbol. Man hatte seinen eigenen Computer und den eigenen Lochsaal.
Der gute Eindruck einer vielköpfigen, eigenen Datenerfassung ist inzwischen verschwunden. Zum einen durch die dezentrale Datenerfassung bis hin zur Online-Dateneingabe in den Fachabteilungen und am Sachbearbeiterplatz. Zum anderen durch die immer häufigere Anwendung von Belegleseverfahren. Die Zentrale Datenerfassung weist eindeutig abnehmende Tendenz auf. Auch der Ersatz von Lochern/ Prüfern durch moderne Erfassungsmaschinen, wie Banderfassungsgeräte, Datensammelsysteme täuscht darüber nicht hinweg: Dies ist nur ein Zwischenstadium.
Wie sieht es mit den Kosten der hauseigenen Datenerfassung aus? Service-Unternehmen, die ihre Dienste auf dem Gebiet der Datenerfassung anbieten, argumentieren, daß sie kostengünstiger arbeiten als der Anwender mit eigenem Kräften. Ich meine, man sollte diese Behauptung nicht kurzerhand als Werbeargument abtun, sondern sich die Mühe machen, die wirklichen Kosten der eigenen Erfassung zu errechnen.
In einem konkreten Fall ergab die Berechnung zum Beispiel, daß bei der Erfassung im eigenen Hause ( 18,5 Datentypistinnen, Maschinenmieten) die effektive Erfassung von 74 700 000 Zeichen pro Zeichen 0,0089 Mark kostete: etwa 44 Pfennig pro Datensatz mit 50 Zeichen. Wer die Angebotssituation auf dem Datenerfassungsmarkt verfolgt, weiß, daß dort diese Dienstleistung wesentlich kostengünstiger angeboten wird.
Es stellt sich jetzt die berechtigte Frage: Wieso können kleinere Service-Unternehmen kostengünstiger arbeiten?
Bei einem Datenerfassungs-Unternehmen ist nahezu jeder der in der Aufwandsberechnung enthaltenen Posten geringer zu veranschlagen:
Die Grundgehälter sind niedriger, zumal Erfassungsbüros häufig außerhalb unserer Wirtschaftszentren, teilweise sogar in wirtschaftlich ausgesprochen schwachen Gebieten ansässig sind. Die Betriebe kommen an den Wohnort ihrer Mitarbeiter, denen sie Fahrtkosten, lange Wegezeiten ersparen und damit ein von den Mitarbeitern hoch bewertetes Äquivalent für höhere Gehälter bieten. Dies gilt insbesondere für Teilzeitkräfte, für die bei längeren Wegezeiten eine Berufstätigkeit oft uninteressant ist.
Die Gehälter bei Datenerfassungsbüros brauchen, soweit mir bekannt, nicht mit einem Jahresfaktor um 14 hochgerechnet zu werden. Der Gemeinkostenanteil kann bei kleineren Unternehmen durch gute Organisation eines Schichtbetriebes gesenkt werden. Dazu kommt, daß in kleineren Orten auch die Raummiete wesentlich niedriger zu veranschlagen ist.
Entscheidend ist jedoch, daß die Leistung wesentlich über der von anwendereigenen Datenerfassungszentren liegt. Dies ist auf mehrere Faktoren zurückzuführen:
- Datenerfassungsbüros arbeiten sehr häufig mit Teilzeit- und Halbtagskräften, die relativ mehr leisten können als Ganztagskräfte.
- Die Service-Unternehmen können teilweise über Abrufkräfte verfügen, die je nach Arbeitsanfall eingesetzt werden, bei Arbeitsflauten aber keine Kosten verursachen.
- Die weitgehende Anwesenheit des oder der Unternehmer selbst, evtl., sogar deren eigene Mitarbeit, sorgt für ein straffes Arbeitstempo.
- Es gibt eine meist stark leistungsbezogene Entlohnung
- Niedrige Fehlzeiten, bedingt durch die persönliche Nähe des Unternehmers.
- Ein starker Angebotsdruck durch Bewerberinnen, die die Vorteile einer Teilzeitarbeit in unmittelbarer Nachbarschaft suchen.
Diese Faktoren tragen nicht nur quantitativ zu einer Leistungssteigerung bei, sondern auch zur Qualität der Erfassungsarbeit. So ist es nicht verwunderlich, daß Service-Unternehmen nicht selten bereit sind, Qualitätsgarantien zu geben.
Ich möchte .hier nicht ausschließlich der Datenerfassung außer Haus das Wort reden. Es darf auch bei der Kostengegenüberstellung keinesfalls unberücksichtigt bleiben, daß die Erfassung im eigenen Haus oft wesentlich schwierigere Arbeitsgänge zu bewältigen hat als dies bei den Erfassungsfirmen der Fall ist. Die eigenen Erfassungsarbeiten der Anwender sind zum Teil so kompliziert, daß sie nur von gut eingearbeiteten Mitarbeiterinnen ausgeführt und nicht außer Haus gegeben werden können. Diese Arbeiten sind es natürlich auch, die Leistung der Datentypist stinnen drücken.
Für Unternehmen, bei denen solche Arbeitsgänge einen wesentlichen Anteil an der Datenerfassung ausmachen, kann es schwierig, wenn nicht unmöglich sein, eine wirklich aussagekräftige Kostengegenüberstellung durchzuführen. Hier bringt nur gleich ob man im Haus oder außer Haus erfassen will - eines wirksame Abhilfe Arbeitsgänge und Erfassungsbelege müssen sukzessive vereinfacht und für eine rationelle Datenerfassung umgestellt werden. Handelt es sich aber um Erfassungsarbeiten, die auch von einem Erfassungsbüro ausgeführt werden können, dann meine ich, daß bei der heutigen Kostensituation von einem Anwender geprüft werden müßte, ob diese Arbeiten nicht kostengünstiger außer Haus gegeben werden sollten.