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iPhone-Praxis – Kalender optimal synchronisieren

Thomas Joos ist freiberuflicher IT-Consultant und seit 20 Jahren in der IT tätig. Er schreibt praxisnahe Fachbücher und veröffentlicht in zahlreichen IT-Publikationen wie TecChannel.de und PC Welt. Das Blog von Thomas Joos finden Sie unter thomasjoos.wordpress.com.
Die Synchronisierung des iPhone mit anderen Kalendern ist eine elementare Funktion. Die Standard-App hierfür bildet eine gute Basis, für eine optimale Synchronisierung gilt es allerdings einige Punkte zu beachten, die folgender Workshop erläutert.

Eine wichtige Anwendung bei Smartphones ist die Verwaltung von Terminen. Neben der reinen Planung von Terminen mit Geräten wie dem iPhone ist natürlich auch die Synchronisierung mit anderen Kalendern wichtig, zum Beispiel mit dem Exchange-Postfach oder Outlook. Dazu gehört natürlich auch die Verwaltung von Besprechungsanfragen.

Im iPhone ist eine Standard-App für die Verwaltung der Termine integriert, die Benutzern eine recht gute Hilfe ist. Doch für Power-User und Profis sind zusätzliche Apps notwendig, wenn Termine optimal verwaltet werden sollen. iPhones lassen sich problemlos mit allen wichtigen Diensten synchronisieren, um auch unterwegs terminlich immer auf dem neuesten Stand zu sein.

In den iCloud-Einstellungen können Sie festlegen, ob sich der Kalender auch mit iCloud synchronisieren soll, zusätzlich zum eigentlichen Kalender des E-Mail-Kontos.
In den iCloud-Einstellungen können Sie festlegen, ob sich der Kalender auch mit iCloud synchronisieren soll, zusätzlich zum eigentlichen Kalender des E-Mail-Kontos.

Tragen Sie einen Termin in der Kalender-App ein, synchronisiert das iPhone den Termin mit dem entsprechenden Kalender in Ihrem E-Mail-Postfach. Auch mit iCloud findet eine Synchronisierung der Kalenderdaten statt. Diese Einstellungen nehmen Sie im Bereich Einstellungen\iCloud vor. Die Einstellungen an dieser Stelle haben aber nichts mit der Synchronisierung der Termine mit dem eigentlichen E-Mail-Konto zu tun.

Durch die Synchronisierung mit iCloud können Sie also Kalenderdaten auf dem iPhone pflegen ohne auf ein E-Mail-Konto zugreifen zu müssen. Es ist aber empfehlenswert entweder ein E-Mail-Konto für die Kalender-Synchronisierung zu verwenden oder die Daten zu iCloud zu synchronisieren.

iPhone und Exchange

Wenn Sie das iPhone über Exchange ActiveSync mit einem Exchange-Postfach oder Office 365 verbunden haben, synchronisiert sich automatisch auch der Kalender mit dem Exchange-Postfach. Das gilt natürlich auch beim Einsatz mit Office 365 und anderen Diensten, die Kalendersynchronisierung ermöglichen, zum Beispiel GMail oder Outlook.com.

Die generellen Einstellungen für die Synchronisierung des Kalenders nehmen Sie im iPhone über Einstellungen\Mail, Kontakte, Kalender vor. Rufen Sie die Einstellungen des Exchange-Kontos auf, für das Sie den Kalender verwalten wollen. In der Verwaltung der Synchronisierung für das entsprechende Postfach finden Sie für die drei Bereiche Mail, Kontakte und Kalender jeweils einen Schieberegler, über den Sie generell die Synchronisierung ein- oder ausschalten.

Das gilt für alle Postfächer die Kalendersynchronisierung unterstützen. Generell ist es empfehlenswert möglichst nur einen einzelnen Kalender zu nutzen, da Sie ansonsten schnell ein Durcheinander erhalten.

Alternativ können Sie auf der Hauptseite, in der Sie die Konten verwalten, nach unten zum Bereich Kalender scrollen. An dieser Stelle legen Sie zum Beispiel den Standardkalender fest und konfigurieren, welche Zeiträume die Kalendersynchronisierung berücksichtigen soll. Die Zeitzone wird ebenfalls hier eingestellt. Die Einstellungen gelten dann für alle Konten, deren Kalender Sie synchronisieren.

Die Einstellung der Zeitzone ist besonders wichtig. Haben Sie auf dem iPhone eine andere Zeitzone als in Ihren Kalendern eingestellt, mit denen Sie synchronisieren, kann es zu Problemen kommen. Dann sind Termine, die Sie im iPhone eintragen, unter Umständen nicht korrekt synchronisiert und stehen in den synchronisierten Kalendern mit anderen Daten.