BARC-Studie

Investitionen ins Input Management rechnen sich

Michael Schiklang, Senior Analyst Enterprise Content Management, BARC
Systeme für die automatische Rechnungs- und Posteingangsbearbeitung bringen Unternehmen die erhofften Verbesserungen bei den Prozessdurchlaufzeiten und der effizienten Bearbeitung von Unterlagen. Das zeigt eine aktuelle Studie von BARC.
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Können moderne Systeme für das Input Management die Prozesse rund um Rechnungs- und Posteingang nachhaltig verbessern? Und sind solche Systeme für jedes Unternehmen geeignet? Das sind Fragen, denen das Marktforschungs- und Analystenhaus BARC in einer Anwenderumfrage unter 112 Fachbereichs- und IT-Entscheidungsträgern in der Region Deutschland, Österreich und Schweiz (DACH) nachgegangen ist.

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Im "BARC Survey Input Management" bestätigen ganze 91 Prozent der Unternehmensvertreter, dass sie dank Input-Management-Lösungen die Durchlaufzeiten ihrer Prozesse reduzieren konnten. Bei fast zwei Dritteln der Firmen sank nach der Einführung zudem der Bearbeitungsaufwand. Da moderne Lösungen viele Teilschritte automatisiert ausführen können, entlasten sie also die Anwender und sparen Zeit. Durch die frühe Digitalisierung der Rechnungen und die systematische elektronische Weiterleitung entfällt zudem der manuelle Transport, die Suche nach Informationen und Nachfragen wird erleichtert.

Positiv wirken sich sinkende Durchlaufzeiten auch auf das Credit Management aus, indem weniger Skontoverluste entstehen und keine Mahngebühren anfallen. Jedes zweite Unternehmen sieht hier einen positiven Effekt seit der Einführung eines Input-Management-Systems. Unterstützt wird eine reibungslose Rechnungsverarbeitung zudem durch Funktionen für das Fristen-Management, die heutige Systeme mitbringen.

Systeme auch für kleine Dokumentenmengen

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Systeme für Input Management, so zeigt die Studie weiter, sind nicht nur für große Unternehmen mit hohem Dokumentenaufkommen. Den Marktforschern zufolge arbeiten 19 Prozent der Anwenderunternehmen mit einem kleinen Dokumentenvolumen (weniger als 50.000 Dokumente). In 48 Prozent der Unternehmen handelt es sich um "mittlere" Volumina (zwischen 50.000 und 500.000 Dokumente) und nur in 29 Prozent der Fälle kann man das Dokumentenvolumen wirklich als "groß" klassifizieren (über 500.000 Dokumente).

Trotz dieser Ergebnisse, hält sich im Markt für Input Management seit langem die Meinung, dass sich Systemeinführungen nur dann rechnen, wenn ein Betrieb große Dokumentenmengen verarbeiten will. Tatsächlich hängen die Kostenersparnisse durch Input-Management-Lösungen aber nicht nur von der Anzahl der Dokumente, sondern insbesondere von den Prozesskosten ab. Letztere werden beispielsweise durch die einfachere Bearbeitung und das Vermeiden von Fristüberschreitungen gesenkt. Um eine verlässliche Aussage über die Wirtschaftlichkeit eines Projekts tätigen zu können, müssen daher sämtliche Einsparungen berücksichtigt werden.

Anwendungsschwerpunkte im Input Management

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Der Studie zufolge haben heute fast alle Unternehmen eine Rechnungseingangsbearbeitung umgesetzt. Grund hierfür ist, dass sich die Ausgaben rein rechnerisch schnell wieder einspielen lassen und der Prozess selbst relativ standardisiert ist. Auch werden entsprechende Softwarelösungen aktuell stark im Markt beworben. Darüber hinaus finden sich in der Umfrage weitere Anwendungsfelder des Input Managements wie zum Beispiel die Posteingangsbearbeitung. Generell zeigt sich ein Trend hin zu einer breiteren fachlichen Nutzung solcher Systeme, der dadurch befördert wird, dass Anbieter immer mehr vorgefertigte Lösungen für die Unterstützung verschiedener Prozesse auf den Markt bringen. (hv)

Lösungen für Input Management im Vergleich

Ausführliche Informationen zu den Produkten und Trends im Input Management bietet die BARC-Tagung "Automatische Rechnungs- und Posteingangsbearbeitung - Systeme für Input Management im direkten Vergleich", die am 24. April 2013 auf der Festung Marienberg in Würzburg stattfindet. Neben LIVE-Demos und einer Fachausstellung können Unternehmen sich dort mit Lösungsanbietern der Branche austauschen sowie kostenfreie Expertengespräche buchen.

Weitere Informationen und Anmeldung unter www.barc.de/im-tagung