Im Gegensatz zu anderen Netzwerktechniken ist das Intranet als Universalmedium für beliebige Funktionen ausgelegt. Daher reichen die organisatorischen Folgen einer Intranet-Einführung zumindest potentiell wesentlich weiter als etwa das Einrichten eines File- und Print-Dienstes unter Novells Net- ware. Im Intranet lassen sich Arbeitsabläufe definieren, neue Unternehmensbereiche integrieren und vor allem die Kommunikation ausweiten.
Eine Reihe von Unternehmen aus Deutschland und der Schweiz stellten ihre hauseigenen Intranets im Rahmen eines Intensivseminars des Schweizerischen Zentrums für Unternehmensführung (Zfu, http://www.zfu.ch) vor. Einschlägige Erfahrungen mit den organisatorischen Veränderungen durch ein Intranet kann zum Beispiel der deutsche Anlagen- und Maschinenbauer Babcock aus Oberhausen vorweisen.
Babcock richtete ein Intranet auf Basis von "Lotus Notes" ein, das rund 7000 User weltweit nutzen. Zu den Anwendungen gehört ein konzernweites Einkäufer-Informationssystem. So entstand bei Babcock eine weltweit verteilte Datenbank für die dezentrale Beschaffung. Zudem verwenden die Mitarbeiter das Medium zur Vereinbarung von Terminen. Auf diese Weise sehen Angestellte, womit sich Kollegen beschäftigen. "Eine solche Transparenz ist gewöhnungsbedürftig", meint Peter Zumach. Der Leiter des Notes-Consultings in der Babcock Dienstleistungs GmbH sieht darüber hinaus das mittlere Ma- nagement unter Druck gesetzt. In einigen Unternehmen erhalten die Mitarbeiter via Intranet Informationen, die bisher nur Personen dieser Führungsebene zugänglich waren.
Angeregt durch den offenen Informationsfluß im Netz der Netze, wagen es immer mehr Unternehmensführungen, ihren Mitarbeitern via Intranet Daten etwa über Umsätze oder neue Projekte mitzuteilen, die zuvor unter Verschluß gehalten wurden. Mündige und kundige Angestellte, so das Konzept, übernehmen freiwillig mehr Verantwortung und identifizieren sich stärker mit ihrer Firma.
Eine Schwierigkeit bei der Einführung von Intranets besteht allerdings darin, ältere Mitarbeiter "ans Netz" zu bringen. Das Informationsangebot im hauseigenen Web muß so gestaltet sein, daß alle, also auch Browser-Neulinge, rasch Nutzen daraus ziehen. Nur dann findet die neue Technik Akzeptanz.
Übertragen Chefetagen die Einrichtung eines Intranet der DV-Abteilung, so entsteht zwar eine technisch solide Lösung. Oft bleibt aber die Bedienerfreundlichkeit auf der Strecke. Dabei entscheiden das Erscheinungsbild, das Angebot sowie der Zugang zu Informationen über Hyperlinks maßgeblich über den Erfolg einer hauseigenen Web-Site. Um die Bedürfnisse der User zu treffen, sind hier mehr als bei "normalen" DV-Projekten unterschiedliche Disziplinen auf einen Nenner zu bringen. Informatiker, Web-Designer und Fachabteilung müssen eng zusammenarbeiten.
Um die Kluft zwischen Software-Experten und Organisationsabteilungen zu schließen, brachte der Schweizerische Großhandelskonzern Migros Genossenschaftsbund (MGB) die IT-Experten, die Fachbereiche des Unternehmens sowie einen speziell hierfür einberufenen Intranet-Ausschuß an einen Tisch. Das war schon deshalb nötig, weil die internen Homepages nicht zentral, sondern von den Fachabteilungen mit Inhalt gefüllt werden sollen. Ein Intranet-Ausschuß trägt die Gesamtverantwortung, hält sich aber mit Vorgaben zurück, um ein offenes Informationsangebot zu gewährleisten. Er koordiniert den einheitlichen Aufbau und berät hierzu die Fachbereiche. Dort kümmern sich Angestellte um das Bereitstellen von Informationen und tragen gleichzeitig auch die Verantwortung für diese Inhalte.
Zu den Regeln, die der Intranet-Ausschuß bei MGB aufstellte, gehört etwa die Aktualisierungspflicht bestimmter Web-Seiten. Einige müssen täglich auf den neuesten Stand gebracht werden. Neben reinen Informationen wie Pressemitteilungen, eine elektronische Hauszeitung, ein Stellenmarkt und ein Veranstaltungskalender bietet das Intranet von MGB zusätzlich Funktionen wie eine Lagerbestandsprüfung sowie einen Ersatzteilkatalog. Die Anwendungsentwicklung, Wartung und Administration fällt der Informatikabteilung zu.
Peter Frei, Informatikberater bei MGB, möchte eine kostengünstige Plattform einrichten, mit der sich Informationsfluß und Arbeitsabläufe beschleunigen lassen.
Auch wenn organisatorische und technische Fragen geklärt sind, stellt sich der Erfolg des Intranet nicht automatisch ein. Ein Beispiel für ein geglücktes Intranet-Projekt liefert die Schweizerische Bankgesellschaft UBS aus Zürich mit ihrem "Bank Wide Web" (BWW). Was zunächst mit einer Online-Ausgabe von Handbüchern für den Bankenbereich begann, ist heute das offizielle Informationsorgan für das weltweit operierende Finanzinstitut. Die Grundlagen des Erfolgs macht die am BWW-Aufbau beteiligte Online-Redakteurin Beatrice Gmür an vier Punkten fest:
-Die Informationen haben Relevanz für die tägliche Arbeit der Mitarbeiter.
-Einige Daten sind ausschließlich online zugänglich, werden also nicht noch zusätzlich ausgedruckt.
-"Goodies", die nicht direkt mit dem Tagesgeschäft zu tun haben, führen zu einer besseren Akzeptanz. Dazu zählen der Bahnfahrplan, ein Telefonverzeichnis sowie Schwarze Bretter für private Verkäufe, etc.
-Großen Anklang fand die Integration von Push-Elementen. Anwender können firmeninterne Informationsdienste abonnieren und erhalten so Neuigkeiten automatisch. Ferner informiert sie eine E-Mail über neue Einträge auf dem Bank Wide Web.
Allerdings betont Web-Redakteurin Gmür, daß sich die Mitarbeiter nur dann im Netz tummeln, wenn die Seiten entsprechend gepflegt werden.
Was Intranets bringen
Drei Gründe sprechen nach Ansicht von Petra Vogler, Leiterin des Kompetenzzentrum Inter/Intranet am Institut für Wirtschaftsinformatik an der Universität St. Gallen, für ein Intranet.
-Zum einen lassen sich Geschäftsstrategien leichter verfolgen.
-Ferner bieten Intranets einen Weg, dokumentenorientierte Geschäftsprozesse in Unternehmen besser zu strukturieren, insbesondere dann, wenn mehrere Abteilungen an dem Prozeß beteiligt sind.
-Als dritten Beweggrund führt Vogler die technischen Vorteile der Intranet-Technik an. Sie lasse sich schnell implementieren, verbinde unterschiedliche Plattformen und sei vergleichsweise günstig zu haben.
Letzteres treffe allerdings nur zu, wenn ausschließlich Web-Server zum Einsatz kommen. Sollen im Rahmen eines Intranet-Projekts zudem Hosts, Datenbanken und Anwendungen eingebunden werden, erhöhen sich Aufwand und Kosten gewaltig.
Zu den typischen Einsatzgebieten von Intranets gehört an erster Stelle das Informations-Management. Einen Boom erlebt zur Zeit das Verwalten von Dokumenten. Gut eingeführt sind auch die Kommunikation per E-Mail sowie Diskussionsforen. Seltenheitswert haben dagegen noch Applikationen im Intranet, sei es neue Java-Anwendungen, die im Browser laufen, oder die Einbindung bestehender Software.