Center-Ansatz 3: aggregierte Eingangsrechnungsbearbeitung

Diese Mischlösung aus den genannten Ansätzen gibt es in zwei Stufen:

• Eine dezentrale Aggregation, die verschiedene Länder mit Gemeinsamkeiten zu einem Verbund zusammenfasst. In diesem Fall wird meist dezentral in den jeweiligen Ländern gescannt, und die elektronischen Dokumente werden an eine in einem Land zusammengeführte Buchhaltung geschickt. Im Fall von gemeinsamen Sprachen oder sehr ähnlichen Rechtsvorschriften lässt sich das Buchhaltungs-Know-how eines Landes für alle anderen Länder nutzen.

• Die zentrale Aggregation ähnelt dem Center-Ansatz 1; es werden aber nur ausgewählte Länder von der Zentrale betreut, und es wird dezentral gescannt. Dies ist sinnvoll, wenn beispielsweise das lokale Personal die Rechnungen validiert und in einer festgelegten Sprache (in der Regel Englisch) der Buchhaltung Sachverhalte übersetzt oder ergänzt. Üblich ist dies in Europa beispielsweise dort, wo seltene Fremdsprachen oder die kyrillische Schrift gebraucht werden.

Center-Ansatz 4: zentrales Scannen für dezentrale Buchhaltungen

Dieses Verfahren wird nur selten eingesetzt und sieht vor, dass die Rechnungen an einem Ort erfasst und später den jeweiligen Buchhaltungen in den Ländern zur Freigabe und zum Verbuchen übermittelt werden.

Nachdem Unternehmen mit Hilfe der Center-Ansätze ihren Erfassungs-Workflow für Rechnungen systematisiert haben, können sie im nächsten Projektschritt die einzelnen Prozesse bei der Eingangsrechnungsbearbeitung mit Hilfe der genannten parametrisierbaren Prozess-Templates standardisieren. Dabei ist zu beachten, dass Genehmigungsstufen über mehrere Buchungskreise hinweg abgebildet werden. Ferner sind Stammdaten abzugleichen sowie Erkennungsregeln für Gutschriften oder Antwortschreiben in verschiedenen Sprachen zu vereinbaren. Folgende Aspekte sind hierbei zu konzipieren und einzurichten:

• Rundungsregeln;

• Verarbeitung unterschiedlicher Steuersysteme;

• Abbilden verschiedener Formalprüfungen von Rechnungen;.

• Varianten in Genehmigungs-Workflows;

• Unterschiedliche Genehmigungsverfahren (beispielsweise je nach Rechnungshöhe, Rechnungsart, Bestellungen, WBS-Elementen);

• Gültigkeit von Genehmigungs-Workflows nur für bestimmte Regionen oder Buchungskreise.

Prozess-Templates bieten zudem weitere Vorteile: Sie machen Projekte in der Regel miteinander vergleichbar und helfen, Erfahrungen einfacher zu vermitteln. Ebenso lassen sich Testfälle wiederverwenden, wozu sie nur um länderspezifische Details zu ergänzen sind. Dies alles führt zu einer Projekt-Management-Methode, welche die länderspezifischen Anforderungen integriert und systematisiert.