Ratgeber DMS

Internationale Rechnungen richtig erfassen

01.04.2009
Von Dr. Dietmar Weiß

Jedes Land hat andere Rechnungen

Erkennungs- und Interpretationskomponenten müssen sich anpassen und um spezifische Regeln erweitern lassen. Dies kann zum Beispiel bei länderspezifischen Rundungen sinnvoll sein, wenn der Netto- und Steuerbetrag nicht den Bruttobetrag ergibt, wie dies beispielsweise in Schweden oder zum Teil in Osteuropa der Fall ist. Hinzu kommen die landesspezifischen formalen Regeln für Rechnungen sowie die Verarbeitung landesspezifischer Felder wie zum Beispiel ESR-Nummer in der Schweiz oder Tax Jurisdiction Code in den USA.

Je nach Branche und Installation kann es weitere Systemanforderungen geben. Zudem sollten Unternehmen die jeweiligen Rahmenbedingungen bei der Konzeption und Umsetzung einer internationalen Lösung zur Rechnungseingangsbearbeitung beachten. Gerade die Verteilung und Freigabe elektronischer Rechnungen lässt sich oft stark verbessern.

Gängig ist hier folgende organisatorische Prozessgestaltung: Es ist denkbar, dass an einem Ort alle eingehenden Eingangsrechnungen eingescannt und die Bearbeitung ausgelöst wird. Typischerweise wird dies zentral und in Niedriglohnregionen gemacht. Dies ist häufig für regionale Lösungen mit hohem Volumen umsetzbar, wie beispielsweise bei einem Shared Service Center für eine Gruppe von Firmen innerhalb eines Konzerns in einem Land (siehe das Beispiel Wohlfahrtswerk Baden Württemberg)

International verteilte Anwender müssen hingegen eine Lösung für verschiedene Regionen, Sprachen, Buchungskreise oder Mandanten in verschiedenen Ländern gestalten. Hilfe verspricht hierbei der Einsatz eines Erkennungs- und Prozess-Templates, das international einheitliche Beschaffungs- und Freigabeprozesse abbildet.