Systeme zur automatisierten Eingangsrechnungsbearbeitung erkennen und klassifizieren eingehende Rechnungen und Gutschriften. Die dabei extrahierten Daten werden an ein ERP-System übermittelt und im Zuge der Rechnungsfreigabe weiterverarbeitet (siehe auch die aktuellen Trends im ECM-Markt).

Aufgrund internationaler Firmenstrukturen und Kunden landen dabei immer häufiger fremdsprachige Rechnungen im Posteingang. Sie lassen sich allein mit einem standardisierten Verfahren nicht verarbeiten, sondern machen eine Anpassung des Scan-Prozesses an die jeweiligen lokalen und sprachlichen Bedingungen erforderlich. Systemseitig sind dazu folgende Mindestanforderungen zu erfüllen:

Lesen der unterschiedlichen Schriftsätze (lateinische, kyrillische, gegebenenfalls mehrere japanische Schriften). Hierzu verwenden die im Markt angebotenen Produkte in erster Linie Standard-Texterkennungsverfahren, die aber auch Sonderfälle wie beispielsweise das in Japan erforderliche Erfassen mehrerer Zeichensätze abdecken können.

Schlüsselwörter für Rechnung, Gutschrift, Storno, Lieferschein, Mehrwertsteuer etc. müssen von den Systemen in allen Sprachen erkannt werden beziehungsweise weitere Schlüsselwörter sich ergänzen lassen.