Integration von Textverarbeitung im Distributed Processing:Umorganisation bewirkt TV-Hemmschwelle

12.06.1981

MÜNCHEN- Den computergestützten Textsystemen ist der entscheidende Durchbruch im mitteleuropäischen Markt noch nicht gelungen. Häufiger Grund für fehlende Akzeptanz: Neben einem meist erheblichen finanziellen Aufwand erfordert die Anschaffung eines Textsystems einschneidende organisatorische Maßnahmen im Unternehmen.

Die kontinuierliche Auslastung eines Textsystems erfordert in der Regel einen zentralen Schreibdienst. Parallel dazu ist eine Umorganisation notwendig, bei der meist zum Nachteil der Betroffenen auf gewachsene Strukturen keine Rücksicht genommen werden kann. Die Vor- und Nachteile von zentralen Schreibdiensten sollen hier nicht im Einzelnen untersucht werden. Eines jedoch ist unbestritten: Der überwiegende Teil der Schreibarbeiten fällt dezentral an und sollte, wenn möglich, sachbearbeiternachen abgewickelt werden. Eine interessante Parallele hierzu findet sich in der Datenverarbeitung, bei der seit einigen Jahren der Trend zur Dezentralisierung der Computerleistung (Distributed Processing) zu großen Erfolgen bei der sachbearbeiternahen Verarbeitung geführt hat.

Was liegt näher, dieses Prinzip auch auf die Textverarbeitung anzuwenden, um so eine höhere Akzeptanz des Anwenders zu erreichen? Durch den Vormarsch der byteorientierten Rechner hat sich der Unterschied zwischen Text- und Datenverarbeitung auf der Zeichenebene- ein Byte ein Zeichen, gleichgültig ob Ziffer oder Buchstabe - schon völlig verwischt. Auf den höheren Ebenen - bei der Textverarbeitung Wort, Zeile, Seite bei der Datenverarbeitung Datenfeld, Datensatz, Datei - sind die Unterschiede nicht so gravierend, als daß sie einer sinnvollen Integration von Text- und Datenverarbeitung im Wege stünden. Der Hauptunterschied ist eben, daß Text fortlaufend dynamisch gespeichert und verwaltet werden muß (Beispiel: nahtloses Einfugen oder Löschen von beliebig großen

Textelementen), wahrend Daten in der Regel fest formatiert vorliegen. Dieses ist inzwischen durch reine Softwarezusätze in den Griff zu bekommen.

Die Inkompatibilität der Datenträger- keinesfalls strukturell bedingt ist inzwischen von einigen DV-Herstellern beseitigt worden, so daß der problemlose Austausch von Datenträgern ohne aufwendige Umsatzprogramme gewährleistet ist. Auch die Druckausgabe der Datenverarbeitungsanlagen, deren Qualität früher von den traditionellen Textsystem-Herstellern mit Recht bemängelt wurde, ist jetzt über den Einsatz von Stationsdruckern (zum Beispiel Typenraddrucker) allen Anforderungen gewachsen.

Es ist also "nur" noch eine Frage der Software, auf Distributed Processing-Computersystemen auch Textverarbeitung abwickeln zu können. Eine Reihe von Herstellern wie MDS, Nixdorf, CTM, aus dem Distributed Processing-Bereich haben dies bisher erfolgreich gelöst. Textverarbeitung als eine der vielfältigen Anwendungen im Rahmen des Distributed Processing kann parallel zu anderen Programmen durchgeführt werden. Damit ist eine der wichtigsten Hemmschwellen für den Einsatz von Textsystemen beseitigt worden, wobei eine organisatorische Anpassung an die Textverarbeitung entfällt. Da auf einem System verschiedenste Arbeiten abgewickelt werden können, ist eine vollständige Auslastung durch die Textverarbeitung allein nicht mehr notwendig, heute gar nicht mehr erwünscht. Die Gesamtauslastung des Systems wird nicht mehr durch Zentralisierung von Spezialaufgaben wie Text- oder Datenverarbeitung erreicht, sondern durch den Einsatz von Multifunktionssystemen, die auf Grund ihrer vielfältigen Anwendungsmöglichkeiten im Mittel besser ausgelastet werden können als spezialisierte Einzelsysteme. Bei speziellen Einzelsystemen müssen teure Geräte komponenten, wie etwa Datenspeicher und Drucker, auf die zu erwartende Spitzenbelastung ausgelegt werden. Bei den Multifunktionssystemen dagegen wird nur einmal in diese Einheiten investiert. Somit ist eine integrierte Lösung der Text-/Datenverarbeitung stets kostengünstiger für den Anwender.

Mehrere "Pferde" im Stall

Mit einem Multifunktionssystem hat der Anwender automatisch mehrere "Pferde im Stall". Wenn der eine oder andere "Gaul" lahmt - sprich, die eine oder andere Anwendung nicht gleich optimal läuft oder nicht sofort zufriedenstellend in die bestehende Organisation eingegliedert werden kann - so wird damit nicht gleich die Investition für das Gesamtsystem in Frage gestellt.

Die Integration von Text- und Datenverarbeitung auf dezentralen Systemen bringt noch andere wesentliche Vorteile, auf der Grundlage der gemeinsamen Rechnerbasis:

Text- und Datenverarbeitung sind nicht mehr zwei völlig autonome Arbeitsbereiche, sondern sind auch in dem Sinne integriert, daß auf gemeinsame Dateien zugegriffen werden kann oder von Anwendungsprogrammen Textbausteine verwendbar sind. Mit dieser Art von erwünschtem "Cross Talk" brauchen

- gespeicherte Daten, wie Adressen, Artikelinformationen etc., nur einmal erstellt und gepflegt werden, und

- bei der Textverarbeitung entstehende Informationen für die Datenverarbeitung stehen im direkten Zugriff.

Die Auswertung und Wiederverwertbarkeit verschiedenster Informationen wird damit gesteigert. Zudem werden Fehlerquellen auf ein Minimum reduziert. Über Datenfernübertragung kann ein solches System auch auf komplexe Datenbanken von Großcomputern zugreifen und wird damit zu einem wesentlichen Bestandteil eines umfassenden Kommunikations- und Informationssystems.

Organisationsbeispiel

Die Möglichkeiten einer praxisnahen Verarbeitungsintegration von Text und Daten stellt das Beispiel eines Organisationsablaufs in einem Handelsunternehmen dar:

1. Akquisition durch einen Vertreter.

2. Besuchsbericht an des Unternehmen.

3. Erfassen der Adresse und wichtiger Daten in die Interessentendaten (Datenerfassung).

4. Angebotsschreibung oder Besuchsbestätigung erstellen (Textverarbeitung mit Zugriff auf Interessentendatei).

5. Regelmäßige Produktinformationen an den Interessenten beziehungsweise Kunden (Textverarbeitung mit Zugriff auf Interessenten-/Kundendatei).

6. Aus der ständigen Produktinformation resultierende Aufträge werden in die Auftragsdatei erfaßt; Erstellen eines Kundenstammsatzes (Datenerfassung).

7. Auftragsbestätigung (Textverarbeitung mit Zugriff auf Kunden-, Artikel- und Auftragsdatei unter Verwendung von Textbausteinen).

8. Lieferscheinschreibung für das Lager (Textverarbeitung mit Zugriff auf Kunden-, Artikel- und Auftragsdatei).

9. Fakturierung mit Fortschreibung der Artikelstammdatei (Datenverarbeitung mit Anschluß an die Buchhaltung).

10. Rechnungsausgangsbuch (Journal) erstellen (Datenverarbeitung).

11. Tägliche Buchhaltung und Monatsabschluß (Datenverarbeitung).

12. Selektieren der anzumahnenden Beträge (Datenverarbeitung).

13. Drucken eventuell notwendiger Mahnungen (Textverarbeitung mit Zugriff auf Kundenstammdatei, Offener Posten- oder Kontendatei unter Verwendung von Textbausteinen).

Der Organisationserfolg wird hier hauptsächlich durch zwei Faktoren gewährleistet:

þIntensivierung der Kundenbetreuung durch gezielte Werbebriefaktionen bei gleichzeitiger Entlastung der Außendienstmitarbeiter.

þWesentliche Effizienzsteigerung der Innendienstmitarbeiter durch schnelleren Informationsaustausch und Ausschaltung von Fehlerquellen (Verwendung derselben Stammdaten).

Damit wird deutlich, daß verschiedene Mitarbeiter zu unterschiedlichen Zeiten Zugriff auf dieselben Daten haben müssen. Nur in einer integrierten Lösung von Textverarbeitung im Rahmen des Distributed Processing wird der schnelle und sichere Zugriff auf die richtigen Daten jederzeit garantiert.