Einen Schritt weiter denkt Maurene Grey, Research Director beim Beratungshaus Gartner in Stamford, Connecticut. Ihrer Ansicht nach könnten IM-Systeme auf unterschiedlichen Endgeräten wie PCs, Handys und Handhelds dazu verwendet werden, Alarme zu versenden. So könnte etwa ein Netzdrucker per IM einen Techniker über eine Störung informieren. Über Presence Awareness macht der Drucker dann den gerade verfügbaren Experten ausfindig. Doch Grey hat auch Vorbehalte: So sei das Problem der sicheren Identifikation von Nutzern über IM-Netze noch nicht gelöst. „Nicht alle Anwender wollen Teilnehmer von Microsofts Passport werden.“

Einerseits bietet die Instant-Messaging-Technik vor allem mit der Presence Awareness Vorteile, andererseits ruft gerade diese Funktion das Betriebsverfassungsgesetz auf den Plan. Der Grund: Im Client lässt sich leicht ausmachen, wer gerade online ist beziehungsweise am PC arbeitet. Tippt der PC-Anwender für eine bestimmte Zeit nicht auf der Tastatur, ändert der IM-Client gemäß der Voreinstellung den Benutzerstatus auf inaktiv. Aus diesem Grund bedarf die Einführung eines solchen Systems nach Angaben eines Betriebsrats der Zustimmung der Arbeitnehmervertretung.