Seit E-Mail als Kommunikationsinstrument in die Firmen eingezogen ist, hat sich vieles geändert. Anfangs galt es noch als Heilmittel für die Unternehmenskommunikation, mittlerweile denken aber viele IT-Verantwortliche darüber nach, wie sie dieses Medium im Griff behalten können. Nicht nur Spams, Viren, Trojaner und Phishing machen ihnen zu schaffen. Die Produktivität der Mitarbeiter droht unter der schieren Menge an Nachrichten und an unkoordiniertem Versand zu leiden, wenn Mails von übereifrigen Mitarbeitern gleich an die ganze Belegschaft oder Diskussionen mit Antworten auf Antworten hin- und hergeschickt werden.

Im Gegensatz zu E-Mail gilt RSS als Pull-Medium, weil der Nutzer über das Abonnieren von Feeds selbst bestimmt, welche Nachrichten er erhalten will. Anders als bei Push-Diensten ist er damit nicht der unaufgeforderten Zusendung von Informationen ausgeliefert. Das betrifft nicht nur Spam, sondern auch Newsletter, die sich nicht abbestellen lassen oder irrelevante Nachrichten, die durch die unzutreffende Auswahl von internen Verteilergruppen an die falschen Adressaten gelangen.

Der Forrester-Analyst Oliver Young kommt in seiner Studie zum Thema Enterprise-RSS zum Ergebnis, dass gerade Wissensarbeiter von der Technologie am meisten profitieren. Als Alternative zu E-Mail sind RSS-Feeds beim Konsum von großen Informationsmengen wesentlich effizienter. Dank Browser- und Outlook-Integration und mobile Reader können sie praktisch überall abgerufen werden.

Der Durchbruch von RSS als Mail-Alternative in Unternehmen hängt indes von zwei wesentlichen Faktoren ab. Zum einen müssen ausreichend viele Informationsquellen ihre Daten in diesem Syndikation-Format anbieten. Solange auf diesem Weg nur News, Börsenkurse und Wetterberichte empfangen werden können, hält sich der Nutzen von RSS-Readern in Grenzen. Außerdem benötigen Unternehmen RSS-Anwendungen, die sich zentral verwalten lassen und die das Management von Feeds erlauben.