Alles eine Frage des Klimas

In zehn Schritten zum erfolgreichen Meeting

19.04.2014
Von Jürgen Renfer
Wer in Meetings das Eis bricht und ein angenehmes Klima schafft, hat schon gewonnen. Die Kunst der emotionalen Kommunikation ist die Basis für erfolgreiche Verhandlungstechniken.

Wenn Menschen sich zu einer Besprechung treffen, geht es vordergründig immer um die Sache. Die Kommunikation um das Sachthema wird aber stark von der emotionalen Beziehungsebene beeinflusst. Kommunikationsmodelle beruhen auf der Annahme, dass das Verhältnis zwischen Sach- und Beziehungskomponenten einem Eisberg gleicht: während etwa 20 Prozent in der Sachebene unmittelbar sichtbar sind, befinden sich die restlichen 80 Prozent im unsichtbaren Beziehungsbereich. Diesen sollte man aber berücksichtigen, wenn das Meeting erfolgreich verlaufen soll. Hier zehn Tipps dazu:

1. Themen: Beschränkung auf das Wesentliche.

Ob Routine-Meeting oder Einzelkonferenz: die Versuchung ist groß, eine Vielzahl von Themen abzuhandeln und in die Komplexitätsfalle zu laufen. Dann nimmt die Konzentration der Teilnehmer im Besprechungsverlauf rapide ab, und spätestens bei der Zusammenfassung von Ergebnissen ist der Wald vor lauter Bäumen nicht mehr erkennbar.

Besser ist es, die Agenda nach der KISS-Methode (keep ist simple and stupid) zu strukturieren: Auf Begrüßung und Vorstellung folgen Themenblock, Zusammenfassung und weiteres Vorgehen, wobei der Themenblock möglichst wenige Einzelthemen enthalten sollte. Erfordert die Vielschichtigkeit der Thematik tiefe Untergliederungen, können Unterpunkte in Vorbesprechungen abgehandelt werden. Für unproblematische Einzelfragen eignen sich auch Einzelgespräche.

2. Teilnehmer: Alle Akteure an einen Tisch

Gerade schwierige Situationen mit unterschiedlichen Interessenlagen laden dazu ein, sukzessive vorzugehen und zunächst mit einigen der Stakeholder zu konferieren. Die Gefahr: später Beteiligte fühlen sich zurückgesetzt und boykottieren vielleicht Ergebnisse der nachfolgenden gemeinsamen Besprechung. Um dennoch Vorgespräche führen zu können, bietet sich die Vorbereitungsphase an. Im Rahmen der Terminabstimmung, der Empfehlung zur Anreise oder der Unterstützung bei der Hotelbuchung ergeben sich vielfältige Möglichkeiten zum Gedankenaustausch - sei es direkt oder über die Sekretariate.

Meetings werden zum Erfolg, wenn auch die emotionale Beziehungsebene stimmt.
Meetings werden zum Erfolg, wenn auch die emotionale Beziehungsebene stimmt.
Foto: Kzenon, Fotolia.com

3. Medien: Je wichtiger, desto persönlicher

Reisen kosten Zeit und Geld, daher können Besprechungen über moderne Medien wie Konferenztelefone, Videokonferenzen oder Online-Meetings organisiert werden. Für Routinemeetings zwischen bekannten Akteuren eignen sich diese Medien hervorragend. Für Kick-offs, Krisengespräche oder Entscheidungsfindungen mit großer Tragweite ist der persönliche Kontakt ein Muss.

4. Termin: Die Dauer des Meetings eingrenzen

Ist im Routine-Meeting mit ausschweifenden Erläuterungen zu rechnen? Lässt die Strategie-Konferenz eine schmerzhafte Entscheidung erwarten? Dann bietet sich ein Zeit-Management an, das die alltäglichen Lebensgewohnheiten nutzt: zur Mittagszeit geht es zum Essen, der Berufsverkehr läutet den Feierabend ein und sorgt damit für Unruhe im Besprechungsraum. Situationsgerecht eingeplant, können diese Leitplanken die Besprechungsdauer sinnvoll begrenzen oder eine passende Zäsur erlauben.

5. Vorbereitung: Situation der Teilnehmer berücksichtigen

Die Besprechungsvorbereitung beginnt mit den Einladungen. Innerhalb des Unternehmens können Online-Kalender vielleicht zur effizienten Terminfindung dienen, ansonsten ist die Einladung die erste Möglichkeit, mit den geplanten Teilnehmern in Kontakt zu treten. Der erste Eindruck zählt, selbst wenn sich die Akteure schon aus anderem Zusammenhang kennen. Dabei zeigen schon kleine Gesten große Wirkung: kann ein Parkplatz angeboten werden, gibt es gerade örtliche Besonderheiten bei der Anreise zu beachten, ist der Sitzungszeitraum für alle Teilnehmer akzeptabel und mit der Anreise "kompatibel"?

6. Begrüßung beginnt am Empfang

Die Begrüßung beginnt nicht im Sitzungsraum, sondern bereits auf dem Weg dorthin. Sprechen sie die Teilnehmer bereits am Empfang mit deren Namen an und weisen Sie Ihnen den Weg zum Besprechungsraum.