Schritt 1: Die Bedarfsanalyse
Auf die Bedeutung der Klärung und möglichst genauen Definition des Bedarfs kann gar nicht oft genug hingewiesen werden. Zu berücksichtigen ist auch, dass nicht automatisch alle Fachabteilungen in einem Unternehmen oder auch in einer Behörde von einem Konsolidierungsvorhaben begeistert sind. Konsolidierung bedeutet letztlich auf Abteilungsebene auch Kontrollverlust und Einschränkung der Entscheidungsfreiheit. Neben der Erhebung der technischen Fakten ist also möglicherweise auch Überzeugungsarbeit zu leisten, um intern Kooperationsbereitschaft herzustellen. Für beides haben sich Projekt-Workshops bewährt.
Die IT-Abteilung muss die Frage beantworten, ob sich eine Storage-Konsolidierung überhaupt lohnt. Eine zentralisierte Datenhaltung erfordert oft weitere Maßnahmen wie ein neues Backup-Konzept, ein Disaster Recovery-Szenario, neue Service Level Agreements, Möglichkeiten des Monitorings, der Verrechnung etc. Und damit fallen weitere Kosten an. Dass den Kosten ein messbarer Nutzen gegenüber steht, sollte entsprechend der Fachkenntnis des Entscheiderkreises herausgearbeitet werden.
Der erste konkrete Schritt in Richtung Planung ist die Analyse des Status quo. Welche Storage-Architektur besteht oder fehlt? Welche Applikationen werden die Storage-Systeme nutzen? Wie viele User haben worauf Zugriff? Wie viele Concurrent User greifen auf die Datenbanken zu?
In die Ist-Analyse müssen auch Angaben zu Wachstumstrends Eingang finden. Das kann sich ausschließlich auf die gesamte benötigte Datenmenge beziehen oder aber differenzierter nach Nutzungszweck unterscheiden. So ist zum Beispiel das Verhältnis von unstrukturierten (File-)Daten zu Datenbanken interessant, aber auch die Bestände und Wachstumstendenzen einzelner Abteilungen. Ist starkes Wachstum erkennbar, stellt sich die Frage nach den Ursachen. Waren es Unstetigkeiten zum Beispiel durch die Einführung einer neuen Applikation oder ist es Ausdruck der geplanten Entwicklung eines bestimmten Geschäftsfelds? Für die Erstellung dieser Angaben ist die Unterstützung möglichst vieler Abteilungen äußerst hilfreich.