Das A und O für den Erfolg eines Projekts ist ein sorgfältig ausgearbeiteter Projektplan. Wer ihn nach den folgenden sechs Schritten erstellt, erhält nicht nur eine Roadmap für den Projekt-Manager, sondern auch ein optimales Kommunikations- und Kontrollwerkzeug.
Erklären Sie den Hauptbeteiligten den Projektplan. Der Begriff "Projektplan" wird häufig missverstanden. So handelt es sich dabei nicht etwa um ein fixes Objekt, sondern um eine Sammlung "lebender" Dokumente, die sich im Projektverlauf verändern können. De facto fungiert der Projektplan wie eine Straßenkarte und gibt als solche die Richtung des Vorhabens vor - und wie ein Reisender muss der Projekt-Manager den Kurs festlegen, bisweilen aber auch nachträglich korrigieren.
Irrtümlicherweise wird der Projektplan meist mit dem Projektzeitplan gleichgesetzt. Letzterer ist aber lediglich eine Komponente. Der Projektplan stellt das Hauptprodukt des gesamten Planungsprozesses dar und enthält daher auch sämtliche Planungsdokumente. Er umfasst folgende Komponenten:
- die "Baselines", also die Eckdaten hinsichtlich Projektumfang, -zeitrahmen und -kosten; diese werden während der Umsetzung als Maßstab dafür herangezogen, ob das Projekt auf dem richtigen Weg ist;
- Pläne für das Baseline-Management; hier ist dokumentiert, wie Abweichungen im Projektverlauf gehandhabt werden;
- Pläne in Bezug auf Risiko-Management, Qualität, Beschaffung, Personal und Kommunikation.
Definieren Sie Rollen und Verantwortlichkeiten. Die Identifikation derjenigen, die ein berechtigtes Interesse an dem Projekt haben und damit zu den Hauptbeteiligten gehören, ist meist eine anspruchsvolle Aufgabe: Widersprüchliche Vorgaben sowie unterschiedliche Sichtweisen hinsichtlich der in das Projektgeschehen einzubindenden Personen gestalten diesen Schritt schwierig. Daher ist es für den Projekt-Manager wichtig, diesbezüglich Klarheit zu schaffen und eine Einigung über Aufgabenverteilung sowie Verantwortlichkeiten zu erzielen.
Beschreiben Sie den Projektumfang. Die Definition des Projektumfangs gehört zu den wichtigsten Dokumenten des Projektplans. Es dient dazu, unter den Hauptbeteiligten Einigkeit über Ziel und Größe des Projekts zu erzielen. Dieses Dokument wird im Zuge des Projekts meist ergänzt und kann wie ein Vertrag zwischen Projekt-Manager und Kostenträger behandelt werden. Dieser lässt sich allerdings ohne Zustimmung des Geldgebers nicht modifizieren. Folgende Faktoren sollten aufgeführt sein:
- der Geschäftsbedarf oder das Business-Problem;
- die Projektziele sowie Angaben dazu, wie die Lösung des Problems angegangen wird;
- der durch die Projektumsetzung zu erwartende Nutzen;
- der konkrete Umfang des Projekts, sprich: welche Leistungen erbracht beziehungsweise ausgeschlossen werden;
- die wichtigsten Meilensteine, der jeweilige Ansatz und andere durch Art und Größe des Projekts vorgegebene Bestandteile.
Entwickeln Sie die Projekt-Baselines. Dabei handelt es sich zunächst um die Baseline "Umfang": Wurden die zu erbringenden Leistungen in Form eines Dokuments festgelegt, müssen sie in ein Framework aller Ergebnisse, die im Rahmen des Projekts zu liefern sind, eingegliedert werden. Diese Baseline spezifiziert daher die gesamte Arbeit. Ferner müssen die Baselines "Zeitplan" und "Kosten" entwickelt werden. Ratsam sind folgende Schritte:
- Identifizieren Sie alle Aufgaben, die es zu erfüllen gilt, um die im Punkt "Projektumfang" festgeschriebenen Ergebnisse zu erbringen. Wie detailliert dies zu geschehen hat, hängt von der Erfahrung des Teams, den jeweiligen Risiken, den Unwägbarkeiten und der Eindeutigkeit der Spezifikationen ab.
- Bestimmen Sie die Ressourcen für jede Aufgabe gesondert.
- Schätzen Sie die zur Erfüllung jeder Aufgabe benötigte Arbeitszeit (in Stunden).
- Geben Sie eine Einschätzung der jeweiligen Kosten ab - es ist ratsam, hierzu für jede Ressource eine durchschnittliche Stundengebühr festzulegen.
- Berücksichtigen Sie Ressourcenbeschränkungen oder die Zeit, die der Ausführende maximal für das Projekt erübrigen kann.
- Eruieren Sie, welche Aufgaben erst nach Erledigung anderer Tasks angegangen werden können, und entwickeln Sie einen entsprechenden Pfad.
- Erstellen Sie einen kalendarischen Zeitplan für alle Aufgaben. Er zeigt, wer sich welcher Aufgabe in welchem Zeitraum widmet.
- Definieren Sie nun die Baseline "Kosten". Dabei kann es sich um ein phasenorientiertes Budget oder um eine Kostenaufstellung nach Zeiträumen handeln.
Entwickeln Sie die Pläne für das Baseline-Management. Nun ist festzulegen, welche Maßnahmen das Team bei Abweichungen ergreift. Diese Management-Pläne enthalten üblicherweise die Beschreibung eines Review- und Genehmigungsprozesses für die Modifikation der Baselines. Zwar werden neue Anforderungen Umfang, Zeitplan oder Budget nicht zwingend verändern. Dennoch ist ein festgeschriebener Prozess notwendig, um zu ermitteln, wie sich diese eventuell auf das Gesamtprojekt auswirken.
Kommunizieren Sie. Ein wichtiger Teil des Projektplans ist der Kommunikationsplan, der sich folgenden Aspekten widmen sollte:
- Wer benötigt welche Berichte, in welcher Frequenz, in welchem Format und über welches Medium?
- Wie und unter welchen Umständen erfolgt die Eskalation?
- Wo lagern die Projektinformationen, und wer greift darauf zu?
- Welche zusätzlichen Risiken sind aufgetreten, und wie wird diesen begegnet?
- Mit welchem Messverfahren wird sichergestellt, dass am Ende ein Qualitätsprodukt steht?
- Welche Reserven wurden für welche Unwägbarkeiten in Anspruch genommen?
Nach seiner Fertigstellung ist der Projektplan allen Hauptbeteiligten vorzulegen. (kf)
Quelle: Elizabeth Larson und Richard Larson, Water-
mark Learning/CW-Schwesterpublikation "Darwin".