Für Firmen gibt es zahlreiche Server-basierende E-Mail-Archivierungslösungen. Doch auch für einzelne Outlook-User existieren einfache und kostengünstige Archvierungs-Tools. "HTML Email Archiver 1.7" (http://www.mapilab.com) von Mapilab zum Beispiel. Die Besonderheit der Mapilab-Software dabei: Die Software legt Inhalte in HTML ab, so dass diese von vielen anderen Werkzeugen gelesen werden können.

Wie viele andere Outlook-Erweiterungen nistet sich auch der HTML Email Archiver als Add-in in die Menüleiste des Microsoft-Programms ein. Getestet wurde das Produkt mit Outlook 2007. Ein Assistent führt den Anwender durch die Konfiguration der Archivroutine. Dazu zählt, Ordner auszuwählen, das Datum der zu archivierenden E-Mails einzugrenzen sowie festzulegen, ob Skripte und iFrames mit ins Archiv wandern sollen. Ferner kann der User die Attachment-Typen einschränken, die mitsamt der E-Mail abgelegt werden sollen.

Archivieren lassen sich E-Mails als HTML 4.0 oder als HTML 3.2, Mapilabs bezeichnet diese Optionen als "Archive für Internet/CD-ROM" beziehungsweise "Archive für mobile Endgeräte". Der Hersteller traf diese Unterscheidung, da mobile Endgeräte oft nicht den aktuellen HTML-Standard unterstützen. Für beide Varianten gibt es zusätzlich noch eine Komprimierung. Hier stützt sich der Hersteller auf die in Microsofts Hilfesystemen verwendete Formattechnik "HTML Help" (Dateiendung .chm).

HTML-Archive lassen sich in einem Browser betrachten. Die Ordnerstruktur wird ähnlich wie in Outlook in einer linken Navigationleiste abgebildet, so dass der Nutzer Elemente wie E-Mails und Kontakte einzeln betrachten kann. Eine Testversion darf 30 Tage genutzt werden, allerdings archiviert sie maximal 100 Elemente. Die Einzellizenz kostet etwa 40 Euro. (fn)

CW-Fazit: Der HTML Email Archiver ist ein simples Werkzeug, um Outlook-Daten in einem standardisierten Format abzulegen, sei es auf Festplatten, Netzverzeichnissen oder CD-ROMs.