SharePoint weist im Bereich Enterprise-Content-Management einige Lücken auf, die in anspruchsvollen Content-Management-Anwendungen benötigt werden. ECSpand von d.velop soll diese Schwächen ausgleichen. Die Software unterstützt die gesamte dokumentenbasieende Prozesskette - angefangen beim Import aus beliebigen Unternehmensdatenquellen, der prozessorientierten Zusammenfassung in Aktenstrukturen, einer formatunabhängige Anzeige sowie der revisionssicheren Ablage auf zertifizierten Langzeit-Speichermedien.

Nutzen und Anwendung

ECSpand erweitert die Microsoft SharePoint Services und den Microsoft Office SharePoint Server (MOSS) in mehreren Bereichen. Zunächst einmal vereinfacht es die Übergabe großer Datenmengen aus Geschäftsanwendungen an den Server. Während im Standardprodukt nur der Import einzelner Dokumente schrittweise vorgesehen ist, lassen sich mit ECSpand Massendaten auch per Drag and Drop übertragen. Die ebenfalls enthaltene EAI-Schnittstelle ermöglicht die direkte Anbindung unterschiedlicher Systeme wie SAP, Sage, Microsoft Dynamics oder Exchange.

Auch im Bereich der revisionssicheren Archivierung komplettiert ECSpand die SharePoint-Umgebung. Solche Funktionen werden beispielsweise benötigt, um gesetzlichen Anforderungen hinsichtlich Aufbewahrungsfristen von Dokumenten oder generell existierende Compliance-Vorschriften wie etwa GdPdU oder Sarbanes Oxley (SOX) umzusetzen. Sollen Dokumente langfristig archiviert werden, konvertiert sie der integrierte "Rendition-Service" in normierte, langzeitstabile Datenformate wie TIFF oder PDF/A. In dieser Form bleiben sie auch dann noch lesbar, wenn Jahre später die dazu gehörende Original-Applikation nicht mehr vorhanden sein sollte. ECSpand enthält ein eigenes Viewer-Modul, so dass sich Dokumente auch ohne zusätzliche externe Applikation jederzeit direkt in SharePoint anzeigen lassen.

Am Ende des ECM-Prozesszyklus werden die Dokumente auf externe Speichersysteme ausgelagert, wobei hier verschiedene Anbieter wie NetApp, IBM, EMC Centera oder d.cas Unterstützung finden. Die Auslagerung hat zudem den positiven Nebeneffekt, dass die Performance des Sharepoint-Portals nicht durch die Verwaltung großer Datenmengen beeinträchtigt wird.