ESSEN (pi) - Eine besondere Form der Verwaltung von Geldern hat die Bergbau-Forschung GmbH, Essen, entwickelt: es geht dabei um Einnahmen der GmbH sowie Landes-, Bundes- und sonstige Zuschüsse. Die Anwendung basiert auf SAP-Software und läuft unter BS2000 Version 2.0.

Die Bergbau-Forschung GmbH ist gegenüber den Zuwendungsgebern der öffentlichen Hand und der EGKS aufgrund der jeweiligen Bewilligungsbedingungen zu einer den strengen Anforderungen entsprechenden Projektüberwachung und -abrechnung verpflichtet. Dies und die eigenen hohen Ansprüche an die Qualität des internen und externen Berichtswesens im Haushaltsbereich zwangen die Verantwortlichen der Bergbau-Forschung GmbH, eine passende EDV-Lösung zu finden.

Schließlich wurden von der SAP, Walldorf, die Anwendungs-pakete Anlagenbuchhaltung, Finanzbuchhaltung und Material-wirtschaft erworben und nach entsprechenden Einführungsphasen in der Kaufmännischen Verwaltung eingesetzt.

Für die zusätzlich erforderliche dialogorientierte und EDV-unterstützte Haushaltsplanung und -abrechnung der Bergbau-Forschung war auf dem Software-Markt keine geeignete ausgereifte Standardsoftware verfügbar. Die Entwicklung eines maßgeschnei-derten eigenen Systems war daher notwendig. Die Realisierung dieses Projektes wurde in sieben Teilschritten vollzogen:

- Aufbau des dialogorientierten Haushaltsplanungssystems mit allen dazugehörigen Transaktionen für die Plandatenverwaltung.

- Programmierung von diversen Batchauswertungen für die Haushaltsplanung.

- Notwendige Modifikationen in SAP-Standardprogrammen mit dem Ergebnis, daß alle relevanten Buchungsvorgänge direkt den Projektkostenarten im Haushaltssystem zugeordnet werden können.

- Wegen der Modul-Redundanz und der besseren Wartung wurde ein Interface-Programm zur Herstellung der Verbindung zwischen Haushaltssystem und den SAP-Standardprogrammen entwickelt. Dadurch konnte die Anpassung der SAP-Standardprogramme selbst auf ein Mindestmaß beschränkt werden.

- Programmierung der noch fehlenden Batchauswertungen von Plan- und Istwerten für das Berichtswesen.

- Aufbau eines dialogorientierten Berichtswesens durch

- Schaffung von Anzeige-Transaktionen, in denen Haushalts-planzahlen sowie Bestell- und Rechnungswerte nach verschiedenen Kriterien und Verdichtungsstufen aufbereitet werden.

- Direkte Kontrolle der Haushaltsabweichungen, Konsolidierung der Anzeigen über alle Geschäftsebenen.

- Zusätzlicher Aufbau eines internen Datenschutzes mit individuellen tabellengesteuerten Zugriffsberechtigungen für die Belange der Haushaltsplanung sowie der Projekt- beziehungsweise Kostenstellen-Kontrolle, gestaffelt nach Verantwortungsbereichen, und zwar vom Geschäftsbereich bis zur Projekt- beziehungsweise Kostenstellenebene.

- Aufzeichnung aller im Dialog durchgeführten Änderungen innerhalb des Haushaltswesens sowie entsprechende Online-Auswertungen über diese Protokollsätze.

Mit den Benutzern entstand so ein Haushalts- und Projektabrechnungssystem, das voll in das vorhandene SAP-System integriert ist.

Die bisherigen Erfahrungen zeigen, daß das System von den Mitarbeitern in den Fachabteilungen gut akzeptiert wird. Es bietet etliche Möglichkeiten einer besseren Haushaltsplanung und

-anpassung, einer aktuelleren Projektüberwachung und das mit erheblich geringerem Zeitaufwand. Als weiterer Vorteil kommt hinzu, daß das neue System auch die Belange des internen und externen Berichtswesens unterstützt.

Eigenbau für Bergbau

Die Bergbau-Forschung GmbH, Essen, ist das zentrale Forschungsinstitut des deutschen Steinkohlenbergbaus. Sie befaßt sich mit der Forschung und Entwicklung auf allen Gebieten der Bergtechnik und der Veredlung und Verwendung von Steinkohle, mit der Verwertung der dabei erzielten Ergebnisse sowie mit Auftragsarbeiten für Bergbau und Industrie.

Die hohen Forschungs- und Entwicklungsausgaben werden aus Beiträgen der Mitglieder des Steinkohlenbergbauvereins in Essen, aus eigenen Einnahmen der Gesellschaft und aus überwiegend projektgebundenen Zuschüssen des Landes Nordrhein-Westfalen, der Bundesregierung und der Europäischen Gemeinschaft für Kohle und Stahl (EGKS) finanziert.