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Aktualisierung der Business-Hardware

Hardware-Refresh: Motivationsschub durch moderne Arbeitsmittel

Thomas Fischer schreibt seit über 20 Jahren für unterschiedliche namhafte PC-Zeitschriften über IT-Themen sowie Business-Software, war beteiligt an der Entwicklung von Konzepten neuer IT-Magazine und arbeite mehrere Jahre in einem Verlag im Bereich Corporate Publishing. Sein Slogan ist: Technik einfach erklärt..
Die Entscheidung, im Unternehmen die in die Jahre gekommene Hardware gegen aktuelle auszutauschen, hängt stark vom verfügbaren Budget ab. Vor allem kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) handeln hier oft zu zögerlich. Durch eine genaue Aufstellung aller fixen und laufenden Kosten der bestehenden IT-Strukturen vermeiden Sie, in die Kostenfalle zu tappen. Denn so erkennen IT-Verantwortliche, ob und in welcher Höhe die kumulativen Kosten der alten Technik die Kosten für den Hardware-Refresh übersteigen.

Laut einer Untersuchung des Statistischen Bundesamts waren im Jahr 2014 in Deutschland rund 61 Prozent aller Beschäftigten in 2,5 Millionen kleinen und mittelständischen Unternehmen (KMU) tätig. Interessant ist zudem, dass den 2,5 Millionen KMU nur etwa 17.000 Großunternehmen entgegenstehen.

Die meisten Beschäftigen in Deutschland sind in kleinen und mittelständischen Unternehmen tätig.
Die meisten Beschäftigen in Deutschland sind in kleinen und mittelständischen Unternehmen tätig.
Foto: Statistisches Bundesamt, Wiesbaden

Kritischer Blick auf die IT-Kosten im Unternehmen

Der hohe Anteil von KMUs deckt zugleich den größten Teil aller Branchen ab. Somit sind die KMUs ein entscheidender Indikator für den Puls der deutschen Wirtschaft. Das trifft auch im weltweiten Maßstab zu, wie eine Studie des global tätigen Marktforschungsinstituts Techaisle zeigt.

Der Einsatz von IT-Strukturen gehört heutzutage in nahezu allen Unternehmen - egal, ob Großunternehmen oder KMU - zur Selbstverständlichkeit. PCs spielen also eine wichtige Rolle im Alltag der Firmen und sind in allen Abteilungen präsent, vom Vertrieb, Marketing und Finanzverwaltung bis hin zur Kundenbetreuung.

Da PCs unterschiedliche Kosten verursachen, etwa für Energieverbrauch, Wartung, Administrierung und Upgrades, sollten IT-Verantwortliche ein besonders kritisches Augenmerk auf veraltete Technik richten. Diese kann sich sehr schnell als übler Kostenfresser entpuppen. Das Fatale dabei ist, dass die hohen Kosten meist zu spät erkannt werden. Laut Studie von Techaisle sind dafür zumeist die geschäftlichen Prioritäten der Unternehmen der Grund. Wie die folgende Grafik zeigt, nimmt in dieser Rangliste die Reduzierung der IT-Kosten mit 27 Prozent den letzten Platz ein.

Die Reduzierung der IT-Kosten steht in der Liste geschäftlicher Prioritäten der KMU weit abgeschlagen nur an siebter Stelle.
Die Reduzierung der IT-Kosten steht in der Liste geschäftlicher Prioritäten der KMU weit abgeschlagen nur an siebter Stelle.
Foto: Techaisle Global SMB Surveys

IT-Hardware veraltet rasant: Zeit für ein Hardware-Refresh

Ganz oben auf der Prioritätenliste der KMUs stehen Umsatzsteigerung, Senkung der Betriebskosten und Steigerung der Mitarbeiter-Produktivität. Um diese Ziele zu erreichen, Ergebnisse zu analysieren und Strategien zu erarbeiten, bedarf es aber leistungsfähiger IT-Strukturen. Kontinuierlich steigende Ansprüche an die Software sowie das stark wachsende Datenvolumen lassen veraltete IT dabei alt aussehen. Sie ist nicht nur ineffizient, sondern verursacht versteckte Kosten. Die wirken zwar immer, sind aber erst bei genaueren Hinsehen sichtbar. Laut Studie trifft das auf PCs zu, die vom technischen Stand her vier Jahre oder älter sind - und das ist immerhin bei mehr als einem Drittel (36 Prozent) der KMUs der Fall.

Kostenvergleich bringt Klarheit

Was sind die wichtigsten Ursachen dafür, dass veraltete PC-Hardware die Kosten im Unternehmen in Höhe schnellen lassen? Vor allem zwei Punkte sind hier entscheidend:

  • Hohe Wartungskosten

  • Eingeschränkte Produktivität der Mitarbeiter

Im Vergleich zu einem maximal vier Jahre alten PC erhöhen sich die durchschnittlichen Reparaturkosten eines älteren PCs um den Faktor 1,3 - die Kosten für Upgrades sogar um den Faktor 1,4, wie die Studie von Techaisle herausfand. Demnach lohnt es sich, für ein Hardware-Refresh eine exakte Kostenanalyse der vorhandenen PC-Hardware durchzuführen. Meist entsprechen oder übersteigen die Kosten für Reparatur und Upgrades vorhandener alter PC-Technik im Unternehmen nämlich die Anschaffungskosten neuer und aktueller PCs.

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Gravierende Auswirkungen auf die Mitarbeiter-Produktivität

Laut Studie sind in mehr als einem Drittel (36 Prozent) der KMUs ältere PCs im Einsatz. Verglichen mit moderner Hardware, schmälern sie die Produktivität der Mitarbeiter zum Teil erheblich - laut Studie bis zu 42 Arbeitsstunden pro Jahr und Mitarbeiter. Die Gründe dafür sind vielfältig. Die Top 10 Gründe dafür sind (sortiert nach den am häufigsten auftretenden Problemen):

  • Geringere Performance der verwendeten Applikationen

  • Lange Bootzeiten und verzögerte Reaktionszeiten

  • Komplikationen mit Anwenderprogrammen

  • Höhere Anfälligkeit für Viren, Mal- und Spyware

  • Systemabstürze

  • Verbindung mit modernen mobilen Geräten funktioniert nicht oder nur mit erhöhten Aufwand

  • Probleme mit Verbindungen zu mobilen oder drahtlosen Netzwerken

  • Starker Kapazitätsverlust des Akkus bei Notebooks

  • Probleme mit der Festplatte (zu langsam, defekte Sektoren)

  • Probleme mit dem Motherboard

Fast immer treten mehrere Gründe zugleich auf, etwa ein nervend langsamer Systemstart, verzögerte Reaktionszeiten und Probleme im Zusammenspiel mit Applikationen und System-Hardware. Ein Beispiel aus dem eigenen Büro verdeutlicht das:

Im Einsatz war ein ca. sieben Jahre alter Desktop-PC mit Windows 7, 1 TByte Festplatte und 2 GByte Arbeitsspeicher. Die Zeit vom Einschalten des PCs bis zur Einsatzfähigkeit betrug mittlerweile rund neun Minuten. Auch die Zeit vom Start von Applikationen wie dem Internetbrowser, Word, Excel und Outlook dauerte gefühlt jedes Mal eine Ewigkeit. Im Arbeitsalltag sorgte das für gehörigen Frust.

Der Desktop PC wurde schließlich ausrangiert und dafür ein Notebook mit aktueller Hardware und aktuellem Betriebssystem angeschafft, ausgestattet mit 16 GByte Arbeitsspeicher, 1 TByte SSD und Windows 10. Selbst nach einem halben Jahr im täglichen Einsatz beträgt die Boot-Zeit weniger als 10 Sekunden. Applikationen starten ohne spürbaren Zeitverzug und auch die Reaktionszeit auf Eingaben ist kaum mehr messbar. Die Folge: Von Arbeitsfrust keine Spur mehr und die Produktivität stimmt auch wieder.

Die Anschaffung der neuen Hardware war daher die richtige Entscheidung. Sicher hätte man dem alten Desktop ein Upgrade verpassen können. Doch auf Dauer wäre diese Lösung unrentabel, wie die vorausgehende Kostenanalyse zwischen Upgrade und Neuanschaffung (Hardware-Refresh) deutlich zeigte. Sie fiel eindeutig zu Gunsten des Refreshs aus, denn die neue Hardware brachte noch eine ganze Reihe weiterer Vorteile, wie gesteigerte Mobilität, einfachere Anbindung an drahtlose Netzwerke, moderne Schnittstellen und mehr Performance.

Zusammenfassend ergeben sich mit neuer Hardware hauptsächlich folgende sieben Vorteile:

  • Mehr Applikationen laufen ohne Einschränkung der Performance

  • Steigerung der Produktivität

  • Einfacheres IT-Management

  • Notebooks ermöglichen ein effektives mobiles Arbeiten

  • Verbesserter Datenschutz

  • Stromsparende und zuverlässige moderne Systeme

  • Insgesamt geringere Wartungskosten

Für die Mitarbeiter bedeutet ein Hardware-Refresh, dass sie am Arbeitsplatz flexibler, effizienter und produktiver arbeiten können als je zuvor. Wie die Future Workforce Studie 2016 von Dell und Intel® zeigt, ist das in Zeiten des IT-Fachkräftemangels besonders für die junge Generation ein entscheidender Faktor bei der Wahl des Arbeitgebers.

PC-Hardware ersetzen

Sollen neue PCs im Unternehmen angeschafft werden, ist entscheidend, dass Ausstattung und Leistungsfähigkeit für den geplanten Einsatz passend sind, denn die verschiedenen Mitarbeiter der Zukunft unterscheiden sich in ihren Tätigkeiten und Hardware-Anforderungen deutlich.

Für Mitarbeiter, die im Büro nur Standardapplikationen nutzen, sind aktuelle Business-PCs bestens geeignet. Vergleicht man die Kosten, die ein mehr als vier Jahre alter Büro-PC pro Jahr an Wartung, Reparatur und Upgrades verschlingt, entspricht das meist schon dem Preis einer Neuanschaffung.

Für Büro-Mitarbeiter sind beispielsweise die All-in-One-PCs der Serie Dell OptiPlex 3030 und OptiPlex 9030 platzsparende, perfekt für den Büroalltag konfigurierte, leistungsfähige PCs. Je nach Ausführung sind diese mit einem Intel® Core™ i3 Prozessor der 4. Generation, mit einem Intel® Core™ i5 Prozessor der 4. Generation oder mit einem Intel® Core™ i7 Prozessor der 4. Generation bestückt. Die 3030er Serie besitzt einen 19,5-Zoll-Bildschirm, die 3090er Serie ist mit einem 23,8-Zoll-Display ausgestattet. Beide unterstützten den Anschluss eines zweiten Bildschirms. Soll es ein Notebook sein, eignet sich für den Büroalltag sehr gut die Serie Dell Latitude 3000.

Moderne Notebooks sichern eine hohe Produktivität und ermöglichen das Arbeiten an jedem beliebigen Ort – auch außerhalb des Unternehmens, etwa im Home-Office.
Moderne Notebooks sichern eine hohe Produktivität und ermöglichen das Arbeiten an jedem beliebigen Ort – auch außerhalb des Unternehmens, etwa im Home-Office.
Foto: Dell

Die Dell-Notebooks der 3000er Serie sind mit Displaygrößen von 13,3-Zoll, 14-Zoll und 15,6-Zoll erhältlich und bieten umfangreiche Möglichkeiten der Konfiguration. Die Laptops arbeiten je nach Ausstattung mit einem Intel® Core™ i3 Prozessor der 5. oder der 6. Generation, einem Intel® Core™ i5-5200U Prozessor (2 Kerne, 2,2 GHz, 3 MB) oder einem Intel® Core™ i5-6200U Prozessor der 6. Generation (2 Kerne, 2,3 GHz, 3 MB Cache).

Spezielle Anwendungsbereiche erfordern Hardware, die vom Standard wesentlich abweicht. Dafür sind dann zumeist etwas höhere Kosten zu veranschlagen, aber auch hier ist der Hardware-Refresh auf lange Sicht günstiger, als die alte Hardware mühselig am Laufen zu halten.

Sobald für rechenintensive Applikationen eine leistungsstärkere PC-Technik benötigt wird, ist als Profi-Werkzeug eine Workstation empfehlenswert, beispielsweise der Dell Precision Tower 5810 oder Dell Precision Tower 7810. Beide haben eine hohe Grafik- und Speicherleistung und sind mit Intel® Xeon® Prozessoren bestückt. Im Dell Precision Tower 5810 arbeitet ein Intel® Xeon® Prozessoren der E5-1600 v3 Serie. Noch leistungsfähiger ist der Dell Precision Tower 7810 mit der neuesten Intel® Xeon® Prozessorgeneration der Serie E5-2600 v3. Sie besitzt pro Prozessor bis zu 14 Kerne und zeichnet sich durch eine bisher unerreichte Zwei-Sockel-Leistung aus.

Fazit

Ist die PC-Hardware vier Jahre alt, sollten Sie spätestens zu diesem Zeitpunkt die laufenden Kosten für Reparatur, Wartung und erforderliche Upgrades auf den Prüfstand zu stellen. Ein Vergleich dieser Kosten mit den Anschaffungskosten neuer, aktueller PC-Technik gibt Aufschluss darüber, ob die Anschaffung neuer Hardware rentabler ist, als die alte weiter zu betreiben. Auf keinen Fall sollten Sie dabei den positiven Effekt eines Hardware-Refreshs auf die Produktivität und Zufriedenheit der Mitarbeiter außer Acht lassen. Denn neben den vielen technischen Argumenten rechtfertigt bereits dieser Aspekt oft den Schritt, die alte Hardware durch neue zu ersetzen.

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