Enterprise Content Management

Hagos setzt auf Open Source und Alfresco

Sascha Alexander ist Manager Marketing & Kommunikation bei der QUNIS GmbH, Neubeuern, die auf Beratung und Projekte in der Business Intelligence, Big Data und Advanced Analytics spezialisiert ist. Zuvor war der Autor als Director Communications bei den Marktforschungs- und Beratungsunternehmen BARC und PAC tätig. Als ehemaliger Redakteur der COMPUTERWOCHE sowie Gründer und Chefredakteur des Portals und Magazins für Finanzvorstände CFOWORLD verbindet ihn zudem eine lange gemeinsame Zeit mit IDG.
Seine Themenschwerpunkte sind: Business Intelligence, Data Warehousing, Datenmanagement, Big Data, Advanced Analytics und BI Organisation.
Dank eines systematischen Vorgehens und schlanker Schnittstellen entstand eine pflegeleichte Lösung für Dokumenten-Management und Archivierung.
Fuhrpark der Hagos eG in Stuttgart. Von hier aus beliefert das Unternehmen 2800 Partner in Deutschland und Österreich.
Fuhrpark der Hagos eG in Stuttgart. Von hier aus beliefert das Unternehmen 2800 Partner in Deutschland und Österreich.
Foto: Hagos

Open Source ist bei dem Kachelofen- und Luftheizungsspezialisten Hagos eG seit 1998 fester und strategischer Bestandteil der IT. Verbreitet hatte das Konzept ein neuer Mitarbeiter, der frisch von der Uni kam und von Linux begeistert war. Tests bestätigten bald, dass sich Linux gut auf dem Desktop einsetzen ließ und im Vergleich zu Microsoft Windows eine bessere Leistung zeigte. Als Konsequenz wurden in der Folgezeit sämtliche Desktop-Rechner der Mitarbeiter auf Linux und OpenOffice umgestellt. Zudem finden sich als Open Source das "K Desktop Environment" (KDE) und "Opengroupware" als Groupware-Client.

Doch Hagos` Open-Source-Strategie macht nicht beim Desktop halt. Vielmehr basiert heute auch die IT-Infrastruktur - abgesehen von einem selbstentwickelten Warenwirtschaftssystem - weitgehend auf quelloffener Software. Im Rahmen der Neuausrichtung der IT hatte sich Hagos im letzten Jahr entschlossen, seine bisherige Dokumentenverwaltung auf neue Beine zu stellen. Das damalige Papierarchiv war angesichts von 110 000 Eingangsrechnungen pro Jahr in der Finanzbuchhaltung und rund 600 000 Packzetteln in der Warenwirtschaft kaum noch zu verwalten gewesen. Neben den dadurch entstehenden Kosten durch Arbeitszeit und Platzbedarf waren auch die Compliance-Anforderungen aus GDPdU und GoBS Gründe, eine entsprechende Softwarelösung einzusetzen.

Proof of Concept

Allerdings zeigte eine Marktsichtung, bei der trotz der Präferenz für Open Source auch kommerzielle Produkte betrachtet wurden, dass der Wunsch nach einer möglichst einfachen Integration der gesuchten Software für Dokumenten-Management und Archivierung in die bestehende Open-Source-Anwendungslandschaft nicht ohne weiteres zu erfüllen war. Die Wahl fiel schließlich auf das Open-Source-Produkt "Alfresco", das den Anforderungen an die gesuchte Lösung am ehesten zu entsprechen schien. Die Software sollte sich in ein ebenfalls geplantes System für das Input-Management integrieren lassen. Da sich Hagos diesbezüglich für ein Produkt des Anbieters Kofax entschied, standen in der Alfresco-Community bereits die notwendigen Konnektoren und Übergabeskripte für eine Kopplung der beiden Produkte zur Verfügung.

Um dies zu überprüfen, nahm Hagos im Oktober 2007 zusammen mit dem Dienstleister Westernacher Products & Services ein erfolgreiches Proof of Concept (POC) vor. Dabei wurden einige kritische Punkte der geplanten Implementierung überprüft, zu denen die Eingangsrechnungsverarbeitung und Texterkennung der Scan-Lösung zählten. Typische Probleme bei der Behandlung von Auslandsrechnungen und die Verarbeitung von Rechnungen mit Nullbeträgen sowie die Schnittstelle zur Finanzbuchhaltung ließen sich identifizieren und lösen. Weitere Gründe für Alfresco waren die Unterstützung aller gängigen Standards im DMS-Umfeld sowie die Überlegung, die eingesparten Lizenzkosten für externe Berater ausgeben zu können, die unter anderem bei der Anbindung der Warenwirtschaft helfen sollten.

Die Hagos eG

Die Hagos eG beliefert bundesweit 2800 Kunden mit allen Produkten rund um den Kachelofen- und Luftheizungsbau.

Mit einem Umsatz von 100 Millionen Euro und 280 Mitarbeitern in Deutschland und Österreich ist Hagos Marktführer im Bereich Großhandel für handwerklich hergestellte Kachelöfen und Kamine.

Das 1919 gegründete Unternehmen hat seinen Sitz in Stuttgart. An sieben weiteren Standorten erfolgt die Belieferung des Fachhandwerks mit Bauteilen, Materialien und Werkzeugen.

Darüber hinaus nimmt Hagos genossenschaftliche Aufgaben für die rund 1000 Mitgliedsbetriebe wahr.