BREMEN - Produktons-Planungs-Systeme (PPS) sollen helfen, die Wirtschaftlichkeit eines Unternehmens zu steigern. Dabei stellt jede Produktionsart ihre besonderen Anforderungen an ein solches Hilfsmittel. Professor Joachim Scheel, PS Systemtechnik, Bremen, beschreibt im folgenden Kriterien für die Beurteilung von Systemen für die auftragsgebundene Fertigung und gibt organisatorische Grundsätze und DV-technische Lösungen zu bedenken.

Wenn Stücklisten und Arbeitspläne standardmäßig vorliegen, lassen sich durch EDV-Einsatz auf der Basis neuester Preise und Verrechnungssätze sehr schnell Angebotskalkulationen durchführen. Das gilt zunächst für Standardprodukte mit oder ohne Varianten. Unter solchen Bedingungen wird aber meistens mit Preislisten gearbeitet.

Interessanter wird die Kalkulationsmöglichkeit über EDV, wenn anfragebezogen Baugruppen kombiniert und variiert werden müssen. Hier entscheidet die Variabilität und Flexibilität der Stücklisten- und Arbeitsplanverwaltung über die Nützlichkeit. Auch der freie Aufbau eines Mengengerüstes (Kalkulationsstückliste) und von Kalkulationsarbeitsplänen sollte möglich sein, um in Sonderfällen und in der Einzelfertigung systematisch mit EDV-Unterstützung zu kalkulieren.

Die Angebotskalkulationswerte sollten später im Auftragsfall den Effektivwerten gegenübergestellt werden. Der direkte Vergleich liefert wichtige Erkenntnisse für neue Angebote oder innerbetriebliche Verbesserungen.

Wichtig sind in der Auftragsfertigung für komplexere Aggregate die Kontierungsmöglichkeiten. Die Auftragsnummer reicht häufig nicht aus; oft muß eine Unterteilung in Baugruppen oder Positionen folgen.

Kostenarten und Kostenstellen sind für die Kontierung selbstverständlich, um auch den Übergang zur Finanzwirtschaft zu ermöglichen.

Eine Zusammenfassung zu Kostengruppen ist empfehlenswert, um Verdichtungen der Kalkulation zum schnellern Überblick zu erstellen.

Die schnelle Erfassung der anfallenden Leistungen innerhalb eines Auftrages, also

- verwendete Lagermaterialien,

- innerbetriebliche Leistungen,

- Lieferungen und externe Leistungen

ermöglicht die laufende Kostenverfolgung bis zur Schlußabrechnung. Hier sollte auf die ständige Auskunftsbereitschaft im Dialog geachtet werden. Nur monatliche Auftragskostenberichte sind nicht ausreichend.

In der Kalkulation sollten, wie bereits ausgeführt, die Angebotskalkulationswerte den Ist-Werten gegenübergestellt werden. Ein noch besserer Einblick wird allerdings erzielt wenn dazwischen auch die Planwerte verfolgt werden können. Das bedeutet (zum Beispiel für die Eigenleistungen) die Gegenüberstellung von

- Angebotswert,

- von der AV geplanter Wert (Stunden x Verrechnungssatz),

- über BDE zurückgemeldeter Wert (Stunden x Verrechnungssatz).

Hierbei sollten nicht nur die Kosten, sondern auch das Mengengerüst, also die Stunden ausgewiesen werden. Dann hat nicht nur der Kostenrechner einen Vorteil vom System, sondern Auftragssteuerung und Management können die Stundenauswertungen benutzen, um globale Aussagen über Abarbeitungsverlauf und Restaufwand zu machen.

Entsprechend müssen zum Beispiel bei Fremdlieferungen

- Angebotskalkulationswert,

- Bestellobligo und

- effektiver Rechnungsbetrag

gegenübergestellt werden können. Das Bestellobligo ist über einen längeren Zeitraum der einzige Anhalt für die Entwicklung dieser Kostengruppe.

Bei der Herstellung komplexer Produkte, insbesondere in der Einzelfertigung, ist es empfehlenswert, eine exakte Budgetplanung und -überwachung einzusetzen. Während bei der mitlaufenden Kalkulation nur eine Überwachung und der Soll-/Ist-Vergleich möglich sind, ist bei der Budgetplanung die Beeinflussung der Kosten und die laufende Hochrechnung auf einen Budgetendwert die Zielsetzung.

Ein solches Programm sollte folgende Eigenschaften besitzen:

- Ermittlung der Budgetpositionen wie bei einer Vorkalkulation, jedoch mit beliebiger freier Unterteilung des Projektes.

- Berücksichtigung externer Leistungen in beliebiger Unterteilung, zum Beispiel für Anlagenprojekte.

- Freie Eingabe von Massen/Mengen und Einheitspreisen sowie von Einzelkostenpositionen.

- Dokumentierte Umbuchungen von einer Budgetposition auf eine oder mehrere andere.

- Schrittweise Unterteilung von Budgetpositionen im Verlauf des Projektes, wenn die Struktur deutlicher wird.

- Getrennte Führung von

- Planbudget,

- freigegebenem Budget,

- eingeplanten oder vergebenen Leistungen (Obligo),

- Istkosten

und Gegenüberstellung auf jeder Budgetstufe beziehungsweise Verdichtungsstufe.

- Hierarchische Verdichtung aller Kostenpositionen über mehrere Stufen bis zum Gesamtbudget.

- Erfassung und Dokumentation eingeplanter Leistungen.

- Hochrechnung in jedem Projektstadium zur Überprüfung des Kostenverlaufes auf allen Stufen.

Diese Budgetierung ist natürlich nicht für alle Unternehmen und für alle Aufträge erforderlich. Es sollte jedoch in jedem Fall überprüft werden, ob ihre Anwendung zweckmäßig ist. Wenn ja, ist das PPS-System nach diesen Möglichkeiten auszuwählen - auch wenn sie erst in einer späteren Phase genutzt werden. Dann ist auch auf die Integration von mitlaufender Kalkulation und Budgetplanung zu achten, damit große Datenmengen nicht mehrfach erfaßt werden müssen.