IT-Einkauf Teil 3

Gute Planung rechnet sich

19.05.2009
Von Jürgen  Beckers und Gerry Wallner

Konsequentes Controlling

Die Einführung einer komplexen Software steht im Spannungsfeld zwischen Funktionen, Zeit, Kosten und Qualität. Daher sollten Sie diese Parameter während des Projekts regelmäßig kontrollieren. Ansonsten besteht die Gefahr, dass Probleme erst wahrgenommen werden, nachdem Einführungstermin und Budget bereits überschritten sind. Auch wenn das Projekt-Management laut Vertrag Sache des Auftragnehmers ist: Durch ein eigenes Controlling stellen Sie sicher, dass Zeit- und Kostenvorgaben eingehalten, die richtigen Collaboration-Tools verwendet und Updates rechtzeitig mitgeteilt werden.

Ausführliche Dokumentation

Während des Projektverlaufs werden viele Dokumente ausgetauscht, da verliert man leicht den Überblick über getroffene Absprachen. Die entsprechenden Details - etwa nach welchem System Informationen dokumentiert und archiviert werden, wie bestimmte Dokumente zu benennen und Ergebnisse zu präsentieren sind und welche Dateiformate Grafiken und Projektpläne haben sollen - sollten Sie daher schon bei Projektbeginn festlegen. Auch die Konfiguration der Software sowie kundenspezifische Anpassungen sind umfassend zu dokumentieren und archivieren. Nur dann können die für die Wartung zuständigen Mitarbeiter bei Problemen nach der Einführung - etwa beim Einspielen neuer Releases - nachvollziehen, welche Einstellungen und Anpassungen zuvor an der Software vorgenommen wurden.

Abnahmetest

Vor der Inbetriebnahme sollten Sie nochmals prüfen, ob die Software allen vertraglichen Anforderungen gerecht wird. Allerdings kommt bei der Einführung von Standardsoftware mit dauerhafter Nutzungsrechteinräumung in der Regel das Kaufrecht zur Anwendung, das keine Abnahme vorsieht. Anspruch auf einen Abnahmetest haben Sie daher nur, wenn dies explizit vertraglich vereinbart ist (siehe Kasten "Details zum Abnahmetest") (sp)