IT-Einkauf Teil 3

Gute Planung rechnet sich

19.05.2009
Von Jürgen  Beckers und Gerry Wallner
Im dritten und letzten Teil unserer IT-Einkaufsserie lesen Sie, wie Sie bei der Softwareeinführung die Fäden in der Hand behalten.

Wenn Sie die Ziele des Softwarekaufs herausgearbeitet und einen passenden Anbieter gefunden haben, beginnt die Umsetzung. Dabei kommt es vor allem auf folgende Schritte an:

Detaillierte Planung

Entscheidend ist zunächst, dass Sie die Softwareeinführung sorgfältig planen. Um den Projektfortschritt jederzeit überwachen zu können, empfiehlt sich bei der Implementierung industrieller Standardsoftware die Einteilung in vier Phasen: Projektplanung, Umsetzung, Testing und Betriebsübergabe. Für jede Etappe sind die zentralen Aufgaben und Meilensteine zu identifizieren und in weitere messbare Arbeitspakete zu gliedern. Diese Struktur hilft dabei, die personellen und technischen Ressourcen in Einklang zu bringen und die Arbeitsaufträge an konkrete Termine zu binden. Zudem werden komplexe Anforderungen übersichtlicher, und die Beteiligten können Abhängigkeiten von einzelnen Projektschritten sofort erkennen.

Serie IT-Einkauf

Die Pakete werden übersetzt, formalisiert und miteinander in Beziehung gesetzt - lückenlose Dokumentation und Nachvollzug inklusive. Auf diese Weise wird der "kritische Pfad", der alle Arbeitsgänge miteinander verbindet, transparent. Allerdings kann es auch bei guter Planung zu unvorhersehbaren Verzögerungen kommen - etwa wenn Mitarbeiter krank werden und sich nicht kurzfristig ersetzen lassen, oder wenn die Server, auf denen die Software implementiert werden soll, zu spät geliefert werden.

Für solche Unwägbarkeiten sollten Sie bei der Projektplanung Zeitpuffer einkalkulieren (siehe auch "Projekt-Management for Dummies"). Um die Erstellung des detaillierten Projektplans durch den Anbieter zu gewährleisten muss der Vertrag ihm das Projekt-Management zuschreiben und die geforderten Einzelheiten und Planungsformate sowie den Planungszyklus vorgeben.

Entscheidend ist zudem, dass der Projektplan mit dem Vertrag im Einklang steht. Vor allem bei komplexen Einführungen sollte der Plan regelmäßig an den jeweiligen Projektfortschritt angepasst werden. Ist der aktualisierte Plan nicht mehr vertragskonform, haben Sie zwei Möglichkeiten: Entweder Sie widersprechen unverzüglich, oder Sie einigen sich mit dem Anbieter schriftlich auf den geänderten Projektplan inklusive der sich daraus ergebenden Konsequenzen. Wichtig zu wissen: Widerspricht der Kunde dem Projektplan nicht, obwohl er in wichtigen Punkten vom Vertrag abweicht, kann dies juristisch als stillschweigende Zustimmung zu einer Vertragsänderung gewertet werden.

Inhalt dieses Artikels