Verbindliche Vorgaben festlegen

In jedem Fall sollten verbindliche Vorgaben schriftlich fixiert werden, die festlegen, wie Adressen und andere Daten genau erfasst werden sollen. Am besten verfasst man dazu eine klare und einfache Anleitung zum Füllen der Datensätze. Darin sollten beispielsweise Schreibweisen ("26.11.05" oder "26. November 2005") und Abkürzungen ("Fa" oder "Firma", "str" oder "straße") normiert sein.

Zu guter Letzt sollte der Datenbestand regelmäßig vollständig überprüft werden. Besonders zu achten ist dabei auf nicht oder falsch ausgefüllte Adressfelder und auf Dubletten - also doppelt oder gar mehrfach angelegte Adressen. Sie entstehen, wenn die Daten bei der Neuanlage von Adressen nicht sorgfältig genug erfasst werden - oder wenn nicht überprüft wird, ob der Kunde schon vorhanden ist.

Besonders empfehlenswert ist eine IT-technisch durchgeführte Dublettenbereinigung. Diese ist insbesondere bei großen Datensätzen sinnvoll oder dann, wenn Daten aus verschiedenen, bereits vorhandenen Systemen zusammengeführt werden. Eine einfache Dublettensuche beherrschen heute viele Anwenderprogramme.