Auch wenn sich anwendungsunabhängige Dateiformate wie XML in der unternehmensweiten IT immer mehr durchsetzen, den Büroalltag dominiert nach wie vor ein anderes Format: Dokumente, Tabellen oder Präsentationen werden als PDF-Dateien ausgetauscht. Wie populär das Format ist, zeigen beispielsweise Adobes Umsatzzahlen mit dem PDF-Werkzeug Acrobat: der "WR Hambrecht Report" weist für das Tool ein Umsatzwachstum von 38 Prozent auf über 400 Millionen Dollar im Jahr 2003 aus.
So praktisch das PDF-Format in Sachen Interoperabilität und Datenkomprimierung für den Mail-Versand ist, es weist auch einige Nachteile auf. So kann der Empfänger die Dateien mit dem meist vorhandenen Adobe Reader zwar lesen, aber nicht ohne weiteres weiterverarbeiten. Zudem überfordern so manchen Mitarbeiter die zahlreichen Optionen, die Adobes Acrobat bei der Erstellung von PDF-Dateien offeriert, so dass viele Benutzer zu der Überzeugung gelangen, weniger Features wären für die praktische Arbeit mehr. Ferner stößt manchen IT-Verantwortlichen ein Preis von fast 650 Euro für die Professional-Variante von Acrobat und 428 Euro für das Standardpaket sauer auf.
Hier versucht nun Scansoft die Lücke zwischen kostenlosen Tools zum PDF-Erstellen und den teuren Adobe-Produkten mit der für 79 Euro erhältlichen Suite "PDF Converter Professional" zu schließen. Das Paket besteht aus den Produkten "PDF Converter 2.0" sowie "PDF Create 2.0".
Der PDF Converter dient dabei zum Umwandeln von PDF-Dateien in das Word-Format. Hierbei unterstützt die Software das PDF bis zur aktuellen Version 1.5, das Adobe Acrobat 6 verwendet. Laut Scansoft konvertiert das Tool nicht nur Textinformationen sondern auch Grafiken und Bilddateien in ein Word-Dokument. Dabei behalte das Werkzeug auch das Layout der Ursprungsdatei bei. In puncto elektronischem Workflow ist eine andere Eigenschaft des Konverters interessant: PDF-Formulare werden so in Word-Format umgewandelt, dass sie dort laut Hersteller auch elektronisch ausgefüllt werden können. Für Hacker, die hoffen, sie könnten mit dem Werkzeug PDF-Restriktionen wie etwa Druckverbote umgehen, hält Scansoft eine Enttäuschung bereit. Der Konverter unterstützt alle Sicherheits-Features der Adobe-Tools.
Für das Erstellen von PDF-Dokumenten aus gängigen Windows-Anwendungen heraus ist PDF Create konzipiert, mit dem auch Webseiten im PDF abgespeichert werden können. Eine automatische Stapelverarbeitung vereinfacht zudem das Erstellen komplexerer PDFs aus mehreren Dateien sowie das Zusammenführen von mehreren PDFs zu einem Dokument.
Wasserzeichen im PDF
Praktisch ist zudem die Möglichkeit, Dokumente mit Wasserzeichen und Stempel zu versehen. Auf diese Weise können die Corporate-Identity-Vorschriften eines Unternehmens einfach umgesetzt werden. In Sachen Sicherheit wartet das Tool mit ähnlichen Funktionen wie das Adobe-Original auf: Die erzeugten Dateien können mit 40 oder 128 Bit verschlüsselt werden. Zudem kann der Anwender festlegen, ob der Empfänger eine Datei anschauen, drucken, bearbeiten, kopieren oder kommentieren darf. (hi)
Kostenlose PDF-Tools
Alternativ zu den kostenpflichtigen Tools finden sich im Internet auch etliche PDF-Werkzeuge als Freeware wie etwa Ghostscript oder Free-PDF. Eine Suchmaschine für freie PDF-Software offeriert beispielsweise die Internet-Seite "PDFzone.com". Zur Suche muss sich der Benutzer lediglich registrieren.