Best in Cloud 2013 - Axtrion GmbH & Co. KG

Google Apps for Business im globalen Handel

19.10.2013
Uwe Küll ist freier Journalist in München.
Eine durchgängige, Cloud-basierende Collaboration-Infrastruktur hat die Joh. Achelis & Söhne GmbH aus Bremen auf Basis von Google Apps eingeführt. Das Unternehmen, das viel in Afrika tätig ist, harmonisiert so seine weltweiten Geschäftsabläufe.

Zur Optimierung der Geschäftsprozesse bei der Firma Joh. Achelis & Söhne GmbH hat Axtrion nach einer ausführlichen Problemanalyse der Geschäftsführung die Einführung der kollaborativen Anwendungssuite "Google Apps for Business" zur Verbesserung ihrer Abläufe vorgeschlagen und ein Pilotprojekt aufgesetzt. Mitarbeiter aus allen Abteilungen mit unterschiedlichen Anforderungen haben daran teilgenommen. Jetzt bewirbt sich Axtrion mit diesem Public-Cloud-Projekt um den Best in Cloud Award der COMPUTERWOCHE in der Kategorie Software as a Service.

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Das Einsatzszenario

Die geschäftsführenden Gesellschafter der Joh. Achelis & Söhne GmbH haben ihren Sitz in in Bremen mit Zweigstellen in Kenia und Tansania. Daneben unterhält die Firma Standorte in vielen weiteren Ländern. Die Heterogenität der lokalen Systemlandschaften und Prozesse erschwerte es, aus der Firmenzentrale heraus den Überblick über sämtliche Prozesse zu behalten. Darüber hinaus mussten umfangreiche Angebote und andere wichtigen Dokumenten kostspielig per DHL-Verschiffung übermittelt werden, da große Datenmengen nicht per E-Mail geschickt werden konnten.

Um die Kosten und Fehleranfälligkeit der Prozesse zu senken und gleichzeitig ihre Flexibilität zu erhöhen, schlugen die Berater von Axtrion die Nutzung einer durchgängig Cloud-basierte Kollaborations-Infrastruktur vor. Axtrion hat über viele Jahre im Bereich der Luft- und Raumfahrt Arbeitsprozess der Kunden durch moderne ICTs optimiert.

Die Cloud-Lösung

Foto: Sarunyu_foto, Shutterstock.com

Das Projektziel, bestehende Prozesse in die Cloud zu verlagern, warf Fragen hinsichtlich Sicherheit und Wirtschaftlichkeit auf. Durch eine gemeinsame Abstimmung der Disziplinen Gescha¨ftsprozesse im Handel und IT konnten diese Fragen jedoch beantwortet und eine IKT-Strategie fu¨r die Firma Joh. Achelis & So¨hne festgelegt werden. Informationen u¨ber die Zertifizierung von Google Apps nach ISO 27001 und die Unterzeichnung des Safe-Harbour-Abkommens durch Google trugen zu einer Beseitigung eventueller Sicherheits-Bedenken bei.

Ebenso war es wichtig, die Mitarbeiter von Anfang an in den Change- Prozess einzubinden, damit sie die Ownership für den neuen Prozess sowie die neue Technologie übernehmen. Intensive Schulung der Mitarbeiter, auch und gerade in allen Sicherheitsfragen, sind ebenso Bestandteil der Cloud-Lösung, wie die Konfiguration des Google Apps Systems zur Abbildung der neuen Arbeitsprozesse und die Realisierung von Vorlagen für Rechnungen sowie Kalkulationen für die beteiligten Abteilungen anhand von Google Docs und Google Spreadsheet. Komfortable Funktionen für den mobilen Datenzugriff und die standortübergreifende Zusammenarbeit an Dokumenten lieferten darüber hinaus wichtige Argumente für die Cloud.

Die Technik

Während einer Pilot-Phase bestand die technische Umsetzung der Lösung im Wesentlichen aus der Migration ausgewählter Projektdaten in die Cloud sowie aus der Bereitstellung von Informationen und Tools zur Abwicklung der Prozesse mit den in Google Apps for Business enthaltenen Werkzeugen.

Der Business-Nutzen

Das Geschäft von Achelis entwickelt sich vom reinen Produktverkauf in Richtung Betrieb und Betreuung der kundenseitigen Installationen. Das Unternehmen steht damit vor der Herausforderung, sein Geschäftsfeld als Service- Provider im Sinne einer ganzheitlichen Produktbetreuung auszubauen und einen Wandel des bisherigen Geschäftsmodells zu vollziehen.

Die Effizienzsteigerung durch Prozess- und Technologieoptimierung leistet hierzu einen wichtigen Beitrag. Ferner unterstützt die homogene Tool- und Prozesslandschaft in der Cloud die Corporate Identity des Unternehmens. Die einfachere Zusammenarbeit zwischen den verschiedenen Standorten des Internehmens erleichtert weltweite Support- Dienstleistungen von Achelis, wie etwa Wartungsarbeiten oder eine ortsungebundene Überwachung und Steuerung der Produktinstallationen beim Kunden.

Darüber hinaus profitiert Achelis vom professionellen Disaster Recovery in der Cloud, 99,99 Prozent Verfügbarkeit der Applikationen und Daten sowie einer erheblichen Senkung der IT- Kosten.

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